La empresa

ProSiebenSat.1 Media SE es una de las principales empresas de medios de comunicación de Europa. Además de su sólido negocio televisivo con marcas como ProSieben, Sat.1 y Kabel Eins, el grupo también opera plataformas digitales y empresas comerciales. En un entorno ágil y acelerado, los flujos de trabajo fluidos de los comités son esenciales. La transparencia, la seguridad y la eficiencia desempeñan un papel clave, especialmente a nivel ejecutivo.

Michaela Haase-Horstbrink (directora de la oficina corporativa) y Diana Müller (directora sénior de la oficina corporativa) llevan años impulsando estos temas en ProSiebenSat.1. Con un ojo puesto en el potencial de optimización, desempeñaron un papel clave en la decisión de adoptar un nuevo enfoque para la organización de los consejos de administración.

La situación inicial: procesos bien establecidos, pero demasiado trabajo manual

Durante más de diez años, ProSiebenSat.1 confió en otra herramienta establecida. Sin embargo, con el aumento de las demandas y la creciente necesidad de integración y automatización, había llegado el momento de explorar nuevas opciones.

«Teníamos una configuración estable, pero con muchos pasos manuales: agendas en Word, administración de documentos por correo electrónico, enrutamiento a través de Outlook. Funcionó, pero llevaba mucho tiempo y era propenso a errores cuando llegaban cambios de última hora». — Diana Müller (directora sénior de la Oficina Corporativa)

«Boardwise llegó en el momento justo. Ya estábamos evaluando el mercado y la herramienta nos convenció desde la primera conversación». — Michaela Haase-Horstbrink (directora de la oficina corporativa)

La decisión de Boardwise: seguridad, integración y facilidad de uso

Dos argumentos clave inclinaron rápidamente la balanza:

• La soberanía de los datos recae en ProSiebenSat.1, ya que Boardwise se ejecuta en la propia infraestructura de TI de la empresa, sin servidores externos.
• La perfecta integración con Microsoft Teams facilita considerablemente las operaciones diarias.

Más adelante, la flexibilidad en la gestión de las agendas, la generación automática de invitaciones y la toma estructurada de actas se sumaron al atractivo.

Una vez tomada la decisión, el siguiente paso fue la implementación, junto con el equipo de Boardwise.

Implementación en estrecha colaboración

La transición se gestionó en estrecha coordinación con el equipo de Boardwise. Las llamadas periódicas garantizaron que se abordaran incluso los requisitos específicos, como los procesos de aprobación interna.

«Pensamos que para cada problema, siempre había un esfuerzo por encontrar una solución, y por lo general una solución rápida». — Michaela Haase-Horstbrink (directora de la oficina corporativa)

Primeros resultados: notable alivio en el trabajo de la junta directiva

«Hoy en día, si un punto de la agenda cambia, todo se ajusta automáticamente: la numeración, el calendario y el orden. Eso solía ser una gran molestia».
— Diana Müller (Directora sénior de la Oficina Corporativa)

Desde las invitaciones hasta las agendas y las actas de las reuniones, gran parte del proceso ahora está automatizado, lo que se traduce en ganancias tangibles de eficiencia:

• Creación de la agenda: aproximadamente un 50% menos de esfuerzo
• Enrutamiento y aprobaciones: documentación centralizada y trazabilidad transparente
• Colaboración: edición en tiempo real con responsabilidades claras

«Solíamos recopilar el contenido de los correos electrónicos y transferirlo a Word. Ahora, los colegas envían sus artículos directamente al sistema. Esto ahorra tiempo y nervios». — Diana Müller (directora sénior de la oficina corporativa)

Cómo los usuarios experimentan Boardwise: Flexible. Seguro. Estructurado.

Cuando se les preguntó cómo describirían Boardwise, ambos inmediatamente tuvieron en mente una metáfora visual:

«Para mí, Boardwise es como un abre-puertas digital: seguro, práctico y al que se accede con solo una huella digital».
— Michaela Haase-Horstbrink (Jefa de la Oficina Corporativa)

«Considero que Boardwise se parece más a una cómoda inteligente: un sistema que proporciona estructura y se puede llenar de forma modular, exactamente como lo necesitas».
— Diana Müller (Directora sénior de la Oficina Corporativa)

De cara al futuro: expansión del Consejo de Administración y procesos de revisión

Boardwise ha estado activo en ProSiebenSat.1 desde febrero de 2025. A partir de mayo de 2025, también se utilizará para el Consejo de Administración y sus comités. Además, el sistema respaldará aún más los procesos internos, como el seguimiento de las resoluciones y la gestión de las solicitudes internas.

«Boardwise aporta claridad, estructura y nos ahorra mucho tiempo. Para nosotros, es una herramienta que piensa y crece con nosotros».
— Michaela Haase-Horstbrink (Jefa de la Oficina Corporativa)

Los resultados de un vistazo

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