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Profil de l'entreprise
Les Services publics de Stuttgart sont une entreprise municipale d'approvisionnement énergétique dont l'objectif est de participer activement à la transition énergétique dans la région. La durabilité et l'efficacité sont au cœur non seulement du travail quotidien, mais façonnent également l'organisation interne.
Stefanie Sigloch occupe le poste de conseillère de la direction et est responsable de l'organisation du travail en comité. Elle assure le bon déroulement ainsi que la préparation et le suivi structurés des réunions hebdomadaires de direction.
Quand les processus analogiques atteignent leurs limites – et le besoin de transformation digitale commence
Avant l'introduction de Boardwise, l'organisation des réunions hebdomadaires de direction était caractérisée par une faible standardisation. La diversité des canaux de communication – de l'e-mail à Teams en passant par les visites spontanées au bureau – pour l'inscription des points à l'ordre du jour montrait à quel point une structure centrale pour la planification et la coordination était importante.
La mise à jour de l'agenda s'avérait également chronophage : les changements de dernière minute devaient être intégrés manuellement dans les documents Word et les invitations Outlook devaient être adaptées en conséquence.
« Cela entraînait une surcharge organisationnelle considérable qui monopolisait beaucoup de temps », décrit Stefanie Sigloch.
L'effort manuel cède la place à l'efficacité – la décision pour Boardwise
Les défis du processus précédent soulignaient la nécessité d'une solution centrale et digitale qui crée des structures claires et simplifie durablement les tâches manuelles récurrentes.
Lors de la recherche d'un outil approprié, le choix s'est porté sur Boardwise – notamment parce qu'il a convaincu par sa facilité d'utilisation intuitive, ses fonctionnalités pratiques et une implémentation rapide.
« J'ai immédiatement remarqué que c'était un outil très explicite », rapporte Stefanie Sigloch. La brochure de test structurée ainsi que l'échange étroit avec l'équipe Boardwise ont permis une formation sans accroc. L'accompagnement personnel pendant l'introduction a été particulièrement utile : « Quand nous avions des questions, une réponse arrivait toujours rapidement. »
L'introduction de Boardwise a non seulement rencontré un grand succès au sein de l'équipe, mais a également été accueillie positivement dans tous les services.
« Les services spécialisés ont souvent fait le retour que l'outil était très explicite dans sa manipulation et pratique dans son application », relate Sigloch.
Le nouveau quotidien avec Boardwise : un travail en comité digital qui crée de la valeur ajoutée
La décision pour Boardwise a marqué le début d'une approche structurée et digitale de l'organisation des comités – avec des gains d'efficacité tangibles dans le quotidien professionnel.
« Je dirais définitivement : environ 30 % de l'effort organisationnel disparaît grâce à Boardwise », souligne Stefanie Sigloch.
Initialement, Boardwise a été introduit dans le contexte des réunions hebdomadaires de direction, avec l'objectif de rendre les processus plus transparents, plus efficaces et mieux compréhensibles. Après peu de temps, il est devenu évident : l'outil crée la structure souhaitée et minimise considérablement les coordinations manuelles.
Structure pour les conseillers – stabilité pour la direction
Aujourd'hui, les ordres du jour sont gérés de manière centralisée dans le système et les modifications peuvent être implémentées intuitivement par glisser-déposer, la planification temporelle se mettant à jour automatiquement. Simultanément, tous les participants reçoivent immédiatement une invitation calendrier actualisée en cas de changement de rendez-vous, rendant l'envoi manuel obsolète. Les procès-verbaux sont créés directement dans Boardwise, peuvent être commentés, retravaillés et finalisés d'un clic. La direction reçoit ses documents sous la forme habituelle, tandis qu'en arrière-plan fonctionne un processus d'organisation nettement plus efficace et assisté par le digital.
« Ma fonction préférée ? Quand je déplace un point à l'ordre du jour, l'heure s'adapte automatiquement. Cela fait économiser énormément de temps », selon Sigloch.
Gains d'efficacité en un coup d'œil
Avec Boardwise, les Services publics de Stuttgart ont sensiblement optimisé leur travail en comité :
- Clarté au lieu de fragmentation : Inscriptions, ordres du jour et procès-verbaux convergent dans Boardwise – en connexion directe avec l'environnement Microsoft.
- Gestion de l'agenda en quelques secondes : Les modifications s'effectuent par glisser-déposer, y compris la mise à jour automatique de la planification temporelle.
- Procès-verbaux sans effort supplémentaire : Création, commentaire et validation se déroulent directement dans l'outil, au lieu de passer par des fichiers Word et des retours par e-mail.
- Processus transparents : Des déroulements clairs et des structures fiables assurent plus de visibilité.
- Économie de temps d'environ 30 % : L'effort manuel est nettement réduit et le quotidien professionnel sensiblement allégé.
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Avec Boardwise, vous organisez vos réunions de manière digitale, efficace et transparente – idéal pour les directions, les chefs de service et les équipes d'assistance.
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