Intervju med Aleka Heinrich, assistent till vd på Siegwerk

OM SIEGWERK

Siegwerk är en av världens ledande leverantörer av tryckfärger och beläggningar för förpackningsapplikationer och etiketter. Som ett familjeägt företag i sin sjunde generation har det en lång tradition.

UTMANINGEN

Hur lärde du dig om Boardwise?

” Jag stötte först på Boardwise på en hybridassistentkonferens. Genom plattformen kom jag i kontakt med en av dina kollegor. Redan då var jag intresserad av verktyg som kunde förbättra våra mötesprocesser. Även om ämnet inte var högsta prioritet vid den tiden, vi höll kontakten i över två år. Förra året blev saker och ting mer konkreta och vi bestämde oss slutligen för att implementera Boardwise.

Vilka var de största problemen du ville lösa?

” Organisationen var mycket tidskrävande. Ämnen kom via olika kanaler - e-post, telefon, handskrivna anteckningar. Det var svårt att hålla reda på allt. Dessutom var jag tvungen att manuellt informera intressenter om eventuella ändringar, vilket var extremt tidskrävande. Jag visste att det måste finnas en bättre lösning.”

Varför valde du Boardwise?

”Integrationen med MS Teams var nyckelfaktorn för oss. Vi arbetade redan med Teams, och Boardwise passade sömlöst in i vårt arbetsflöde. Gränssnittet var intuitivt och samarbetet med teamet var enkelt och professionellt. Sammantaget gjorde verktyget det bästa intrycket på oss.”

LÖSNINGEN

Hur har ditt arbete förändrats sedan implementeringen?

Det är otroligt hur mycket effektivare allt har blivit. Jag kan skapa dagordningar direkt i systemet, flytta runt ämnen och tiderna beräknas automatiskt. Allt — från dagordningar till mötesprotokoll — lagras centralt. Detta sparar inte bara tid utan ger också mycket mer tydlighet.”

Fanns det några utmaningar under genomförandet?

— I början var det lite komplicerat att bekanta sig med alla funktioner. Att konfigurera de automatiserade texterna, i synnerhet, var ganska tidskrävande. En mer detaljerad genomförandeplan skulle ha varit till hjälp här. Men tack vare stödet från Boardwise lyckades vi allt bra.”

RESULTATEN

Vilka fördelar ger Boardwise för företaget totalt sett?

”Det har skapat struktur i våra processer. Ämnen skickas nu in på ett standardiserat sätt, och alla förstår hur arbetsflödet fungerar. Detta sparar mig inte bara tid utan ger också mer disciplin i organisationen. Dessutom uppskattar vi öppenheten — all information finns på ett ställe och alla har tillgång till den.

Har du en favoritfunktion?

”Det finns många! Möjligheten att snabbt flytta ämnen och de automatiska cirkulärerna är fantastiska. Men den integrerade sökfunktionen och den enkla uppdateringen av inbjudningar gör också verktyget oumbärligt.”

Slutligen, skulle du rekommendera Boardwise?

”Absolut. Det har helt förändrat vårt sätt att arbeta. Effektiviteten, transparensen och strukturen som Boardwise tillhandahåller gör det till ett viktigt verktyg - inte bara för mig utan för hela företaget.”