Website: https://www.stadtwerke-stuttgart.de
Profil przedsiębiorstwa
Stadtwerke Stuttgart to komunalne przedsiębiorstwo energetyczne, którego celem jest aktywne współkształtowanie transformacji energetycznej w regionie. Zrównoważony rozwój i efektywność stanowią nie tylko centrum codziennej pracy, ale także kształtują wewnętrzną organizację.
Stefanie Sigloch pełni funkcję referentki zarządu i odpowiada za organizację pracy gremiów. Zapewnia płynny przebieg oraz ustrukturyzowane przygotowanie i podsumowanie cotygodniowych posiedzeń zarządu.
Gdzie procesy analogowe osiągają swoje granice – i zaczyna się potrzeba transformacji cyfrowej
Przed wdrożeniem Boardwise organizacja cotygodniowych posiedzeń zarządu charakteryzowała się niskim poziomem standaryzacji. Różnorodność kanałów komunikacji – od e-maili przez Teams po spontaniczne wizyty w biurach – przy zgłaszaniu punktów porządku obrad pokazywała, jak ważna jest centralna struktura dla planowania i koordynacji.
Również aktualizacja agendy okazywała się czasochłonna: doraźne zmiany musiały być ręcznie wprowadzane w dokumentach Word, a zaproszenia Outlook odpowiednio dostosowywane.
"Prowadziło to do znacznego dodatkowego obciążenia organizacyjnego, które pochłaniało dużo czasu", opisuje Stefanie Sigloch.
Ręczny nakład pracy ustępuje efektywności – decyzja o Boardwise
Wyzwania w dotychczasowym procesie podkreśliły konieczność centralnego, cyfrowego rozwiązania, które tworzy jasne struktury i trwale upraszcza powtarzające się zadania manualne.
Podczas poszukiwania odpowiedniego narzędzia wybór padł na Boardwise – nie bez powodu, ponieważ przekonywał intuicyjną obsługą, praktycznymi funkcjami i szybką implementacją.
"Od razu zauważyłam, że to bardzo samowyjaśniające się narzędzie", relacjonuje Stefanie Sigloch. Ustrukturyzowana broszura testowa oraz bliska współpraca z zespołem Boardwise umożliwiły płynne wdrożenie. Szczególnie pomocne było osobiste wsparcie podczas wprowadzania: "Kiedy mieliśmy pytania, zawsze szybko otrzymywaliśmy odpowiedź."
Wprowadzenie Boardwise zostało nie tylko pozytywnie przyjęte w zespole, ale także spotkało się z pozytywnym odbiorem międzydziałowym. "Z działów merytorycznych często docierały informacje, że narzędzie jest bardzo intuicyjne w obsłudze i praktyczne w zastosowaniu", opisuje Sigloch.
Nowa codzienność z Boardwise: Cyfrowa praca gremiów, która tworzy wartość dodaną
Decyzja o Boardwise oznaczała początek ustrukturyzowanego, cyfrowego podejścia do organizacji gremiów – z odczuwalnymi zyskami efektywności w codziennej pracy.
"Zdecydowanie powiedziałabym: Około 30% nakładu organizacyjnego odpadł dzięki Boardwise", podkreśla Stefanie Sigloch.
Początkowo Boardwise został wprowadzony w kontekście cotygodniowych posiedzeń zarządu, z celem uczynienia procesów bardziej przejrzystymi, efektywnymi i lepiej zrozumiałymi. Już po krótkim czasie stało się jasne: narzędzie tworzy pożądaną strukturę i znacznie minimalizuje manualne uzgodnienia.
Struktura dla referentów – stabilność dla zarządu
Dziś agendy są centralnie zarządzane w systemie, a zmiany można intuicyjnie implementować poprzez przeciągnięcie i upuszczenie, przy czym planowanie czasowe aktualizuje się automatycznie. Jednocześnie wszyscy uczestniczący przy zmianach terminów natychmiast otrzymują zaktualizowane zaproszenie kalendarzowe, co eliminuje konieczność ręcznego wysyłania. Protokoły powstają bezpośrednio w Boardwise, mogą być komentowane, przeredagowywane i finalizowane jednym kliknięciem. Zarząd otrzymuje swoje materiały nadal w znanej formie, podczas gdy w tle działa znacznie efektywniejszy, cyfrowo wspierany proces organizacyjny.
"Moja ulubiona funkcja? Kiedy przesuwam punkt porządku obrad, godzina automatycznie się dostosowuje. To oszczędza ogromnie dużo czasu", mówi Sigloch.
Zyski efektywności w skrócie
Dzięki Boardwise Stadtwerke Stuttgart znacznie zoptymalizowało swoją pracę gremiów:
- Jasność zamiast fragmentacji: Zgłoszenia, agendy i protokoły łączą się w Boardwise – w bezpośrednim połączeniu ze środowiskiem Microsoft.
- Zarządzanie agendą w sekundach: Zmiany następują poprzez przeciągnięcie i upuszczenie, włączając automatyczne aktualizowanie planowania czasowego.
- Protokoły bez dodatkowego nakładu pracy: Tworzenie, komentowanie i zatwierdzanie przebiegają bezpośrednio w narzędziu, zamiast poprzez pliki Word i e-mailowe obiegi.
- Przejrzyste procesy: Jasne procedury i niezawodne struktury zapewniają lepszy przegląd.
- Oszczędność czasu około 30%: Ręczny nakład pracy zostaje znacznie zredukowany, a codzienna praca odczuwalnie ułatwiona.
Gotowi na następny krok w organizacji posiedzeń?
Z Boardwise kształtujecie organizację posiedzeń cyfrowo, efektywnie i przejrzyście – idealnie dla zarządów, kierownictwa działów i zespołów asystenckich.
👉 Zamówcie teraz demo i przekonajcie się, jak cyfrowa organizacja posiedzeń ułatwia pracę i oszczędza czas.
