Website: https://www.stadtwerke-stuttgart.de
Selskapsprofil
Stadtwerke Stuttgart er et kommunalt energiforsyningsselskap med mål om å aktivt bidra til energiomstillingen i regionen. Bærekraft og effektivitet står ikke bare i sentrum av det daglige arbeidet, men preger også den interne organiseringen.
Stefanie Sigloch fungerer som referent for ledelsen og har ansvar for organiseringen av styrearbeidet. Hun sikrer smidig gjennomføring samt strukturert for- og etterarbeid av de ukentlige ledelsesmøtene.
Hvor analoge prosesser støter på grenser – og behovet for digital transformasjon begynner
Før innføringen av Boardwise var organiseringen av de ukentlige ledelsesmøtene preget av lav standardisering. Mangfoldet av kommunikasjonsveier – fra e-post via Teams til spontane kontorbesøk – ved registrering av dagsordenpunkter viste hvor viktig en sentral struktur for planlegging og koordinering er.
Også oppdateringen av agendaen var tidkrevende: Kortsiktige endringer måtte legges inn manuelt i Word-dokumenter og Outlook-invitasjoner måtte tilpasses tilsvarende.
"Dette førte til en betydelig organisatorisk merbelastning som bandt mye tid", beskriver Stefanie Sigloch.
Manuell innsats viker for effektivitet – beslutningen om Boardwise
Utfordringene i den tidligere prosessen understreket nødvendigheten av en sentral, digital løsning som skaper klare strukturer og forenkler tilbakevendende manuelle oppgaver på en bærekraftig måte.
Ved søket etter et passende verktøy falt valget på Boardwise – ikke minst fordi det overbeviste gjennom intuitiv brukervennlighet, praksisnære funksjoner og rask implementering.
"Jeg la direkt merke til at det var et meget selvforklarende verktøy", forteller Stefanie Sigloch. Den strukturerte testbrosjyren samt tett utveksling med Boardwise-teamet muliggjorde en smidig innarbeiding. Spesielt hjelpsom var den personlige oppfølgingen under innføringen: "Når vi hadde spørsmål, kom det alltid raskt svar."
Innføringen av Boardwise fant ikke bare stor tilslutning innenfor teamet, men ble også tatt positivt imot på tvers av avdelingene. "Fra fagavdelingene kom det mange tilbakemeldinger om at verktøyet var meget selvforklarende i håndteringen og praksisnært i anvendelsen", forteller Sigloch.
Den nye hverdagen med Boardwise: Digitalt styrearbeid som skaper merverdi
Beslutningen om Boardwise markerte begynnelsen på en strukturert, digital tilnærming til styreorganisering – med merkbare effektivitetsgevinster i arbeidshverdagen.
"Jeg ville definitivt si: Omtrent 30 % av organisasjonsarbeidet faller bort gjennom Boardwise", understreker Stefanie Sigloch.
Først ble Boardwise innført i forbindelse med de ukentlige ledelsesmøtene, med mål om å gjøre prosessene mer transparente, effektive og bedre etterrettelige. Allerede etter kort tid ble det tydelig: Verktøyet skaper den ønskede strukturen og minimerer manuelle avstemminger betydelig.
Struktur for referentene – stabilitet for ledelsen
I dag pleies agendaer sentralt i systemet og endringer kan implementeres intuitivt per dra-og-slipp, hvor tidsplanleggingen oppdateres automatisk. Samtidig mottar alle deltakere umiddelbart en oppdatert kalenderinvitasjon ved terminendringer, som gjør manuell utsending unødvendig. Protokoller opprettes direkte i Boardwise, kan kommenteres, revideres og ferdigstilles med ett klikk. Ledelsen mottar sine underlag fortsatt i vant form, mens det i bakgrunnen kjører en betydelig mer effektiv, digitalt støttet organisasjonsprosess.
"Min favorittfunksjon? Når jeg flytter et dagsordenpunkt, tilpasser klokkeslettet seg automatisk. Det sparer enormt mye tid", sier Sigloch.
Effektivitetsgevinster på et øyeblikk
Med Boardwise har Stadtwerke Stuttgart merkbart optimalisert sitt styrearbeid:
- Klarhet i stedet for fragmentering: Registreringer, agendaer og protokoller samles i Boardwise – i direkte tilkobling til Microsoft-miljøet.
- Agenda-håndtering på sekunder: Endringer gjøres per dra-og-slipp, inkludert automatisk oppdatering av tidsplanleggingen.
- Protokoller uten merarbeid: Opprettelse, kommentering og godkjenning kjører direkte i verktøyet, i stedet for gjennom Word-filer og e-post-løkker.
- Transparente prosesser: Klare prosesser og pålitelige strukturer sørger for mer oversikt.
- Tidsbesparelse på rundt 30 %: Den manuelle innsatsen reduseres betydelig og arbeidshverdagen blir merkbart lettere.
Klar for neste steg i møteorganiseringen?
Med Boardwise utformer du møteorganiseringen digitalt, effektivt og transparent – ideelt for ledelser, avdelingsledere og assistanseteam.
👉 Be om demo nå og opplev hvordan digital møteorganisering letter arbeidet ditt og sparer tid.
