Intervju med Jens Hayer, leder for styrekontoret hos SozialBank

OM SOZIALBANK

SozialBank er Tysklands eneste finansinstitusjon som utelukkende fokuserer på institusjonelle kunder innen sosial- og helsesektoren. Til tross for denne strenge spesialiseringen i sosiale infrastrukturinstitusjoner, er det en av de største bankene i National Association of German Cooperative Banks (BVR), med totale eiendeler på over 10 milliarder euro. På grunn av sin unike kundestruktur og krevende regulatoriske krav, er SozialBank avhengig av effektive og sikre prosesser - spesielt når det gjelder organisering av styremøter.

UTFORDRINGEN

Hvordan hørte du først om Boardwise?

«Vi ble kjent med Boardwise gjennom en ansatt som oppdaget verktøyet under et seminar. Potensialet for å modernisere prosessene våre var umiddelbart synlig - spesielt med tanke på de mange manuelle arbeidsflytene som var ineffektive og utsatt for feil.»

Hva var hovedproblemene du ønsket å løse?

«Før vi introduserte Boardwise, var arbeidet ekstremt tidkrevende og feilutsatt. Vi måtte bruke mange programmer - Outlook, Word, forskjellige filbehandlingssystemer - som resulterte i flere grensesnitt, kopier-lim-rutiner og forsinkelser. Videre var sporing og åpenhet i beslutninger og oppgaver utilstrekkelig.»

LØSNINGEN

Hvorfor valgte du Boardwise?

«Integrering i eksisterende systemer som MS Teams var en nøkkelfaktor for oss. Vi var også imponert over verktøyets fleksibilitet: Våre spesifikke prosesser kunne i stor grad kartlegges, og Boardwise utvikles kontinuerlig. Det intuitive grensesnittet — «Apple-logikken» til verktøyet — skilte seg også ut. Du vet umiddelbart hvor du skal klikke, og det er vanskelig å gjøre feil.»

Hvordan har arbeidet ditt endret seg siden implementeringen av Boardwise?

«Prosessene våre har blitt betydelig mer effektive. For eksempel kan beslutninger nå videresendes umiddelbart fra møtet til de ansvarlige personene. Åpenheten har også blitt betydelig forbedret: alle dokumenter, beslutninger og gjøremål lagres på ett sentralt sted og er tilgjengelig når som helst. Frister og godkjenninger er tydelig synlige og sporbare, noe som har forbedret samarbeidet på tvers av hele teamet.»

RESULTATENE

Hvilke fordeler gir Boardwise til SozialBank generelt?‍

«Boardwise har fundamentalt endret måten vi jobber på. Vi har oppnådd tidsbesparelser på rundt 30 til 40%, selv om vi fortsatt er i onboarding-fasen. Vi verdsetter spesielt verktøyets sikkerhet og pålitelighet: alle prosesser er gjennomsiktige og godt dokumenterte. Dette er spesielt viktig i en sterkt regulert bransje som bankvirksomhet.»

Hvor viktig er sikkerhet for SozialBank, og hvordan støtter Boardwise det?

Sikkerhet er et sentralt tema for oss som bank. Med Boardwise kan vi være sikre på at sensitive data håndteres gjennom kontrollerte prosesser. For eksempel sendes dokumenter ikke lenger via e-post, men leveres via sikre lenker som bare er tilgjengelige for autoriserte personer. Alle aktiviteter logges, noe som hjelper oss med å oppfylle de strenge kravene til samsvar og risikostyring. Dette reduserer risikoen og øker effektiviteten.»

Er det noen spesifikke funksjoner du vil fremheve?

«Et høydepunkt er automatisk distribusjon av møtereferater. Beslutninger og oppgaver kan videresendes direkte fra møter til de ansvarlige personene. Tilpasningsalternativene — spesielt i arbeidsflyter for godkjenning — er også svært nyttige for oss. Disse funksjonene forenkler ikke bare arbeidet vårt, men sikrer også større pålitelighet og hastighet.»

Har samarbeidet i banken blitt bedre?

«Definitivt. Gjennomsiktigheten og påliteligheten i prosessene har styrket samarbeidet. Frister overholdes, og alle er alltid på samme side. Dette bygger tillit og avlaster teamene, ettersom det er færre oppfølgingsspørsmål og kommunikasjonen er mer strukturert.»‍

Til slutt: Vil du anbefale Boardwise?

«Absolutt. Boardwise er en game changer for styreledelsen vår. Det gir oss fleksibiliteten og effektiviteten vi trenger for å takle våre krevende oppgaver. Spesielt i en regulert bransje som vår, er det et uvurderlig verktøy som setter sikkerhet, åpenhet og hastighet foran og i sentrum.