Site Web : www.hansewerk.com
L’énergie au service de décisions éclairées
En tant que membre du groupe E.ON, HanseWerk AG fait partie des principaux prestataires de services énergétiques dans le nord de l’Allemagne. En tant que holding, l’entreprise pilote plusieurs filiales actives aussi bien dans l’exploitation des réseaux que dans l’approvisionnement énergétique régional.
L’Executive Office est responsable de l’organisation de l’ensemble des réunions du Conseil d’administration et du Conseil de surveillance. Avec de nombreux participants, des circuits de coordination complexes et, dans certains cas, des réunions hebdomadaires, il constitue le lien central entre la stratégie, l’administration et la supervision.
« Nous avons une situation particulière : tout converge chez nous, les réunions du conseil de la holding ainsi que les réunions de direction des filiales », explique Huyen-Tran Nguyen, responsable de l’Executive Office.
Des structures éprouvées, de nouvelles exigences
HanseWerk disposait déjà de processus établis et clairement structurés. Toutefois, avec la multiplication des instances, la charge de coordination a également augmenté. L’objectif était donc de faire évoluer l’organisation des réunions grâce à un soutien numérique, sans renoncer aux structures qui avaient fait leurs preuves.
« Nous avons de nombreuses tâches récurrentes, par exemple lors de la préparation des documents ou de la compilation des dossiers de réunion, et cela concerne l’ensemble des sociétés de HanseWerk. Le potentiel de simplification est donc important. Il était évident que des outils numériques pouvaient nous aider », souligne Nguyen.
Boardwise est alors intervenu non pas pour remplacer les processus existants, mais pour les renforcer et les rendre pérennes.
L’impulsion numérique : du dialogue à la décision
Le premier contact avec Boardwise s’est fait via LinkedIn et a immédiatement été convaincant. Dès les premiers échanges, il est apparu clairement que Boardwise répondait précisément aux points où les processus pouvaient être optimisés.
« Lorsque j’ai entendu dire que certaines étapes pouvaient être automatisées, j’ai pensé tout de suite : c’est fait pour nous », se souvient Nguyen.
Après un rapide aperçu du marché, la décision a été prise sans tarder :
« Nous avons regardé ce qui existait, mais assez tôt nous avons dit : si des sociétés sœurs ont déjà de bonnes expériences avec Boardwise, nous suivrons la même voie », explique Nguyen.
Quand la structure rencontre le changement : le déploiement de Boardwise
Le déploiement a été volontairement progressif et étroitement coordonné avec les instances internes. « L’accueil a été très positif, car nous avons expliqué que cela nous rendrait plus rapides. Les collègues n’ont plus besoin de nous envoyer des e-mails, tout passe par un seul outil », indique Nguyen.
Dans le même temps, la standardisation a également impliqué une évolution culturelle :
« Le système est plus exigeant qu’auparavant. Il y a désormais des délais et des règles claires. C’est un défi culturel, mais il est nécessaire », souligne Nguyen.
Une communication ouverte et des processus clairement définis ont permis à Boardwise de s’ancrer rapidement dans le quotidien des instances.
Moins d’efforts. Plus de clarté.
Aujourd’hui, les réunions du Conseil d’administration et du Conseil de surveillance se déroulent de manière numérique, transparente et selon une structure uniforme. Les sujets sont soumis directement via Boardwise, les documents sont regroupés automatiquement et les ordres du jour peuvent être organisés par glisser-déposer.
« C’est un véritable soulagement pour nous. Avant, tout se faisait manuellement ; désormais, le système s’en charge », souligne Nguyen.
Les nouveaux modes de travail n’apportent pas seulement un gain de temps, mais aussi plus de sérénité au quotidien :
« Le système définit clairement ce qui est possible et ce qui ne l’est pas. Si un point arrive cinq minutes avant la réunion, il n’est tout simplement plus pris en compte. C’est beaucoup plus confortable », explique-t-elle.
La transparence comme nouveau standard
HanseWerk apprécie particulièrement la nouvelle traçabilité des processus de validation :
« On voit précisément qui a validé quoi et quand. C’est une référence précieuse, également très appréciée par les membres du conseil », indique Nguyen.
Un élément déterminant dans le choix de Boardwise a également été l’absence de compromis en matière de protection des données :
« Le facteur décisif a été l’intégration de Boardwise dans notre environnement Microsoft 365 existant », précise la responsable de l’Executive Office.
Boardwise combine ainsi des processus numériques avec le niveau de sécurité requis dans un environnement de groupe tel que celui de HanseWerk. En tant que prestataire de services énergétiques opérant dans des infrastructures critiques, HanseWerk est soumis à des exigences de sécurité particulièrement strictes, qui ont joué un rôle central lors du déploiement.
Prochaine étape : des processus harmonisés pour toutes les instances
La digitalisation du travail des conseils n’était qu’un début. Actuellement, HanseWerk se concentre sur l’optimisation continue des processus et l’harmonisation des standards à l’échelle du groupe.
« On ne gagne réellement en fluidité que lorsque l’on standardise, et c’est précisément la phase que nous traversons actuellement », souligne Nguyen.
À long terme, Boardwise sera également déployé dans d’autres instances afin de renforcer la collaboration entre la holding et ses filiales.
Conclusion : efficace. moderne. standardisée.
Avec Boardwise, HanseWerk a porté son travail de gouvernance à un nouveau niveau : professionnel, sûr et orienté vers l’avenir.
« L’ancienne méthode n’était pas une option viable à long terme. Le numérique doit continuer d’avancer », résume la responsable de l’Executive Office.
Efficace, moderne, standardisée. Ce sont les trois mots que HanseWerk utilise pour décrire la nouvelle qualité de son organisation numérique des instances de gouvernance avec Boardwise.
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