Website: https://www.stadtwerke-stuttgart.de
Het bedrijf in profiel
De Stadtwerke Stuttgart is een gemeentelijk energievoorzieningsbedrijf met als doel de energietransitie in de regio actief mee te vormgeven. Duurzaamheid en efficiëntie staan daarbij niet alleen centraal in het dagelijkse werk, maar vormen ook de interne organisatie.
Stefanie Sigloch functioneert als referent van de directie en is verantwoordelijk voor de organisatie van het gremiumwerk. Zij waarborgt de vlotte afhandeling evenals de gestructureerde voor- en nabereiding van de wekelijkse directievergaderingen.
Waar analoge processen aan hun grenzen komen – en de behoefte aan digitale transformatie begint
Vóór de invoering van Boardwise werd de organisatie van de wekelijkse directievergaderingen gekenmerkt door geringe standaardisatie. De diversiteit van communicatiewegen – van e-mail over Teams tot spontane kantoorbezoeken – bij het aanmelden van agendapunten toonde aan hoe belangrijk een centrale structuur voor planning en afstemming is.
Ook de actualisering van de agenda bleek tijdrovend: Kortetermijnwijzigingen moesten handmatig worden ingevoerd in Word-documenten en Outlook-uitnodigingen dienovereenkomstig aangepast.
"Dit leidde tot aanzienlijke extra organisatorische inspanning, die veel tijd in beslag nam", beschrijft Stefanie Sigloch.
Handmatige inspanning wijkt voor efficiëntie – de beslissing voor Boardwise
De uitdagingen in het bestaande proces onderstreepten de noodzaak van een centrale, digitale oplossing die duidelijke structuren schept en terugkerende handmatige taken duurzaam vereenvoudigt.
Bij het zoeken naar een passende tool viel de keuze op Boardwise – niet in de laatste plaats omdat het overtuigde door intuïtieve gebruiksvriendelijkheid, praktijkgerichte functies en snelle implementatie.
"Het viel me direct op dat het een zeer zelfverklarende tool is", rapporteert Stefanie Sigloch. De gestructureerde testbrochure evenals de nauwe uitwisseling met het Boardwise-team maakten een vlotte inwerkperiode mogelijk. Bijzonder nuttig was de persoonlijke begeleiding tijdens de invoering: "Wanneer we vragen hadden, kwam steeds snel een antwoord."
De invoering van Boardwise vond niet alleen binnen het team grote bijval, maar werd ook afdelingsoverschrijdend positief ontvangen. "Vanuit de vakafdelingen kwam veelvuldig de terugkoppeling dat de tool in zijn hantering zeer zelfverklarend en in de toepassing praktijkgericht is", schildert Sigloch.
Het nieuwe dagelijkse werk met Boardwise: Digitaal gremiumwerk dat meerwaarde schept
De beslissing voor Boardwise markeerde het begin van een gestructureerde, digitale benadering van gremiumorganisatie – met voelbare efficiëntiewinsten in het dagelijkse werk.
"Ik zou zeker zeggen: Ongeveer 30% van de organisatorische inspanning valt weg door Boardwise", onderstreept Stefanie Sigloch.
Aanvankelijk werd Boardwise ingevoerd in de context van de wekelijkse directievergaderingen, met als doel processen transparanter, efficiënter en beter navolgbaar te maken. Reeds na korte tijd werd duidelijk: De tool schept de gewenste structuur en minimaliseert handmatige afstemmingen aanzienlijk.
Structuur voor de referenten – stabiliteit voor de directie
Vandaag worden agenda's centraal onderhouden in het systeem en wijzigingen kunnen intuïtief worden doorgevoerd per drag-and-drop, waarbij de tijdsplanning automatisch bijwerkt. Tegelijkertijd ontvangen alle deelnemers bij terminwijzigingen onmiddellijk een geactualiseerde kalenderuitnodiging, waardoor handmatige verzending niet meer nodig is. Protocollen ontstaan direct in Boardwise, kunnen worden becommentarieerd, bewerkt en met één klik afgerond. De directie ontvangt haar onderlagen nog steeds in gewone vorm, terwijl op de achtergrond een duidelijk efficiënter, digitaal ondersteund organisatieproces loopt.
"Mijn lievelingsfunctie? Wanneer ik een agendapunt verschuif, past de tijd zich automatisch aan. Dat bespaart enorm veel tijd", aldus Sigloch.
Efficiëntiewinsten in één oogopslag
Met Boardwise heeft de Stadtwerke Stuttgart haar gremiumwerk voelbaar geoptimaliseerd:
- Duidelijkheid in plaats van fragmentatie: Aanmeldingen, agenda's en protocollen lopen samen in Boardwise – in directe koppeling aan de Microsoft-omgeving.
- Agenda-management in seconden: Wijzigingen gebeuren per drag-and-drop, inclusief automatische actualisering van de tijdsplanning.
- Protocollen zonder extra inspanning: Creatie, commentariëring en vrijgave lopen direct in de tool, in plaats van via Word-bestanden en e-mail terugkoppelingen.
- Transparante processen: Duidelijke afhandeling en betrouwbare structuren zorgen voor meer overzicht.
- Tijdsbesparing van circa 30%: De handmatige inspanning wordt duidelijk gereduceerd en het dagelijkse werk voelbaar verlicht.
Klaar voor de volgende stap in uw vergaderorganisatie?
Met Boardwise vormgeeft u uw vergaderorganisatie digitaal, efficiënt en transparant – ideaal voor directies, afdeleidingsleidingen en assistentieteams.
👉 Nu demo aanvragen en ervaren hoe digitale vergaderorganisatie uw werk vergemakkelijkt en tijd bespaart.
