Website: https://www.stadtwerke-stuttgart.de
Das Unternehmen im Profil
Die Stadtwerke Stuttgart ist ein kommunales Energieversorgungsunternehmen mit dem Ziel, die Energiewende in der Region aktiv mitzugestalten. Nachhaltigkeit und Effizienz stehen dabei nicht nur im Zentrum der täglichen Arbeit, sondern prägen auch die interne Organisation.
Stefanie Sigloch fungiert als Referentin der Geschäftsführung und verantwortet die Organisation der Gremienarbeit. gewährleistet sie den reibungslosen Ablauf sowie die strukturierte Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Geschäftsführungssitzungen.
Wo analoge Prozesse an Grenzen stoßen – und der Bedarf nach digitaler Transformation beginnt
Vor der Einführung von Boardwise war die Organisation der wöchentlichen Geschäftsführungssitzungen durch geringe Standardisierung geprägt. Die Vielfalt der Kommunikationswege – von E-Mail über Teams bis hin zu spontanen Bürobesuchen – bei der Anmeldung von Tagesordnungspunkten zeigte, wie wichtig eine zentrale Struktur für Planung und Abstimmung ist.
Auch die Aktualisierung der Agenda gestaltete sich als zeitintensiv: Kurzfristige Änderungen mussten in Word-Dokumenten manuell eingepflegt und Outlook-Einladungen entsprechend angepasst werden.
„Das führte zu einem erheblichen organisatorischen Mehraufwand, der viel Zeit band“, beschreibt Stefanie Sigloch.
Manueller Aufwand weicht Effizienz – die Entscheidung für Boardwise
Die Herausforderungen im bisherigen Prozess unterstrichen die Notwendigkeit einer zentralen, digitalen Lösung, die klare Strukturen schafft und wiederkehrende manuelle Aufgaben nachhaltig vereinfacht.
Bei der Suche nach einem passenden Tool fiel die Wahl auf Boardwise – nicht zuletzt, weil es durch intuitive Bedienbarkeit, praxisnahe Funktionen und eine schnelle Implementierung überzeugte.
„Mir fiel direkt auf, dass es ein sehr selbsterklärendes Tool ist“, berichtet Stefanie Sigloch. Die strukturierte Testbroschüre sowie der enge Austausch mit dem Boardwise-Team ermöglichten eine reibungslose Einarbeitung. Besonders hilfreich war die persönliche Begleitung während der Einführung: „Wenn wir Rückfragen hatten, kam stets schnell eine Antwort.“
Die Einführung von Boardwise fand nicht nur innerhalb des Teams großen Anklang, sondern wurde auch bereichsübergreifend positiv aufgenommen. „Aus den Fachbereichen kam vielfach die Rückmeldung, dass das Tool in seiner Handhabung sehr selbsterklärend und in der Anwendung praxisnah sei“, schildert Sigloch.
Der neue Alltag mit Boardwise: Digitale Gremienarbeit, die Mehrwert schafft
Die Entscheidung für Boardwise markierte den Beginn eines strukturierten, digitalen Ansatzes zur Gremienorganisation – mit spürbaren Effizienzgewinnen im Arbeitsalltag.
„Ich würde definitiv sagen: Etwa 30 % des Orga-Aufwands fallen durch Boardwise weg“, unterstreicht Stefanie Sigloch.
Zunächst wurde Boardwise im Kontext der wöchentlichen Geschäftsführungssitzungen eingeführt, mit dem Ziel, Abläufe transparenter, effizienter und besser nachvollziehbar zu gestalten. Bereits nach kurzer Zeit wurde deutlich: Das Tool schafft die gewünschte Struktur und minimiert manuelle Abstimmungen erheblich.
Struktur für die Referenten – Stabilität für die Geschäftsführung
Heute werden Agenden zentral im System gepflegt und Änderungen lassen sich per Drag-and-Drop intuitiv umsetzen, wobei sich die Zeitplanung automatisch aktualisiert. Gleichzeitig erhalten alle Teilnehmenden bei Terminänderungen unmittelbar eine aktualisierte Kalendereinladung, was einen manuellen Versand nicht mehr erforderlich macht. Protokolle entstehen direkt in Boardwise, können kommentiert, überarbeitet und mit einem Klick finalisiert werden. Die Geschäftsführung erhält ihre Unterlagen weiterhin in gewohnter Form, während im Hintergrund ein deutlich effizienterer, digital unterstützter Organisationsprozess läuft.
„Meine Lieblingsfunktion? Wenn ich einen Tagesordnungspunkt verschiebe, passt sich die Uhrzeit automatisch an. Das spart enorm viel Zeit“, so Sigloch.
Effizienzgewinne auf einen Blick
Mit Boardwise hat die Stadtwerke Stuttgart ihre Gremienarbeit spürbar optimiert:
- Klarheit statt Fragmentierung: Anmeldungen, Agenden und Protokolle laufen in Boardwise zusammen – in direkter Anbindung an die Microsoft-Umgebung.
- Agenda-Management in Sekunden: Änderungen erfolgen per Drag-and-Drop, inklusive automatischer Aktualisierung der Zeitplanung.
- Protokolle ohne Mehraufwand: Erstellung, Kommentierung und Freigabe laufen direkt im Tool, statt über Word-Dateien und E-Mail-Rückläufe.
- Transparente Prozesse: Klare Abläufe und verlässliche Strukturen sorgen für mehr Übersicht.
- Zeitersparnis von rund 30 %: Der manuelle Aufwand wird deutlich reduziert und der Arbeitsalltag spürbar erleichtert.
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