Wywiad z Jensem Hayerem, szefem Biura Zarządu SozialBanku

O SOZIALBANK

SozialBank jest jedyną instytucją finansową w Niemczech skupiającą się wyłącznie na klientach instytucjonalnych w sektorze socjalnym i opieki zdrowotnej. Pomimo tej ścisłej specjalizacji w instytucjach infrastruktury społecznej, jest jednym z największych banków w Krajowym Związku Niemieckich Banków Spółdzielczych (BVR), którego łączna wartość aktywów przekracza 10 mld euro. Ze względu na wyjątkową strukturę klientów i wymagające wymagania regulacyjne, SozialBank opiera się na sprawnych i bezpiecznych procesach — zwłaszcza jeśli chodzi o organizację posiedzeń zarządu.

WYZWANIE

Jak po raz pierwszy usłyszałeś o Boardwise?

„Dowiedzieliśmy się o Boardwise dzięki pracownikowi, który odkrył narzędzie podczas seminarium. Potencjał modernizacji naszych procesów był natychmiast widoczny — szczególnie biorąc pod uwagę wiele ręcznych przepływów pracy, które były nieefektywne i podatne na błędy”.

Jakie były główne problemy, które chciałeś rozwiązać?

„Przed wprowadzeniem Boardwise praca była niezwykle czasochłonna i podatna na błędy. Musieliśmy korzystać z wielu programów - Outlook, Word, różnych systemów zarządzania plikami - co skutkowało wieloma interfejsami, procedurami kopiowania i wklejania i opóźnieniami. Ponadto śledzenie i przejrzystość decyzji i zadań były niewystarczające”.

ROZWIĄZANIE

Dlaczego wybrałeś Boardwise?

„Integracja z istniejącymi systemami, takimi jak MS Teams, była dla nas kluczowym czynnikiem. Byliśmy również pod wrażeniem elastyczności narzędzia: nasze specyficzne procesy mogły być w dużej mierze mapowane, a Boardwise jest stale rozwijany. Intuicyjny interfejs - „logika Apple” narzędzia - również wyróżniał się. Od razu wiesz, gdzie kliknąć i trudno jest popełnić błędy”.

Jak zmieniła się Twoja praca od czasu wdrożenia Boardwise?

„Nasze procesy stały się znacznie bardziej wydajne. Na przykład decyzje mogą być teraz przekazywane natychmiast ze spotkania osobom odpowiedzialnym. Znacznie poprawiła się również przejrzystość: wszystkie dokumenty, decyzje i zadania są przechowywane w jednym centralnym miejscu i dostępne w dowolnym momencie. Terminy i zatwierdzenia są wyraźnie widoczne i identyfikowalne, co usprawniło współpracę w całym zespole”.

WYNIKI

Jakie korzyści Boardwise przynosi SozialBank ogólnie?‍

„Boardwise zasadniczo zmienił sposób, w jaki pracujemy. Osiągnęliśmy oszczędność czasu w wysokości około 30 do 40%, mimo że wciąż jesteśmy w fazie wdrażania. Szczególnie cenimy bezpieczeństwo i niezawodność narzędzia: wszystkie procesy są przejrzyste i dobrze udokumentowane. Jest to szczególnie ważne w wysoce regulowanej branży, takiej jak bankowość”.

Jak ważne jest bezpieczeństwo dla SozialBank i jak Boardwise to wspiera?

„Bezpieczeństwo to kluczowa kwestia dla nas jako banku. Dzięki Boardwise możemy mieć pewność, że poufne dane są zarządzane za pomocą kontrolowanych procesów. Na przykład dokumenty nie są już wysyłane pocztą elektroniczną, ale dostarczane za pośrednictwem bezpiecznych linków dostępnych tylko dla upoważnionych osób. Wszystkie działania są rejestrowane, co pomaga nam spełnić surowe wymagania dotyczące zgodności i zarządzania ryzykiem. Zmniejsza to ryzyko przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności”.

Czy są jakieś szczególne cechy, które chciałbyś podkreślić?

„Najważniejszym punktem jest automatyczna dystrybucja protokołów ze spotkań. Decyzje i zadania mogą być przekazywane bezpośrednio ze spotkań osobom odpowiedzialnym. Opcje dostosowywania — zwłaszcza w procesach zatwierdzania — są dla nas niezwykle przydatne. Funkcje te nie tylko upraszczają naszą pracę, ale także zapewniają większą niezawodność i szybkość”.

Czy poprawiła się współpraca w banku?

„Zdecydowanie. Przejrzystość i niezawodność procesów wzmocniły współpracę. Terminy są dotrzymane i wszyscy są zawsze na tej samej stronie. Buduje to zaufanie i odciąża zespoły, ponieważ jest mniej pytań uzupełniających, a komunikacja jest bardziej ustrukturyzowana”.‍

Wreszcie: Czy poleciłbyś Boardwise?

„Absolutnie. Boardwise zmienia grę dla naszego zarządu. Daje nam elastyczność i wydajność, której potrzebujemy, aby sprostać wymagającym zadaniom. Szczególnie w branży regulowanej, takiej jak nasza, jest to nieocenione narzędzie, które stawia bezpieczeństwo, przejrzystość i prędkość na pierwszym miejscu”.