Hemsida: www.hansewerk.com
Energi för välgrundade beslut
Som en del av E.ON-koncernen är HanseWerk AG en av de ledande energitjänsteleverantörerna i norra Tyskland. Som holdingbolag ansvarar företaget för flera dotterbolag, verksamma inom allt från nätverksamhet till regional energiförsörjning.
Executive Office ansvarar för planering och genomförande av samtliga möten för styrelsen och tillsynsstyrelsen. Med många involverade parter, komplex samordning och i vissa fall veckovisa möten fungerar avdelningen som den centrala länken mellan strategi, administration och tillsyn.
”Vi har en speciell situation där allt samlas hos oss: holdingens styrelsemöten samt ledningsmöten i dotterbolagen”, förklarar Huyen-Tran Nguyen, Head of the Executive Office.
Beprövade strukturer, nya krav
HanseWerk hade redan väletablerade och tydliga arbetssätt. I takt med att antalet kommittéer ökade, ökade även samordningsarbetet. Målet blev därför att vidareutveckla mötesorganisationen med digitalt stöd, utan att överge fungerande strukturer.
”Vi har många återkommande uppgifter, till exempel vid förberedelse av underlag och sammanställning av mötesdokument, och detta gäller alla bolag inom HanseWerk. Potentialen för förenkling är stor, och det stod klart att digitala verktyg kunde hjälpa oss”, säger Nguyen.
Boardwise infördes inte för att ersätta befintliga processer, utan för att stärka dem och göra dem hållbara över tid.
Den digitala impulsen: från samtal till beslut
Den första kontakten med Boardwise skedde via LinkedIn och gav snabbt ett positivt intryck. Redan efter det första samtalet blev det tydligt att Boardwise adresserade exakt de delar där förbättringar var möjliga.
”När jag hörde att vissa moment kunde automatiseras tänkte jag direkt: det här passar oss”, minns Nguyen.
Efter en kort marknadsöversikt fattades beslutet snabbt:
”Vi tittade på andra alternativ, men ganska tidigt sa vi: om systerbolag har haft goda erfarenheter av Boardwise, då väljer vi samma lösning”, förklarar Nguyen.
Struktur möter förändring – införandet av Boardwise
Införandet skedde stegvis och i nära dialog med de interna kommittéerna. ”Det mottogs mycket positivt eftersom vi var tydliga med att det här skulle göra oss snabbare. Kollegor behöver inte längre skicka mejl, allt sker i ett och samma verktyg”, säger Nguyen.
Samtidigt innebar standardiseringen också en kulturell förändring:
”Systemet är mer konsekvent än tidigare. Det finns tydliga tidsgränser och ramar. Det är en omställning, men nödvändig”, betonar Nguyen.
Genom öppen kommunikation och tydliga processer blev Boardwise snabbt en naturlig del av det dagliga styrelsearbetet.
Mindre arbete. Bättre överblick.
I dag genomförs styrelse- och tillsynsstyrelsemöten digitalt, transparent och enligt en enhetlig struktur. Ärenden skickas in direkt via Boardwise, dokument sammanställs automatiskt och agendor kan enkelt justeras med drag and drop.
”Det här är den största lättnaden för oss. Tidigare gjorde vi allt manuellt, nu tar systemet hand om det”, säger Nguyen.
De nya arbetssätten skapar inte bara struktur utan också lugn i vardagen:
”Systemet visar tydligt vad som är möjligt och vad som inte är det. Om något skickas in fem minuter före mötet kommer det inte med längre, och det är väldigt skönt”, förklarar hon.
Transparens som ny standard
HanseWerk uppskattar särskilt den ökade spårbarheten i godkännandeprocesserna:
”Man ser exakt vem som godkänt vad och när. Det är värdefullt och något som även styrelseledamöterna ser mycket positivt på”, säger Nguyen.
En avgörande faktor vid valet av Boardwise var också att inga kompromisser gjordes kring datasäkerhet:
”Det var avgörande att Boardwise integreras i vår befintliga Microsoft 365-miljö”, betonar Head of the Executive Office.
Boardwise kombinerar därmed digitala arbetsflöden med den säkerhetsnivå som krävs i en koncern som HanseWerk. Som energibolag inom kritisk infrastruktur arbetar HanseWerk enligt mycket strikta säkerhetskrav, vilket spelade en central roll vid införandet.
Nästa steg: konsekventa processer i alla kommittéer
Digitaliseringen av styrelsearbetet var bara början. HanseWerk fokuserar för närvarande på att ytterligare förädla processer och harmonisera standarder i hela koncernen.
”Du får bara verklig fart om du standardiserar och det är exakt den process vi går igenom just nu”, understryker Nguyen.
På lång sikt kommer Boardwise att användas inom ytterligare kommittéområden för att stärka samarbetet mellan holdingbolaget och dess dotterbolag.
Slutsats: effektiv. modern. standardiserad.
Med Boardwise har HanseWerk tagit sitt kommittéarbete till en ny nivå professionellt, säkert och framtidsredo.
” Det gamla sättet att arbeta var inte ett långsiktigt alternativ. Digitala verktyg och automatisering måste gå framåt, sammanfattar chefen för direktionen.
Effektiv, modern, standardiserad. Det är de tre orden HanseWerk använder för att beskriva den nya kvaliteten på sin digitala kommittéorganisation med Boardwise.
Redo att höja din styrelseverksamhet?
Oavsett om det gäller direktioner, tillsynsnämnder eller internationella enheter—Boardvis hjälper dig att organisera dina möten effektivt, transparent och framtidsklara.
👉 Boka en demo idag och se hur Boardwise kan förenkla ditt arbete.
