Website: https://www.stadtwerke-stuttgart.de
Perfil de la empresa
Stadtwerke Stuttgart es una empresa municipal de suministro energético con el objetivo de participar activamente en la transformación energética de la región. La sostenibilidad y eficiencia no solo están en el centro del trabajo diario, sino que también caracterizan la organización interna.
Stefanie Sigloch actúa como asesora de la dirección ejecutiva y es responsable de la organización del trabajo de comités. Garantiza el desarrollo fluido así como la preparación y seguimiento estructurados de las reuniones semanales de la dirección ejecutiva.
Donde los procesos analógicos alcanzan sus límites – y comienza la necesidad de transformación digital
Antes de la implementación de Boardwise, la organización de las reuniones semanales de la dirección ejecutiva se caracterizaba por una baja estandarización. La diversidad de canales de comunicación – desde correo electrónico hasta Teams y visitas espontáneas a la oficina – para el registro de puntos del orden del día mostraba cuán importante es una estructura central para la planificación y coordinación.
También la actualización de la agenda resultaba laboriosa: los cambios de último minuto debían incorporarse manualmente en documentos de Word y las invitaciones de Outlook debían ajustarse correspondientemente.
"Esto llevaba a una considerable carga organizacional adicional que consumía mucho tiempo", describe Stefanie Sigloch.
El esfuerzo manual cede paso a la eficiencia – la decisión por Boardwise
Los desafíos en el proceso anterior subrayaron la necesidad de una solución digital central que creara estructuras claras y simplificara de manera sostenible las tareas manuales recurrentes.
En la búsqueda de una herramienta adecuada, la elección recayó en Boardwise – no en último lugar porque convenció por su facilidad de uso intuitiva, funciones prácticas y una implementación rápida.
"Me llamó inmediatamente la atención que es una herramienta muy autoexplicativa", informa Stefanie Sigloch. El folleto de prueba estructurado así como el estrecho intercambio con el equipo de Boardwise permitieron una capacitación fluida. Especialmente útil fue el acompañamiento personal durante la implementación: "Cuando teníamos preguntas, siempre llegaba rápidamente una respuesta."
La implementación de Boardwise no solo tuvo gran acogida dentro del equipo, sino que también fue recibida positivamente entre diferentes áreas. "Desde los departamentos especializados llegaron múltiples comentarios de que la herramienta es muy autoexplicativa en su manejo y práctica en su aplicación", relata Sigloch.
La nueva rutina diaria con Boardwise: trabajo de comités digital que crea valor agregado
La decisión por Boardwise marcó el inicio de un enfoque estructurado y digital para la organización de comités – con ganancias de eficiencia tangibles en el trabajo diario.
"Definitivamente diría: aproximadamente 30% del esfuerzo organizacional desaparece gracias a Boardwise", subraya Stefanie Sigloch.
Inicialmente, Boardwise fue implementado en el contexto de las reuniones semanales de la dirección ejecutiva, con el objetivo de hacer los procesos más transparentes, eficientes y mejor comprensibles. Después de poco tiempo se hizo evidente: la herramienta crea la estructura deseada y minimiza considerablemente las coordinaciones manuales.
Estructura para los asesores – estabilidad para la dirección ejecutiva
Hoy las agendas se mantienen centralmente en el sistema y los cambios se pueden implementar intuitivamente mediante arrastrar y soltar, mientras que la planificación temporal se actualiza automáticamente. Al mismo tiempo, todos los participantes reciben inmediatamente una invitación de calendario actualizada cuando hay cambios de horario, lo que hace que el envío manual ya no sea necesario. Las actas se crean directamente en Boardwise, pueden comentarse, revisarse y finalizarse con un clic. La dirección ejecutiva recibe sus documentos de la forma habitual, mientras que en segundo plano funciona un proceso organizacional significativamente más eficiente y digitalmente asistido.
"¿Mi función favorita? Cuando muevo un punto del orden del día, la hora se ajusta automáticamente. Eso ahorra enormemente tiempo", comenta Sigloch.
Ganancias de eficiencia de un vistazo
Con Boardwise, Stadtwerke Stuttgart ha optimizado notablemente su trabajo de comités:
- Claridad en lugar de fragmentación: Registros, agendas y actas convergen en Boardwise – en conexión directa con el entorno Microsoft.
- Gestión de agenda en segundos: Los cambios se realizan mediante arrastrar y soltar, incluyendo actualización automática de la planificación temporal.
- Actas sin esfuerzo adicional: Creación, comentarios y aprobación funcionan directamente en la herramienta, en lugar de a través de archivos Word y intercambios de correos electrónicos.
- Procesos transparentes: Flujos claros y estructuras confiables proporcionan mayor visión general.
- Ahorro de tiempo de aproximadamente 30%: El esfuerzo manual se reduce significativamente y el trabajo diario se facilita notablemente.
¿Listo para el siguiente paso en su organización de reuniones?
Con Boardwise diseñe su organización de reuniones de manera digital, eficiente y transparente – ideal para direcciones ejecutivas, jefaturas de área y equipos de asistencia.
👉 Solicite ahora una demo y experimente cómo la organización digital de reuniones facilita su trabajo y ahorra tiempo.
