‍Website: www.hansewerk.com‍

Energie für gute Entscheidungen

Die HanseWerk AG zählt als Teil der E.ON-Gruppe zu den führenden Energiedienstleistern in Norddeutschland. Als Holding steuert sie mehrere Tochtergesellschaften, die vom Netzbetrieb bis zur regionalen Energieversorgung tätig sind.

Das Vorstandsbüro verantwortet die Organisation sämtlicher Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen. Mit zahlreichen Beteiligten, komplexen Abstimmungswegen und teilweise wöchentlichen Sitzungsfrequenzen bildet es das zentrale Bindeglied zwischen Strategie, Verwaltung und Aufsicht.

„Wir haben die Besonderheit, dass bei uns alles zusammenläuft: Vorstandssitzungen der Holding plus die Geschäftsführungssitzungen der Tochtergesellschaften“, erklärt Huyen-Tran Nguyen, Leiterin des Vorstandsbüros.

Bewährte Struktur, neue Anforderungen

HanseWerk verfügte bereits über etablierte, klar strukturierte Abläufe. Mit wachsender Gremienvielfalt ging jedoch auch ein erhöhter Koordinationsaufwand einher. Ziel war daher, die bestehende Sitzungsorganisation durch digitale Unterstützung weiterzuentwickeln, ohne dabei bewährte Strukturen aufzugeben.

„Wir haben viele wiederkehrende Aufgaben, etwa bei der Vorbereitung von Unterlagen oder der Zusammenstellung der Sitzungsdokumente – und das über alle Gesellschaften von HanseWerk hinweg. Das Automatisierungspotenzial ist daher enorm. Es war klar, dass wir durch Digitalisierung zusätzliche Effizienzpotenziale heben können,“ führt Huyen-Tran Nguyen aus.

Boardwise kam folgend ins Spiel, nicht um Prozesse zu ersetzen, sondern um sie zu verstetigen und zukunftssicher zu gestalten.

Der digitale Impuls: Vom Gespräch zur Entscheidung

Der Kontakt zu Boardwise entstand über LinkedIn und überzeugte auf Anhieb, da bereits nach dem ersten Austausch deutlich wurde, dass Boardwise genau die Schnittstellen adressiert, an denen sich Prozesse weiter optimieren ließen.  

„Als ich gehört habe, dass man Prozessschritte automatisieren kann, habe ich gedacht: Das passt zu uns“, stellt Huyen-Tran Nguyen heraus.

Nach einem kurzen Marktüberblick fiel die Wahl schnell:
„Wir haben geschaut, was es am Markt gibt, aber relativ früh gesagt: Wenn Schwestergesellschaften schon gute Erfahrungen mit Boardwise gemacht haben, gehen wir denselben Weg“, so Nguyen.

Struktur trifft Wandel – die Einführung von Boardwise

Die Einführung wurde bewusst schrittweise gestaltet und eng mit den internen Gremien abgestimmt. „Im Vorfeld wurde das sehr positiv aufgenommen, weil wir gesagt haben: Wir werden dadurch schneller. Die Kolleginnen und Kollegen müssen uns keine E-Mails mehr schicken – das läuft alles über ein Tool“, erklärt Nguyen.

Gleichzeitig bedingte die Standardisierung auch eine kulturelle Weiterentwicklung:
„Das System ist natürlich etwas strenger als vorher. Jetzt gibt es klare Deadlines und Grenzen. Das ist eine kulturelle Herausforderung, aber notwendig“, betont Nguyen.

Offene Kommunikation und klar definierte Abläufe sorgten dafür, dass Boardwise  

innerhalb kurzer Zeit fest im Gremienalltag verankert war.

Weniger Aufwand. Mehr Überblick.

Heute laufen die Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen digital, transparent und in einer einheitlichen Struktur ab.
Themen werden direkt über Boardwise eingereicht, Dokumente automatisch zusammengeführt und Agenden lassen sich per Drag-and-Drop gestalten.

„Das ist die größte Arbeitserleichterung. Früher haben wir das alles händisch gemacht – jetzt übernimmt das System“, hebt Huyen-Tran Nguyen hervor.

Die neuen Abläufe sorgen nicht nur für Effizienz, sondern auch für Ruhe im Alltag:
„Das System gibt klar vor, was geht und was nicht geht. Wenn etwas fünf Minuten vor der Sitzung kommt, geht es einfach nicht mehr, das ist deutlich angenehmer.“ Wenn etwas fünf Minuten vor der Sitzung kommt, geht es einfach nicht mehr, das ist angenehmer“, veranschaulicht sie.

Transparenz als neuer Standard

Besonders positiv bewertet HanseWerk die neue Nachvollziehbarkeit im Freigabeprozess:
„Man sieht genau, wer freigegeben hat und wann. Das ist eine Referenz, die man zu schätzen weiß und die auch die Vorstandsmitglieder sehr positiv sehen“, so Nguyen.

Zentral für die Entscheidung zu Boardwise war dabei vorrangig auch, dass beim Thema Datenschutz keine Kompromisse gemacht wurden:
„Ausschlaggebend war, dass Boardwise in unsere bestehende Microsoft-365-Umgebung integriert ist“, betont die Leiterin des Vorstandsbüros.

Boardwise kombiniert damit digitale Effizienz mit der Sicherheit, die ein Konzernumfeld wie das von HanseWerk voraussetzt. Als Energiedienstleister in der kritischen Infrastruktur arbeitet HanseWerk nach besonders strengen Sicherheitsrichtlinien, was bei der Einführung eine zentrale Rolle spielte.

Der nächste Schritt: Einheitliche Prozesse für alle Gremien

Die Digitalisierung der Vorstandsarbeit bildete erst den Anfang. Derzeit konzentriert sich HanseWerk darauf, Prozesse weiter zu optimieren und Standards konzernweit zu harmonisieren.

„Effizienz erreichst du nur, wenn du standardisierst – das ist gerade ein Prozess, den wir bei uns durchlaufen“, unterstreicht Nguyen.

Langfristig soll Boardwise auch in weiteren Gremienbereichen eingesetzt werden, um wertvolle Synergien zwischen Holding und Tochtergesellschaften zu stärken.

Fazit: Effizient. Modern. Standardisiert.

Mit Boardwise hat HanseWerk seine Gremienarbeit auf das nächste Level gehoben – professionell, sicher und zukunftsorientiert.

„Die alte Vorgehensweise war langfristig keine Option – Digitalisierung und Automatisierung müssen vorangehen“, fasst die Leiterin des Vorstandsbüros zusammen.

Effizient, modern, Standardisiert. Diese drei Adjektive wählt HanseWerk, um die neue Qualität seiner digitalen Gremienorganisation mit Boardwise zu charakterisieren.

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