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Energia per decisioni solide

In qualità di parte del Gruppo E.ON, HanseWerk AG è uno dei principali fornitori di servizi energetici nel nord della Germania. Come holding, coordina diverse società controllate attive dalla gestione delle reti alla fornitura energetica regionale.

L’Executive Office è responsabile dell’organizzazione di tutte le riunioni del Consiglio di Amministrazione e del Consiglio di Sorveglianza. Con numerosi partecipanti, percorsi decisionali complessi e, in alcuni casi, riunioni settimanali, rappresenta il collegamento centrale tra strategia, amministrazione e controllo.

“Abbiamo una situazione particolare: tutto confluisce da noi, le riunioni del consiglio della holding e quelle della direzione delle società controllate”, spiega Huyen-Tran Nguyen, responsabile dell’Executive Office.

Strutture consolidate, nuove esigenze

HanseWerk disponeva già di processi chiari e ben strutturati. Con l’aumento del numero e della varietà degli organi, però, è cresciuto anche l’impegno di coordinamento. L’obiettivo era quindi sviluppare ulteriormente l’organizzazione delle riunioni con il supporto digitale, senza rinunciare alle strutture collaudate.

“Abbiamo molte attività ricorrenti, come la preparazione dei documenti o la composizione dei materiali per le riunioni, e questo vale per tutte le società di HanseWerk. Il potenziale di semplificazione è quindi molto elevato. Era chiaro che il supporto digitale potesse aiutarci”, afferma Nguyen.

Boardwise è stato introdotto non per sostituire i processi esistenti, ma per rafforzarli e renderli sostenibili nel tempo.

L’impulso digitale: dal confronto alla decisione

Il primo contatto con Boardwise è avvenuto tramite LinkedIn e ha convinto fin da subito. Già dopo il primo scambio è stato evidente che Boardwise interveniva proprio nei punti in cui i processi potevano essere migliorati.

“Quando ho sentito che alcuni passaggi potevano essere automatizzati, ho pensato subito: è perfetto per noi”, ricorda Nguyen.

Dopo una breve analisi del mercato, la decisione è arrivata rapidamente:
“Abbiamo valutato altre soluzioni, ma abbastanza presto abbiamo detto: se le società sorelle hanno avuto buone esperienze con Boardwise, seguiamo la stessa strada”, spiega Nguyen.

Struttura e cambiamento: l’implementazione di Boardwise

L’implementazione è stata pianificata in modo graduale e in stretto coordinamento con gli organi interni. “L’accoglienza è stata molto positiva, perché abbiamo chiarito che saremmo diventati più rapidi. I colleghi non devono più inviarci email, tutto passa attraverso un unico strumento”, racconta Nguyen.

Allo stesso tempo, la standardizzazione ha richiesto anche un cambiamento culturale:
“Il sistema è più rigoroso rispetto al passato. Ora ci sono scadenze e limiti chiari. È una sfida culturale, ma necessaria”, sottolinea Nguyen.

Grazie a una comunicazione aperta e a processi ben definiti, Boardwise si è integrato rapidamente nella routine quotidiana del lavoro degli organi di governo.

Meno sforzo. Più chiarezza.

Oggi le riunioni del Consiglio di Amministrazione e del Consiglio di Sorveglianza si svolgono in modo digitale, trasparente e secondo una struttura uniforme. I temi vengono inseriti direttamente tramite Boardwise, i documenti vengono consolidati automaticamente e le agende possono essere organizzate facilmente con drag and drop.

“È il maggiore sollievo per noi. Prima facevamo tutto manualmente, ora se ne occupa il sistema”, evidenzia Nguyen.

I nuovi processi non portano solo risparmio di tempo, ma anche maggiore serenità nel lavoro quotidiano:
“Il sistema definisce chiaramente cosa è possibile e cosa no. Se qualcosa arriva cinque minuti prima della riunione, non viene più inserito. Questo rende il lavoro molto più semplice”, spiega.

La trasparenza come nuovo standard

HanseWerk apprezza in particolare la maggiore tracciabilità nei processi di approvazione:
“Si vede esattamente chi ha approvato cosa e quando. È un riferimento prezioso, apprezzato anche dai membri del consiglio”, afferma Nguyen.

Un fattore decisivo nella scelta di Boardwise è stato anche il fatto che non sono stati accettati compromessi in materia di protezione dei dati:
“Determinante è stata l’integrazione di Boardwise nel nostro ambiente Microsoft 365 esistente”, sottolinea la responsabile dell’Executive Office.

Boardwise unisce quindi flussi di lavoro digitali con il livello di sicurezza richiesto da un contesto aziendale come quello di HanseWerk. In quanto fornitore di servizi energetici operante in infrastrutture critiche, HanseWerk lavora secondo rigide linee guida di sicurezza, che hanno avuto un ruolo centrale nell’implementazione.

Il prossimo passo: processi uniformi per tutti gli organi

La digitalizzazione del lavoro del consiglio è stata solo l’inizio. Attualmente HanseWerk si concentra sull’ulteriore ottimizzazione dei processi e sull’armonizzazione degli standard a livello di gruppo.

“Si ottengono veri progressi solo standardizzando, ed è proprio il percorso che stiamo affrontando ora”, sottolinea Nguyen.

Nel lungo periodo, Boardwise verrà utilizzato anche in altri organi per rafforzare la collaborazione tra la holding e le società controllate.

Conclusione: efficiente. moderno. standardizzato.

Con Boardwise, HanseWerk ha portato il lavoro dei propri organi di governo a un nuovo livello: professionale, sicuro e orientato al futuro.

“Il metodo precedente non era una soluzione sostenibile nel lungo periodo. Il supporto digitale deve continuare a svilupparsi”, riassume la responsabile dell’Executive Office.

Efficiente, moderno, standardizzato. Sono queste le tre parole con cui HanseWerk descrive la nuova qualità della propria organizzazione digitale degli organi di governo con Boardwise.

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