Företaget

ProSiebenSat.1 Media SE är ett av Europas ledande medieföretag. Vid sidan av sin starka TV-verksamhet med varumärken som ProSieben, Sat.1 och Kabel Eins driver gruppen också digitala plattformar och handelsföretag. I en snabb och smidig miljö är sömlösa kommittéarbetsflöden avgörande. Öppenhet, säkerhet och effektivitet spelar en nyckelroll - särskilt på verkställande nivå.

Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office) och Diana Müller (Senior Manager Corporate Office) har drivit dessa ämnen framåt på ProSiebenSat.1 i flera år. Med ett skarpt öga för optimeringspotential spelade de en nyckelroll i beslutet att ta ett nytt förhållningssätt till styrelsens organisation.

Den ursprungliga situationen: Väl etablerade processer, men för mycket manuellt arbete

I över tio år förlitade ProSiebenSat.1 sig på ett annat etablerat verktyg. Men med ökande krav och ett växande behov av integration och automatisering var det dags att utforska nya alternativ.

” Vi hade en stabil installation — men med många manuella steg: agendor i Word, dokumenthantering via e-post, routing genom Outlook. Det fungerade, men det var tidskrävande och felbenäget när ändringar i sista minuten kom in.” — Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)

”Boardwise kom vid exakt rätt tidpunkt. Vi utvärderade redan marknaden — och verktyget övertygade oss redan från första konversationen.” — Michaela Haase-Horstbrink (Head of Corporate Office)

Beslutet för Boardwise: Säkerhet, Integration och Användbarhet

Två viktiga argument tippade snabbt skalorna:

• Datasuveränitet stannar hos ProSiebenSat.1 eftersom Boardwise körs på företagets egen IT-infrastruktur - utan externa servrar.
• Sömlös integration med Microsoft Teams underlättar den dagliga driften avsevärt.

Längre ner på linjen ökade flexibiliteten i hanteringen av dagordningar, automatisk inbjudningsgenerering och strukturerad minuttagning till överklagandet.

När beslutet fattades var nästa steg implementering — tillsammans med Boardwise-teamet.

Genomförande i nära partnerskap

Övergången sköts i nära samordning med Boardwise-teamet. Regelbundna samtal säkerställde att även specifika krav — till exempel interna godkännandeprocesser — togs upp.

”Vi kände att det för varje problem alltid fanns en ansträngning att hitta en lösning - och vanligtvis en snabb.” - Michaela Haase-Horstbrink (chef för Corporate Office)

Första resultat: Märkbar lättnad i styrelsearbetet

— I dag, om en punkt på dagordningen skiftar, justeras allt automatiskt — numrering, timing, ordning. Det brukade vara ett stort besvär.”
— Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)

Från inbjudningar till dagordningar och mötesprotokoll — mycket av processen är nu automatiserad, vilket leder till påtagliga effektivitetsvinster:

• Skapa agenda: ~ 50% mindre ansträngning
• Routing och godkännanden: centralt dokumenterad och transparent spårbar
• Samarbete: redigering i realtid med tydliga ansvarsområden

”Vi brukade sammanställa innehåll från e-postmeddelanden och överföra det till Word. Nu skickar kollegor sina artiklar direkt i systemet. Det sparar tid — och nerver.” — Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)

Hur användare upplever Boardwise: Flexibel. Säker. Strukturerad.

På frågan hur de skulle beskriva Boardwise hade båda omedelbart en visuell metafor i åtanke:

”För mig är Boardwise som en digital dörröppnare: säker, bekväm och tillgänglig med bara ett fingeravtryck.”
— Michaela Haase-Horstbrink (Chef för företagskontor)

”Jag ser Boardwise mer som en smart byrå: ett system som ger struktur och kan fyllas modulärt - precis som du behöver det.”
— Diana Müller (Senior Manager Corporate Office)

Framåtblickar: Expansion till tillsynsnämnden och granskningsprocesser

Boardwise har varit live på ProSiebenSat.1 sedan februari 2025. Från och med maj 2025 kommer den också att användas för tillsynsnämnden och dess kommittéer. Utöver det kommer systemet ytterligare att stödja interna processer som spårning av resolutioner och hantering av interna förfrågningar.

”Boardwise ger klarhet, struktur och sparar oss betydande tid. För oss är det ett verktyg som tänker och växer med oss.”
— Michaela Haase-Horstbrink (Chef för företagskontor)

Resultat i korthet

Vill du höja din styrelse och kommittéverksamhet?

Oavsett om det gäller styrelsen, styrelsen eller projektkommittéer - Boardwise ger struktur, säkerhet och effektivitet till din mötesledning.

Boka en demo nu och se hur Boardwise kan förändra ditt styrelsearbete.