Entretien avec Jens Hayer, chef du bureau du conseil d'administration de SozialBank

À PROPOS DE SOZIALBANK

SozialBank est la seule institution financière d'Allemagne qui se concentre exclusivement sur les clients institutionnels des secteurs social et de la santé. Malgré cette spécialisation stricte dans les institutions d'infrastructure sociale, elle est l'une des plus grandes banques de l'Association nationale des banques coopératives allemandes (BVR), avec un actif total supérieur à 10 milliards d'euros. En raison de sa structure client unique et de ses exigences réglementaires strictes, SozialBank s'appuie sur des processus efficaces et sécurisés, en particulier lorsqu'il s'agit d'organiser les réunions du conseil d'administration.

LE DÉFI

Comment avez-vous entendu parler de Boardwise pour la première fois ?

« Nous avons découvert Boardwise grâce à un employé qui a découvert l'outil lors d'un séminaire. Le potentiel de modernisation de nos processus est apparu immédiatement, en particulier compte tenu des nombreux flux de travail manuels inefficaces et sujets aux erreurs. »

Quels étaient les principaux problèmes que vous souhaitiez résoudre ?

« Avant de lancer Boardwise, le travail était extrêmement chronophage et sujet aux erreurs. Nous avons dû utiliser de nombreux programmes (Outlook, Word, divers systèmes de gestion de fichiers), ce qui a entraîné de multiples interfaces, des routines de copier-coller et des retards. De plus, le suivi et la transparence des décisions et des tâches étaient insuffisants. »

LA SOLUTION

Pourquoi avez-vous choisi Boardwise ?

« L'intégration dans des systèmes existants tels que MS Teams a été un facteur clé pour nous. Nous avons également été impressionnés par la flexibilité de l'outil : nos processus spécifiques pouvaient être largement cartographiés, et Boardwise est en constante évolution. L'interface intuitive, la « logique Apple » de l'outil, s'est également démarquée. Vous savez immédiatement où cliquer et il est difficile de faire des erreurs. »

Comment votre travail a-t-il évolué depuis la mise en œuvre de Boardwise ?

« Nos processus sont devenus nettement plus efficaces. Par exemple, les décisions peuvent désormais être transmises immédiatement aux personnes responsables après la réunion. La transparence s'est également considérablement améliorée : tous les documents, décisions et tâches sont stockés dans un endroit central et accessibles à tout moment. Les délais et les approbations sont clairement visibles et traçables, ce qui a amélioré la collaboration au sein de l'ensemble de l'équipe. »

LES RÉSULTATS

Quels sont les avantages globaux de Boardwise pour SozialBank ?‍

« Boardwise a fondamentalement changé notre façon de travailler. Nous avons réalisé un gain de temps d'environ 30 à 40 %, même si nous en sommes encore à la phase d'intégration. Nous attachons une importance particulière à la sécurité et à la fiabilité de l'outil : tous les processus sont transparents et bien documentés. Cela est particulièrement crucial dans un secteur hautement réglementé comme le secteur bancaire. »

Quelle est l'importance de la sécurité pour SozialBank, et comment Boardwise la soutient-elle ?

« La sécurité est une question essentielle pour nous en tant que banque. Avec Boardwise, nous pouvons être sûrs que les données sensibles sont gérées selon des processus contrôlés. Par exemple, les documents ne sont plus envoyés par courrier électronique mais fournis via des liens sécurisés accessibles uniquement aux personnes autorisées. Toutes les activités sont enregistrées, ce qui nous permet de répondre aux exigences strictes en matière de conformité et de gestion des risques. Cela réduit les risques tout en augmentant l'efficacité. »

Y a-t-il des caractéristiques spécifiques que vous voudriez souligner ?

« L'un des points forts est la distribution automatique des comptes rendus des réunions. Les décisions et les tâches peuvent être transmises directement aux personnes responsables lors des réunions. Les options de personnalisation, en particulier dans les flux de travail d'approbation, sont également extrêmement utiles pour nous. Ces fonctionnalités simplifient non seulement notre travail, mais garantissent également une fiabilité et une rapidité accrues. »

La collaboration au sein de la banque s'est-elle améliorée ?

« Absolument. La transparence et la fiabilité des processus ont renforcé la collaboration. Les délais sont respectés et tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde. Cela renforce la confiance et soulage les équipes, car il y a moins de questions de suivi et la communication est plus structurée. »‍

Enfin : recommanderiez-vous Boardwise ?

« Absolument. Boardwise change la donne en matière de gestion de notre conseil d'administration. Cela nous donne la flexibilité et l'efficacité dont nous avons besoin pour accomplir nos tâches exigeantes. Surtout dans un secteur réglementé comme le nôtre, il s'agit d'un outil précieux qui met la sécurité, la transparence et la rapidité au premier plan. »