Strona internetowa: www.hansewerk.com
Energia dla dobrych decyzji
Jako część Grupy E.ON, HanseWerk AG należy do czołowych dostawców usług energetycznych w północnych Niemczech. Jako spółka holdingowa zarządza kilkoma spółkami zależnymi działającymi w obszarach od zarządzania sieciami po regionalne dostawy energii.
Executive Office odpowiada za organizację wszystkich posiedzeń Zarządu i Rady Nadzorczej. Przy dużej liczbie uczestników, złożonych ścieżkach koordynacji i w niektórych przypadkach cotygodniowych spotkaniach, pełni centralną rolę łączącą strategię, administrację i nadzór.
„Mamy specyficzną sytuację, w której wszystko się u nas spotyka: posiedzenia zarządu holdingu oraz spotkania kierownictwa spółek zależnych”, wyjaśnia Huyen-Tran Nguyen, kierowniczka Executive Office.
Sprawdzone struktury, nowe wymagania
HanseWerk dysponował już ustalonymi i jasno zdefiniowanymi procesami. Wraz ze wzrostem liczby i różnorodności organów wzrósł jednak także nakład pracy związany z koordynacją. Celem było dalsze rozwijanie organizacji spotkań przy wsparciu cyfrowym, bez rezygnacji ze sprawdzonych struktur.
„Mamy wiele powtarzalnych zadań, na przykład przy przygotowywaniu dokumentów czy kompletowaniu materiałów na posiedzenia, i dotyczy to wszystkich spółek HanseWerk. Potencjał uproszczeń jest więc bardzo duży. Było jasne, że narzędzia cyfrowe mogą nam pomóc”, mówi Nguyen.
Boardwise został wdrożony nie po to, aby zastąpić istniejące procesy, lecz by je wzmocnić i przygotować na przyszłość.
Cyfrowy impuls: od rozmowy do decyzji
Pierwszy kontakt z Boardwise nawiązano za pośrednictwem LinkedIn i od początku zrobił on bardzo dobre wrażenie. Już po pierwszej rozmowie było jasne, że Boardwise odpowiada dokładnie na te obszary, w których możliwa była dalsza optymalizacja.
„Gdy usłyszałam, że można automatyzować poszczególne etapy procesu, pomyślałam od razu: to do nas pasuje”, wspomina Nguyen.
Po krótkim rozeznaniu rynku decyzja zapadła szybko:
„Sprawdziliśmy dostępne rozwiązania, ale dość wcześnie powiedzieliśmy: skoro spółki siostrzane mają dobre doświadczenia z Boardwise, pójdziemy tą samą drogą”, wyjaśnia Nguyen.
Struktura spotyka zmianę – wdrożenie Boardwise
Wdrożenie zaplanowano etapami i w ścisłej współpracy z wewnętrznymi organami. „Zostało to bardzo pozytywnie odebrane, ponieważ jasno powiedzieliśmy: dzięki temu będziemy szybsi. Współpracownicy nie muszą już wysyłać e-maili, wszystko odbywa się w jednym narzędziu”, tłumaczy Nguyen.
Jednocześnie standaryzacja wiązała się także ze zmianą kulturową:
„System jest bardziej rygorystyczny niż wcześniej. Teraz obowiązują jasne terminy i granice. To wyzwanie kulturowe, ale konieczne”, podkreśla Nguyen.
Dzięki otwartej komunikacji i jasno określonym procesom Boardwise szybko stał się integralną częścią codziennej pracy organów.
Mniej wysiłku. Lepszy przegląd.
Obecnie posiedzenia Zarządu i Rady Nadzorczej odbywają się w formie cyfrowej, transparentnej i według jednolitej struktury. Tematy są zgłaszane bezpośrednio przez Boardwise, dokumenty są automatycznie łączone, a porządki obrad można łatwo układać metodą drag and drop.
„To dla nas ogromne odciążenie. Wcześniej wszystko robiliśmy ręcznie, teraz system przejmuje te zadania”, podkreśla Nguyen.
Nowe procesy przynoszą nie tylko oszczędność czasu, ale także spokój w codziennej pracy:
„System jasno określa, co jest możliwe, a co nie. Jeśli coś pojawi się pięć minut przed posiedzeniem, po prostu nie trafia już do porządku obrad. To znacznie wygodniejsze”, wyjaśnia.
Transparentność jako nowy standard
HanseWerk szczególnie pozytywnie ocenia nową możliwość śledzenia procesu zatwierdzania:
„Dokładnie widać, kto co zatwierdził i kiedy. To bardzo cenna referencja, którą również członkowie zarządu odbierają bardzo pozytywnie”, mówi Nguyen.
Istotnym czynnikiem przy wyborze Boardwise było również to, że nie poszło się na żadne kompromisy w zakresie ochrony danych:
„Decydujące było to, że Boardwise jest zintegrowany z naszym istniejącym środowiskiem Microsoft 365”, podkreśla kierowniczka Executive Office.
Boardwise łączy tym samym cyfrowe procesy z poziomem bezpieczeństwa wymaganym w środowisku korporacyjnym takim jak HanseWerk. Jako dostawca usług energetycznych działający w infrastrukturze krytycznej, HanseWerk pracuje zgodnie z bardzo rygorystycznymi wytycznymi bezpieczeństwa, co odegrało kluczową rolę podczas wdrożenia.
Kolejny krok: spójne procesy dla wszystkich organów
Cyfryzacja pracy zarządu była dopiero początkiem. Obecnie HanseWerk koncentruje się na dalszej optymalizacji procesów oraz ujednolicaniu standardów w całej grupie.
„Prawdziwą poprawę osiąga się tylko wtedy, gdy się standaryzuje, i właśnie przez ten proces teraz przechodzimy”, podkreśla Nguyen.
W dłuższej perspektywie Boardwise ma być wykorzystywany także w innych organach, aby wzmocnić współpracę między holdingiem a spółkami zależnymi.
Podsumowanie: efektywnie. nowocześnie. standardowo.
Dzięki Boardwise HanseWerk wyniósł pracę swoich organów zarządczych na nowy poziom: profesjonalny, bezpieczny i przygotowany na przyszłość.
„Dotychczasowy sposób pracy nie był rozwiązaniem długoterminowym. Narzędzia cyfrowe muszą się dalej rozwijać”, podsumowuje kierowniczka Executive Office.
Efektywnie, nowocześnie, standardowo. To trzy określenia, którymi HanseWerk opisuje nową jakość swojej cyfrowej organizacji pracy organów z Boardwise.
Gotowi na kolejny krok w organizacji posiedzeń?
Chcą Państwo również przygotować swoją pracę organów na przyszłość?
Boardwise tworzy podstawy dla jasnych procesów, przejrzystych decyzji i wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych we współpracy.
👉 Zamów demo już teraz i przekonaj się, jak prosta może być uporządkowana i bezpieczna governance.
