‍Nettside: www.hansewerk.com‍

Energi for gode beslutninger

Som en del av E.ON-konsernet er HanseWerk AG blant de ledende leverandørene av energitjenester i Nord-Tyskland. Som holdingselskap styrer HanseWerk flere datterselskaper som arbeider med alt fra nettforvaltning til regional energiforsyning.

Executive Office har ansvar for organiseringen av alle møter i styret og tilsynsstyret. Med mange involverte parter, komplekse koordineringsprosesser og i enkelte tilfeller ukentlige møter, fungerer avdelingen som det sentrale bindeleddet mellom strategi, administrasjon og kontroll.

«Vi har en spesiell situasjon der alt samles hos oss: styremøtene i holdingselskapet og ledermøtene i datterselskapene», forklarer Huyen-Tran Nguyen, leder for Executive Office.

Etablerte strukturer, nye krav

HanseWerk hadde allerede veletablerte og tydelig strukturerte arbeidsprosesser. Etter hvert som antallet styrende organer økte, vokste også koordineringsarbeidet. Målet var derfor å videreutvikle møteorganiseringen med digital støtte, uten å gi slipp på strukturer som fungerte godt.

«Vi har mange gjentakende oppgaver, for eksempel ved forberedelse av dokumenter og sammenstilling av møtemateriell, og dette gjelder på tvers av alle selskaper i HanseWerk. Potensialet for forenkling er derfor stort. Det var tydelig at digitale verktøy kunne hjelpe oss», sier Nguyen.

Boardwise ble tatt i bruk ikke for å erstatte eksisterende prosesser, men for å styrke dem og gjøre dem robuste over tid.

Det digitale løftet: fra dialog til beslutning

Den første kontakten med Boardwise oppstod via LinkedIn og ga et positivt inntrykk fra starten av. Allerede etter første samtale ble det klart at Boardwise traff nettopp de punktene der videre forbedringer var mulig.

«Da jeg hørte at enkelte prosesssteg kunne automatiseres, tenkte jeg umiddelbart: dette passer oss», forteller Nguyen.

Etter en kort gjennomgang av markedet ble beslutningen raskt tatt:
«Vi så på hva som fantes der ute, men ganske tidlig sa vi: hvis søsterselskaper har hatt gode erfaringer med Boardwise, følger vi samme løsning», forklarer Nguyen.

Struktur møter endring – innføringen av Boardwise

Innføringen ble bevisst gjennomført stegvis og i tett dialog med de interne organene. «Mottakelsen var svært positiv, fordi vi var tydelige på at dette ville gjøre oss raskere. Kollegene trenger ikke lenger å sende e-poster – alt går gjennom ett verktøy», sier Nguyen.

Samtidig innebar standardiseringen også en kulturell endring:
«Systemet er mer konsekvent enn før. Nå finnes det klare frister og rammer. Det er en kulturell utfordring, men nødvendig», understreker Nguyen.

Åpen kommunikasjon og tydelige prosesser gjorde at Boardwise raskt ble en naturlig del av den daglige styrehverdagen.

Mindre arbeid. Bedre oversikt.

I dag gjennomføres møter i styret og tilsynsstyret digitalt, transparent og innenfor en felles struktur. Saker sendes inn direkte via Boardwise, dokumenter samles automatisk, og agendaer kan enkelt organiseres med drag and drop.

«Dette er den største lettelsen for oss. Tidligere gjorde vi alt manuelt, nå tar systemet over», fremhever Nguyen.

De nye arbeidsformene gir ikke bare bedre struktur, men også mer ro i hverdagen:
«Systemet viser tydelig hva som er mulig og hva som ikke er det. Hvis noe kommer inn fem minutter før møtet, blir det ikke med lenger. Det gjør arbeidet langt mer behagelig», forklarer hun.

Åpenhet som ny standard

HanseWerk verdsetter særlig den økte sporbarheten i godkjenningsprosessene:
«Man ser nøyaktig hvem som har godkjent hva og når. Det er en referanse man setter pris på, og som også styremedlemmene opplever som svært positiv», sier Nguyen.

En avgjørende faktor i valget av Boardwise var også at det ikke ble inngått kompromisser når det gjelder datasikkerhet:
«Det avgjørende var at Boardwise er integrert i vårt eksisterende Microsoft 365-miljø», understreker lederen for Executive Office.

Boardwise kombinerer dermed digitale arbeidsflyter med sikkerhetsnivået som kreves i et konsern som HanseWerk. Som energileverandør innen kritisk infrastruktur arbeider HanseWerk etter svært strenge sikkerhetskrav, noe som spilte en sentral rolle i innføringen.

Neste steg: felles prosesser for alle organer

Digitaliseringen av styrearbeidet var bare starten. Nå fokuserer HanseWerk på å videreutvikle prosesser og harmonisere standarder på tvers av konsernet.

«Reell fremdrift oppnås først når man standardiserer, og det er akkurat den prosessen vi står i nå», understreker Nguyen.

På lengre sikt skal Boardwise også tas i bruk i flere styrende organer for å styrke samarbeidet mellom holdingselskapet og datterselskapene.

Konklusjon: effektivt. moderne. standardisert.

Med Boardwise har HanseWerk løftet sitt styrearbeid til et nytt nivå profesjonelt, sikkert og fremtidsrettet.

«Den tidligere arbeidsmåten var ikke et langsiktig alternativ. Digital støtte må videreutvikles», oppsummerer lederen for Executive Office.

Effektivt, moderne, standardisert. Det er de tre ordene HanseWerk bruker for å beskrive den nye kvaliteten i sin digitale organisering av styrende organer med Boardwise.

Klar til å heve styredriften din?

Enten for hovedstyrer, representantskap eller internasjonale enheter—Styrevis hjelper deg med å organisere møtene dine effektivt, gjennomsiktig og fremtidsklare.

👉 Bestill en demo i dag og se hvordan Boardwise kan forenkle arbeidet ditt.