Het bedrijf

ProSiebenSat.1 Media SE is een van Europa's toonaangevende mediabedrijven. Naast haar sterke tv-activiteiten met merken zoals ProSieben, Sat.1 en Kabel Eins, exploiteert de groep ook digitale platforms en commerciële ondernemingen. In een snelle en flexibele omgeving zijn naadloze commissieworkflows essentieel. Transparantie, veiligheid en efficiëntie spelen een belangrijke rol, vooral op directieniveau.

Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office) en Diana Müller (Senior Manager Corporate Office) zetten zich al jaren in voor deze onderwerpen bij ProSiebenSat.1. Met een scherp oog voor optimalisatiepotentieel speelden ze een sleutelrol bij de beslissing om een nieuwe benadering van de bestuursorganisatie te kiezen.

De beginsituatie: gevestigde processen, maar te veel handwerk

Meer dan tien jaar lang vertrouwde ProSiebenSat.1 op een andere gevestigde tool. Maar met de toenemende vraag en een groeiende behoefte aan integratie en automatisering was het tijd om nieuwe opties te verkennen.

„We hadden een stabiele configuratie, maar met veel handmatige stappen: agenda's in Word, documentbeheer via e-mail, routering via Outlook. Het werkte, maar het was tijdrovend en foutgevoelig toen er op het laatste moment wijzigingen binnenkwamen.” — Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)

„Boardwise kwam precies op het juiste moment. We waren de markt al aan het evalueren — en de tool overtuigde ons al vanaf het eerste gesprek.” — Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office)

De beslissing voor Boardwise: beveiliging, integratie en bruikbaarheid

Twee belangrijke argumenten deden al snel de boventoon voeren:

• De datasoevereiniteit blijft bij ProSiebenSat.1 omdat Boardwise op de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf draait — zonder externe servers.
• Naadloze integratie met Microsoft Teams vereenvoudigt de dagelijkse activiteiten aanzienlijk.

„Het feit dat niemand een extra wachtwoord hoefde te onthouden was echt een pluspunt — zeker voor de raad van bestuur.” — Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office)

Verderop maakten de flexibiliteit bij het beheren van agenda's, het automatisch genereren van uitnodigingen en het gestructureerd noteren van notulen de aantrekkingskracht nog groter.

Toen de beslissing was genomen, was de volgende stap de implementatie — samen met het Boardwise-team.

Implementatie in nauw partnerschap

De transitie werd beheerd in nauwe coördinatie met het Boardwise-team. Regelmatige gesprekken zorgden ervoor dat zelfs aan specifieke vereisten — zoals interne goedkeuringsprocessen — werd voldaan.

„We hadden het gevoel dat er voor elk probleem altijd geprobeerd werd om een oplossing te vinden — en meestal een snelle oplossing.” — Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office)

Eerste resultaten: merkbare opluchting in het bestuurswerk

„Als vandaag een agendapunt verschuift, wordt alles automatisch aangepast: nummering, timing, volgorde. Dat was vroeger een groot gedoe.”
— Diana Müller (Senior Manager van het hoofdkantoor)

Van uitnodigingen tot agenda's en notulen van vergaderingen — een groot deel van het proces is nu geautomatiseerd, wat leidt tot tastbare efficiëntiewinsten:

• Agenda-creatie: ~ 50% minder moeite
• Routering en goedkeuringen: centraal gedocumenteerd en transparant traceerbaar
• Samenwerking: realtime bewerking met duidelijke verantwoordelijkheden

„Vroeger compileerden we inhoud van e-mails en zetten die over naar Word. Nu dienen collega's hun items rechtstreeks in het systeem in. Dat bespaart tijd — en zenuwen.” — Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)

Hoe gebruikers Boardwise ervaren: flexibel. Veilig. Gestructureerd.

Op de vraag hoe ze Boardwise zouden omschrijven, hadden beiden meteen een visuele metafoor in gedachten:

„Voor mij is Boardwise een soort digitale deuropener: veilig, gemakkelijk en toegankelijk met slechts een vingerafdruk.”
— Michaela Haase-Horstbrink (hoofd van het hoofdkantoor)

„Ik zie Boardwise meer als een slimme ladekast: een systeem dat structuur biedt en modulair gevuld kan worden — precies zoals je het nodig hebt.”
— Diana Müller (Senior Manager van het hoofdkantoor)

Vooruitblik: uitbreiding naar de raad van commissarissen en toetsingsprocessen

Boardwise is sinds februari 2025 live op ProSiebenSat.1. Vanaf mei 2025 wordt het ook gebruikt voor de Raad van Commissarissen en zijn commissies. Daarnaast zal het systeem interne processen verder ondersteunen, zoals het volgen van resoluties en het behandelen van interne verzoeken.

„Boardwise zorgt voor duidelijkheid, structuur en bespaart ons veel tijd. Voor ons is het een hulpmiddel dat met ons meedenkt en groeit.”
— Michaela Haase-Horstbrink (hoofd van het hoofdkantoor)

Resultaten in één oogopslag

Wilt u uw bestuur en commissieactiviteiten naar een hoger niveau tillen?

Of het nu gaat om de raad van bestuur, raad van commissarissen of projectcommissies — Boardwise zorgt voor structuur, veiligheid en efficiëntie in uw vergadermanagement.

Boek nu een demo en kijk hoe Boardwise je boardroomwerk kan transformeren.