Entrevista con Jens Hayer, jefe de la Oficina de la Junta Directiva de SozialBank

ACERCA DE SOZIALBANK

SozialBank es la única institución financiera de Alemania que se centra exclusivamente en clientes institucionales de los sectores social y sanitario. A pesar de esta estricta especialización en instituciones de infraestructura social, es uno de los bancos más grandes de la Asociación Nacional de Bancos Cooperativos Alemanes (BVR), con activos totales que superan los 10 000 millones de euros. Debido a su estructura de clientes única y a sus exigentes requisitos reglamentarios, SozialBank depende de procesos eficientes y seguros, especialmente cuando se trata de organizar las reuniones de la junta directiva.

EL DESAFÍO

¿Cómo se enteró por primera vez de Boardwise?

«Nos enteramos de Boardwise a través de un empleado que descubrió la herramienta durante un seminario. El potencial para modernizar nuestros procesos se hizo evidente de inmediato, especialmente teniendo en cuenta los numerosos flujos de trabajo manuales que eran ineficientes y propensos a errores».

¿Cuáles eran los principales problemas que querías resolver?

«Antes de introducir Boardwise, el trabajo consumía mucho tiempo y era propenso a errores. Teníamos que usar numerosos programas (Outlook, Word y varios sistemas de administración de archivos), lo que generaba múltiples interfaces, rutinas de copiar y pegar y demoras. Además, el seguimiento y la transparencia de las decisiones y las tareas eran inadecuados».

LA SOLUCIÓN

¿Por qué elegiste Boardwise?

«La integración en los sistemas existentes, como MS Teams, fue un factor clave para nosotros. También nos impresionó la flexibilidad de la herramienta: nuestros procesos específicos podían mapearse en gran medida y Boardwise se desarrolla continuamente. También se destacó la interfaz intuitiva (la «lógica de Apple» de la herramienta). Sabes inmediatamente dónde hacer clic y es difícil cometer errores».

¿Cómo ha cambiado su trabajo desde la implementación de Boardwise?

«Nuestros procesos se han vuelto significativamente más eficientes. Por ejemplo, las decisiones ahora pueden transmitirse inmediatamente después de la reunión a las personas responsables. La transparencia también ha mejorado considerablemente: todos los documentos, decisiones y tareas pendientes se almacenan en una ubicación central y se puede acceder a ellos en cualquier momento. Los plazos y las aprobaciones son claramente visibles y se pueden rastrear, lo que ha mejorado la colaboración de todo el equipo».

LOS RESULTADOS

¿Qué beneficios aporta Boardwise a SozialBank en general?‍

«Boardwise ha cambiado radicalmente nuestra forma de trabajar. Hemos logrado un ahorro de tiempo de entre un 30 y un 40%, a pesar de que todavía estamos en la fase de incorporación. Valoramos especialmente la seguridad y la fiabilidad de la herramienta: todos los procesos son transparentes y están bien documentados. Esto es especialmente crucial en un sector altamente regulado como el bancario».

¿Qué importancia tiene la seguridad para SozialBank y cómo la apoya Boardwise?

«La seguridad es un tema clave para nosotros como banco. Con Boardwise, podemos estar seguros de que los datos confidenciales se gestionan mediante procesos controlados. Por ejemplo, los documentos ya no se envían por correo electrónico, sino que se proporcionan a través de enlaces seguros a los que solo pueden acceder las personas autorizadas. Todas las actividades se registran, lo que nos ayuda a cumplir con los estrictos requisitos de cumplimiento y gestión de riesgos. Esto reduce los riesgos y, al mismo tiempo, aumenta la eficiencia».

¿Hay alguna característica específica que destacaría?

«Un aspecto destacado es la distribución automática de las actas de las reuniones. Las decisiones y tareas se pueden reenviar directamente desde las reuniones a las personas responsables. Las opciones de personalización, especialmente en los flujos de trabajo de aprobación, también son extremadamente útiles para nosotros. Estas funciones no solo simplifican nuestro trabajo, sino que también garantizan una mayor fiabilidad y velocidad».

¿Ha mejorado la colaboración dentro del banco?

«Definitivamente. La transparencia y la confiabilidad de los procesos han fortalecido la colaboración. Se cumplen los plazos y todo el mundo está siempre en sintonía. Esto genera confianza y alivia a los equipos, ya que hay menos preguntas de seguimiento y la comunicación es más estructurada».‍

Por último: ¿Recomendarías Boardwise?

«Absolutamente. Boardwise supone un punto de inflexión para la administración de nuestra junta directiva. Nos brinda la flexibilidad y la eficiencia que necesitamos para abordar nuestras exigentes tareas. Especialmente en un sector regulado como el nuestro, es una herramienta inestimable que pone la seguridad, la transparencia y la velocidad en primer plano».