Das Unternehmen
Die ProSiebenSat.1 Media SE zählt zu den führenden Medienunternehmen Europas. Neben ihrem starken TV-Geschäft mit Marken wie ProSieben, Sat.1 und Kabel Eins betreibt die Gruppe auch digitale Plattformen und Commerce-Aktivitäten. In einem Umfeld, das geprägt ist von Agilität und Tempo, sind reibungslose Prozesse in der Gremienarbeit essenziell. Dabei spielen Transparenz, Sicherheit und Effizienz eine zentrale Rolle besonders auf Vorstandsebene.
Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office) und Diana Müller (Senior Manager Corporate Office) treiben bei ProSiebenSat.1 seit Jahren genau diese Themen voran. Mit einem klaren Blick für Optimierungspotenziale waren sie maßgeblich an der Entscheidung beteiligt, neue Wege in der Gremienorganisation zu gehen.
Die Ausgangssituation: Gut eingespielte Prozesse, aber viel manuelle Arbeit
ProSiebenSat.1 setzte über zehn Jahre auf ein anderes etabliertes Tool. Doch mit steigenden Anforderungen und dem Wunsch nach stärkerer Integration und Automatisierung war der Zeitpunkt gekommen, neue Optionen zu prüfen.
„Wir hatten ein stabiles Setup – aber mit vielen manuellen Schritten: Agendaerstellung in Word, Dokumentenmanagement via E-Mail, Routing per Outlook. Das funktionierte, war aber zeitintensiv und fehleranfällig bei kurzfristigen Änderungen.“
— Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)
„Boardwise kam genau im richtigen Moment. Wir waren ohnehin dabei, uns am Markt umzuschauen – und das Tool hat vom ersten Gespräch an überzeugt.“
— Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office)
Die Entscheidung für Boardwise: Sicherheit, Integration und Benutzerfreundlichkeit
Zwei zentrale Argumente gaben früh den Ausschlag:
- Die Datenhoheit bleibt bei ProSiebenSat.1, da Boardwise mit der hauseigenen IT-Infrastruktur arbeitet – ohne externe Server.
- Die nahtlose Integration in Microsoft Teams erleichtert die tägliche Arbeit spürbar.
Im weiteren Verlauf überzeugten zusätzlich die Flexibilität in der Agenda-Pflege, die automatische Generierung von Einladungen und das strukturierte Protokollieren.
Die Entscheidung war getroffen – doch wie sieht der Wandel im Alltag aus? Gemeinsam mit dem Boardwise-Team ging ProSiebenSat.1 den nächsten Schritt: die Implementierung.
Die Umstellung verlief in enger Abstimmung mit dem Boardwise-Team. Regelmäßige Calls sorgten dafür, dass auch spezielle Anforderungen – etwa beim internen Freigabeprozess – berücksichtigt wurden.
„Wir hatten das Gefühl: Für jedes Problem wurde stets nach einer Lösung gesucht und in der Regel schnell gefunden.“
— Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office)
Erste Ergebnisse: Spürbare Entlastung in der Gremienarbeit
„Wenn sich heute ein Agendapunkt verschiebt, passt sich alles automatisch an – Nummerierung, Zeiten, Reihenfolge. Früher war das mit erheblichem Aufwand verbunden.“
— Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)
Ob Einladung, Agenda oder Protokoll – vieles läuft inzwischen automatisiert. Das bringt spürbare Effizienzgewinne:
- Agenda-Erstellung: ca. 50 % weniger Aufwand
- Routing & Freigaben: zentral dokumentiert, transparent nachverfolgbar
- Zusammenarbeit: Echtzeitbearbeitung, klare Zuständigkeiten
„Früher haben wir Inhalte aus E-Mails zusammengeführt und in Word übertragen. Heute reichen Kolleg:innen ihre Punkte direkt im System ein. Das spart Zeit – und Nerven.“
— Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)
So erleben die Nutzerinnen Boardwise: Flexibel. Sicher. Strukturiert.
Auf die Frage, wie sie Boardwise beschreiben würden, hatten beide spontan ein Bild:
„Für mich ist Boardwise wie ein digitaler Türöffner: sicher, komfortabel und der Zugriff erfolgt einfach per Fingerabdruck.“
— Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office)
„Ich sehe Boardwise eher wie eine smarte Kommode: ein System, das Struktur bietet und sich modular befüllen lässt, genau so, wie man es braucht.“
— Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)
Blick nach vorn: Ausweitung auf Aufsichtsrat & Prüfprozesse
Seit Februar 2025 ist Boardwise bei ProSiebenSat.1 live im Einsatz. Ab Mai 2025 wird Boardwise auch für den Aufsichtsrat und seine Ausschüsse eingesetzt. Darüber hinaus soll das System interne Prozesse wie die Nachverfolgung von Beschlüssen weiter unterstützen etwa bei Anfragen aus dem Unternehmen.
„Boardwise bringt Übersicht, Klarheit und spart uns spürbar Zeit. Für uns ist es ein Tool, das mitdenkt und mitwächst.“
— Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office)
Die Ergebnisse auf einen Blick
Sie wollen Ihre Gremienorganisation auf das nächste Level bringen?
Ob Vorstand, Aufsichtsrat oder Projektgremien – mit Boardwise bringen Sie Struktur, Sicherheit und Effizienz in Ihre Sitzungsorganisation.
Jetzt Demo vereinbaren und erleben, wie Boardwise Ihre Gremienarbeit transformieren kann.
