‍Website: www.hansewerk.com‍

Energie voor weloverwogen beslissingen

Als onderdeel van de E.ON Groep behoort HanseWerk AG tot de toonaangevende energiedienstverleners in Noord Duitsland. Als holding stuurt het meerdere dochterondernemingen aan, actief in uiteenlopende gebieden van netbeheer tot regionale energievoorziening.

Het Executive Office is verantwoordelijk voor de organisatie van alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen. Met veel betrokkenen, complexe afstemmingsprocessen en in sommige gevallen wekelijkse vergaderingen vormt het de centrale schakel tussen strategie, administratie en toezicht.

“Wij hebben de bijzondere situatie dat alles hier samenkomt: de bestuursvergaderingen van de holding én de directievergaderingen van de dochterondernemingen,” legt Huyen Tran Nguyen, Head of the Executive Office, uit.

Bewezen structuren, nieuwe eisen

HanseWerk beschikte al over gevestigde en duidelijk gestructureerde processen. Naarmate het aantal en de diversiteit van gremia toenam, nam ook de coördinatie inspanning toe. Het doel was daarom om de bestaande vergaderorganisatie verder te ontwikkelen met digitale ondersteuning, zonder afstand te doen van bewezen structuren.

“We hebben veel terugkerende taken, bijvoorbeeld bij het voorbereiden van documenten of het samenstellen van vergaderstukken en dat geldt voor alle bedrijven binnen HanseWerk. Het potentieel voor automatisering is dan ook groot. Het was duidelijk dat digitale hulpmiddelen ons werk overzichtelijker konden maken,” zegt Nguyen.

Daar kwam Boardwise in beeld niet om processen te vervangen, maar om ze te versterken en toekomstbestendig te maken.

De digitale impuls: van overleg naar besluit

Het eerste contact met Boardwise ontstond via LinkedIn en maakte direct een sterke indruk. Al na het eerste gesprek werd duidelijk dat Boardwise precies die punten raakte waar verdere verbetering mogelijk was.

“Toen ik hoorde dat processtappen geautomatiseerd konden worden, dacht ik meteen: dit past bij ons,” herinnert Nguyen zich.

Na een korte marktverkenning was de keuze snel gemaakt:
“We hebben gekeken wat er nog meer beschikbaar was, maar al vrij vroeg gezegd: als zusterbedrijven goede ervaringen hebben met Boardwise, dan volgen wij diezelfde weg,” aldus Nguyen.

Structuur ontmoet verandering: de implementatie van Boardwise

De invoering werd bewust stapsgewijs aangepakt en nauw afgestemd met de interne gremia. “Het werd vooraf zeer positief ontvangen, omdat we zeiden: dit maakt ons sneller. Collega’s hoeven ons geen e-mails meer te sturen alles verloopt via één tool,” vertelt Nguyen.

Tegelijkertijd vroeg de standaardisatie ook om een culturele aanpassing:
“Het systeem is vanzelfsprekend strikter dan voorheen. Er zijn nu duidelijke deadlines en kaders. Dat is een culturele uitdaging, maar wel noodzakelijk,” benadrukt Nguyen.

Dankzij open communicatie en helder gedefinieerde processen werd Boardwise binnen korte tijd een vast onderdeel van het dagelijkse vergaderwerk.

Minder inspanning. Meer overzicht.

Vandaag verlopen de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen digitaal, transparant en volgens een uniforme structuur. Onderwerpen worden direct via Boardwise ingediend, documenten automatisch samengevoegd en agenda’s zijn eenvoudig te ordenen met drag and drop.

“Dat is de grootste verlichting voor ons. Vroeger deden we dit allemaal handmatig nu neemt het systeem dit over,” zegt Nguyen.

De nieuwe werkwijzen zorgen niet alleen voor tijdswinst, maar ook voor rust in het dagelijks werk:
“Het systeem geeft duidelijk aan wat wel en niet kan. Als iets vijf minuten voor de vergadering binnenkomt, gaat het er gewoon niet meer in. Dat werkt een stuk prettiger,” legt ze uit.

Transparantie als nieuwe standaard

HanseWerk waardeert vooral de verbeterde traceerbaarheid in het goedkeuringsproces:
“Je ziet precies wie wat heeft goedgekeurd en wanneer. Dat is een referentie die je leert waarderen en die ook door de bestuursleden zeer positief wordt ervaren,” aldus Nguyen.

Een doorslaggevende factor bij de keuze voor Boardwise was dat er geen concessies werden gedaan op het gebied van gegevensbescherming:
“Doorslaggevend was dat Boardwise naadloos integreert in onze bestaande Microsoft 365 omgeving,” benadrukt de Head of the Executive Office.

Boardwise combineert daarmee digitale werkprocessen met het beveiligingsniveau dat vereist is in een concernomgeving zoals die van HanseWerk. Als energiedienstverlener binnen de kritieke infrastructuur werkt HanseWerk volgens bijzonder strenge veiligheidsrichtlijnen, wat een centrale rol speelde bij de invoering.

De volgende stap: eenduidige processen voor alle gremia

De digitalisering van het bestuurswerk was slechts het begin. Momenteel richt HanseWerk zich op het verder verfijnen van processen en het harmoniseren van standaarden binnen de hele groep.

“Je boekt pas echt vooruitgang als je standaardiseert en dat is precies het proces waar wij nu middenin zitten,” benadrukt Nguyen.

Op de langere termijn zal Boardwise ook in andere gremia worden ingezet om de samenwerking tussen holding en dochterondernemingen verder te versterken.

Conclusie: efficiënt. modern. gestandaardiseerd.

Met Boardwise heeft HanseWerk zijn bestuurs- en vergaderwerk naar een hoger niveau gebracht professioneel, veilig en toekomstgericht.

“De oude werkwijze was op de lange termijn geen optie. Digitalisering en automatisering moeten vooruit,” vat de Head of the Executive Office samen.

Efficiënt, modern, gestandaardiseerd. Dat zijn de drie woorden waarmee HanseWerk de nieuwe kwaliteit van zijn digitale gremiaorganisatie met Boardwise beschrijft.

Klaar voor de volgende stap in uw vergaderorganisatie?

Wilt u uw eigen bestuurs- en gremiawerk ook toekomstbestendig maken?Boardwise biedt de basis voor duidelijke processen, transparante besluitvorming en betrouwbare gegevensbescherming in samenwerking.

👉 Vraag nu een demo aan en ervaar hoe eenvoudig gestructureerd en veilig bestuur kan zijn.

‍