Entrevista con Aleka Heinrich, asistente del CEO en Siegwerk
ACERCA DE SIEGWERK
Siegwerk es uno de los principales proveedores mundiales de tintas de impresión y recubrimientos para aplicaciones de embalaje y etiquetas. Como empresa familiar en su séptima generación, cuenta con una larga tradición.
EL DESAFÍO
¿Cómo te enteraste de Boardwise?
«Conocí a Boardwise por primera vez en una conferencia de asistentes híbridos. A través de la plataforma, me puse en contacto con uno de sus colegas. Ya en aquel entonces, me interesaban las herramientas que pudieran mejorar nuestros procesos de reuniones. Aunque el tema no era una prioridad absoluta en ese momento, estuvimos en contacto durante más de dos años. El año pasado, las cosas se hicieron más concretas y finalmente decidimos implementar Boardwise».
¿Cuáles eran los principales problemas que querías resolver?
«La organización consumía mucho tiempo. Los temas llegaron a través de varios canales: correo electrónico, teléfono y notas manuscritas. Era difícil hacer un seguimiento de todo. Además, tenía que informar manualmente a las partes interesadas de cualquier cambio, lo que consumía mucho tiempo. Sabía que tenía que haber una solución mejor».
¿Por qué elijo Boardwise?
«La integración con MS Teams fue el factor clave para nosotros. Ya estábamos trabajando con Teams y Boardwise se adaptaba perfectamente a nuestro flujo de trabajo. La interfaz era intuitiva y la colaboración con el equipo era sencilla y profesional. En general, la herramienta nos causó la mejor impresión».
LA SOLUCIÓN
¿Cómo ha cambiado su trabajo desde la implementación?
«Es increíble lo eficiente que se ha vuelto todo. Puedo crear agendas directamente en el sistema, cambiar los temas y los tiempos se calculan automáticamente. Todo, desde las agendas hasta las actas de las reuniones, se almacena de forma centralizada. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también proporciona mucha más claridad».
¿Hubo algún desafío durante la implementación?
«Al principio, era un poco complejo familiarizarnos con todas las funciones. La configuración de los textos automatizados, en particular, consumía bastante tiempo. Un plan de implementación más detallado habría sido útil en este caso. Sin embargo, gracias al apoyo de Boardwise, lo gestionamos todo bien».
LOS RESULTADOS
¿Qué beneficios aporta Boardwise a la empresa en general?
«Ha aportado estructura a nuestros procesos. Los temas ahora se envían de forma estandarizada y todo el mundo entiende cómo funciona el flujo de trabajo. Esto no solo me ahorra tiempo, sino que también inculca más disciplina en la organización. Además, apreciamos mucho la transparencia: toda la información está en un solo lugar y todos tienen acceso a ella».
¿Tienes alguna función favorita?
«¡Hay muchos! La capacidad de mover los temas rápidamente y las circulares automatizadas son fantásticas. Sin embargo, la función de búsqueda integrada y la facilidad para actualizar las invitaciones también hacen que esta herramienta sea indispensable».
Por último, ¿recomendarías Boardwise?
«Absolutamente. Ha transformado por completo la forma en que trabajamos. La eficiencia, la transparencia y la estructura que ofrece Boardwise la convierten en una herramienta esencial, no solo para mí, sino para toda la empresa».
