Website: https://www.stadtwerke-stuttgart.de
Il profilo dell'azienda
La Stadtwerke Stuttgart è un'azienda comunale di fornitura energetica con l'obiettivo di partecipare attivamente alla transizione energetica nella regione. Sostenibilità ed efficienza non sono solo al centro del lavoro quotidiano, ma caratterizzano anche l'organizzazione interna.
Stefanie Sigloch ricopre il ruolo di assistente del consiglio di amministrazione ed è responsabile dell'organizzazione del lavoro degli organi collegiali. garantisce il regolare svolgimento nonché la preparazione e il follow-up strutturati delle riunioni settimanali del consiglio di amministrazione.
Dove i processi analogici raggiungono i loro limiti – e inizia il bisogno di trasformazione digitale
Prima dell'introduzione di Boardwise, l'organizzazione delle riunioni settimanali del consiglio di amministrazione era caratterizzata da scarsa standardizzazione. La varietà dei canali di comunicazione – dalle e-mail a Teams fino alle visite spontanee in ufficio – per la registrazione dei punti all'ordine del giorno dimostrava quanto fosse importante una struttura centrale per la pianificazione e il coordinamento.
Anche l'aggiornamento dell'agenda risultava dispendioso in termini di tempo: le modifiche dell'ultimo minuto dovevano essere inserite manualmente nei documenti Word e gli inviti di Outlook dovevano essere adattati di conseguenza.
"Questo portava a un notevole sovraccarico organizzativo che richiedeva molto tempo", descrive Stefanie Sigloch.
Lo sforzo manuale cede il posto all'efficienza – la decisione per Boardwise
Le sfide del processo precedente sottolineavano la necessità di una soluzione centrale e digitale che creasse strutture chiare e semplificasse in modo sostenibile i compiti manuali ricorrenti.
Nella ricerca di uno strumento adatto, la scelta è caduta su Boardwise – non da ultimo perché ha convinto per la facilità d'uso intuitiva, le funzioni pratiche e un'implementazione rapida.
"Mi ha colpito immediatamente il fatto che fosse uno strumento molto autoesplicativo", racconta Stefanie Sigloch. La brochure di test strutturata e lo stretto scambio con il team di Boardwise hanno permesso una formazione senza intoppi. Particolarmente utile è stato l'accompagnamento personale durante l'introduzione: "Quando avevamo domande, arrivava sempre una risposta rapida."
L'introduzione di Boardwise non solo ha trovato grande approvazione all'interno del team, ma è stata accolta positivamente anche tra i diversi settori. "Dai settori specialistici è arrivato spesso il feedback che lo strumento fosse molto autoesplicativo nella gestione e pratico nell'applicazione", riferisce Sigloch.
La nuova quotidianità con Boardwise: lavoro digitale degli organi collegiali che crea valore aggiunto
La decisione per Boardwise ha segnato l'inizio di un approccio strutturato e digitale all'organizzazione degli organi collegiali – con guadagni di efficienza tangibili nella vita lavorativa quotidiana.
"Direi definitivamente: circa il 30% dello sforzo organizzativo viene eliminato grazie a Boardwise", sottolinea Stefanie Sigloch.
Inizialmente Boardwise è stato introdotto nel contesto delle riunioni settimanali del consiglio di amministrazione, con l'obiettivo di rendere i processi più trasparenti, efficienti e meglio comprensibili. Già dopo poco tempo è diventato chiaro: lo strumento crea la struttura desiderata e riduce notevolmente i coordinamenti manuali.
Struttura per gli assistenti – stabilità per il consiglio di amministrazione
Oggi le agende vengono gestite centralmente nel sistema e le modifiche possono essere implementate intuitivamente tramite drag-and-drop, mentre la pianificazione temporale si aggiorna automaticamente. Allo stesso tempo, tutti i partecipanti ricevono immediatamente un invito calendario aggiornato in caso di modifiche agli appuntamenti, rendendo non più necessario l'invio manuale. I verbali vengono creati direttamente in Boardwise, possono essere commentati, rielaborati e finalizzati con un clic. Il consiglio di amministrazione riceve i propri documenti ancora nella forma abituale, mentre in background funziona un processo organizzativo nettamente più efficiente e supportato digitalmente.
"La mia funzione preferita? Quando sposto un punto all'ordine del giorno, l'orario si adatta automaticamente. Questo fa risparmiare enormemente tempo", dice Sigloch.
Guadagni di efficienza a colpo d'occhio
Con Boardwise la Stadtwerke Stuttgart ha ottimizzato tangibilmente il proprio lavoro degli organi collegiali:
- Chiarezza invece di frammentazione: registrazioni, agende e verbali confluiscono in Boardwise – con collegamento diretto all'ambiente Microsoft.
- Gestione dell'agenda in secondi: le modifiche avvengono tramite drag-and-drop, incluso l'aggiornamento automatico della pianificazione temporale.
- Verbali senza sforzo aggiuntivo: creazione, commenti e approvazione avvengono direttamente nello strumento, invece che attraverso file Word e ritorni via e-mail.
- Processi trasparenti: processi chiari e strutture affidabili garantiscono maggiore panoramica.
- Risparmio di tempo di circa il 30%: lo sforzo manuale viene notevolmente ridotto e la vita lavorativa quotidiana viene tangibilmente alleggerita.
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