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Energía para tomar buenas decisiones

Como parte del Grupo E.ON, HanseWerk AG es uno de los principales proveedores de servicios energéticos del norte de Alemania. Como holding, gestiona varias filiales que operan desde la gestión de redes hasta el suministro energético regional.

La Oficina del Consejo es responsable de la organización de todas las reuniones del Consejo de Administración y del Consejo de Supervisión. Con numerosos participantes, procesos de coordinación complejos y, en algunos casos, reuniones semanales, actúa como el nexo central entre estrategia, administración y supervisión.

“Tenemos una situación particular: aquí confluyen las reuniones del consejo de la holding y las reuniones de dirección de las filiales”, explica Huyen-Tran Nguyen, responsable de la Oficina del Consejo.

Estructuras consolidadas, nuevas exigencias

HanseWerk ya contaba con procesos establecidos y bien definidos. Sin embargo, a medida que aumentó la diversidad de órganos, también creció el esfuerzo de coordinación. El objetivo era evolucionar la organización de las reuniones con apoyo digital, sin renunciar a las estructuras que ya funcionaban.

“Tenemos muchas tareas recurrentes, como la preparación de documentos o la recopilación de materiales para las reuniones, y esto se aplica a todas las empresas de HanseWerk. El potencial para simplificar es enorme. Estaba claro que las herramientas digitales podían ayudarnos”, señala Nguyen.

Boardwise entró en juego no para sustituir procesos, sino para reforzarlos y hacerlos sostenibles a largo plazo.

El impulso digital: de la conversación a la decisión

El primer contacto con Boardwise surgió a través de LinkedIn y convenció desde el inicio. Tras el primer intercambio, quedó claro que Boardwise abordaba exactamente los puntos donde era posible mejorar los procesos.

“Cuando escuché que se podían automatizar ciertos pasos, pensé inmediatamente: esto encaja con nosotros”, recuerda Nguyen.

Después de una breve revisión del mercado, la decisión se tomó rápidamente:
“Analizamos otras opciones, pero pronto dijimos: si empresas del grupo ya han tenido buenas experiencias con Boardwise, seguiremos el mismo camino”, explica Nguyen.

Estructura y cambio: la implantación de Boardwise

La implantación se llevó a cabo de forma gradual y en estrecha coordinación con los órganos internos. “La acogida fue muy positiva, porque dejamos claro que esto nos haría más rápidos. Los compañeros ya no tienen que enviarnos correos electrónicos; todo se gestiona a través de una única herramienta”, comenta Nguyen.

Al mismo tiempo, la estandarización implicó un cambio cultural:
“El sistema es más estricto que antes. Ahora hay plazos y límites claros. Es un reto cultural, pero necesario”, subraya Nguyen.

Gracias a una comunicación abierta y a procesos bien definidos, Boardwise se integró rápidamente en el día a día del trabajo de los órganos de gobierno.

Menos esfuerzo. Más claridad.

Hoy en día, las reuniones del Consejo de Administración y del Consejo de Supervisión se realizan de forma digital, transparente y con una estructura uniforme. Los temas se envían directamente a través de Boardwise, los documentos se consolidan automáticamente y las agendas se organizan fácilmente con drag and drop.

“Es el mayor alivio para nosotros. Antes hacíamos todo de forma manual; ahora el sistema se encarga”, destaca Nguyen.

Los nuevos procesos no solo ahorran tiempo, sino que también aportan tranquilidad al trabajo diario:
“El sistema deja claro qué es posible y qué no. Si algo llega cinco minutos antes de la reunión, ya no entra. Eso es mucho más cómodo”, explica.

La transparencia como nuevo estándar

HanseWerk valora especialmente la mayor trazabilidad en los procesos de aprobación:
“Se puede ver exactamente quién aprobó qué y cuándo. Es una referencia muy valiosa y también muy bien recibida por los miembros del consejo”, afirma Nguyen.

Un factor clave en la decisión a favor de Boardwise fue que no se hicieron concesiones en materia de protección de datos:
“Lo decisivo fue que Boardwise se integra en nuestro entorno existente de Microsoft 365”, enfatiza la responsable de la Oficina del Consejo.

De este modo, Boardwise combina flujos de trabajo digitales con el nivel de seguridad que requiere un entorno corporativo como el de HanseWerk. Como proveedor de servicios energéticos dentro de infraestructuras críticas, HanseWerk opera bajo estrictas normativas de seguridad, lo que desempeñó un papel central en la implantación.

El siguiente paso: procesos coherentes para todos los órganos

La digitalización del trabajo del consejo fue solo el comienzo. Actualmente, HanseWerk se centra en seguir optimizando los procesos y armonizar los estándares a nivel de grupo.

“Solo se avanza de verdad cuando se estandariza, y ese es el proceso en el que estamos ahora mismo”, destaca Nguyen.

A largo plazo, Boardwise también se utilizará en otros órganos para reforzar la colaboración entre la holding y sus filiales.

Conclusión: eficiente. moderno. estandarizado.

Con Boardwise, HanseWerk ha llevado su trabajo de órganos de gobierno a un nuevo nivel: profesional, seguro y preparado para el futuro.

“El enfoque anterior no era una opción a largo plazo. Las herramientas digitales deben seguir avanzando”, resume la responsable de la Oficina del Consejo.

Eficiente, moderno, estandarizado. Estos son los tres conceptos con los que HanseWerk describe la nueva calidad de su organización digital de órganos de gobierno con Boardwise.

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