Intervista a Jens Hayer, capo dell'ufficio del consiglio di amministrazione di SozialBank

SU SOZIALBANK

SozialBank è l'unico istituto finanziario tedesco focalizzato esclusivamente su clienti istituzionali nei settori sociale e sanitario. Nonostante questa rigorosa specializzazione in istituzioni di infrastrutture sociali, è una delle maggiori banche all'interno dell'Associazione nazionale delle banche cooperative tedesche (BVR), con un patrimonio totale superiore a 10 miliardi di euro. Grazie alla sua struttura clienti unica e ai severi requisiti normativi, SozialBank dipende da processi efficienti e sicuri, soprattutto quando si tratta di organizzare le riunioni del consiglio di amministrazione.

LA SFIDA

Come sei venuto a conoscenza di Boardwise per la prima volta?

«Siamo venuti a conoscenza di Boardwise tramite un dipendente che ha scoperto lo strumento durante un seminario. Il potenziale di modernizzazione dei nostri processi è stato immediatamente evidente, in particolare alla luce dei numerosi flussi di lavoro manuali che erano inefficienti e soggetti a errori».

Quali erano i problemi principali che volevi risolvere?

«Prima di introdurre Boardwise, il lavoro richiedeva molto tempo ed era soggetto a errori. Abbiamo dovuto utilizzare numerosi programmi, Outlook, Word, vari sistemi di gestione dei file, il che ha comportato interfacce multiple, routine di copia e incolla e ritardi. Inoltre, il monitoraggio e la trasparenza delle decisioni e delle attività erano inadeguati».

LA SOLUZIONE

Perché hai scelto Boardwise?

«L'integrazione in sistemi esistenti come MS Teams è stato un fattore chiave per noi. Siamo rimasti colpiti anche dalla flessibilità dello strumento: i nostri processi specifici possono essere ampiamente mappati e Boardwise viene continuamente sviluppato. Anche l'interfaccia intuitiva, la «logica Apple» dello strumento, si è distinta. Sai subito dove fare clic ed è difficile commettere errori».

Come è cambiato il tuo lavoro dall'implementazione di Boardwise?

«I nostri processi sono diventati notevolmente più efficienti. Ad esempio, ora le decisioni possono essere trasmesse immediatamente dalla riunione alle persone responsabili. Anche la trasparenza è notevolmente migliorata: tutti i documenti, le decisioni e le cose da fare sono archiviati in un'unica posizione centrale e accessibili in qualsiasi momento. Le scadenze e le approvazioni sono chiaramente visibili e tracciabili, il che ha migliorato la collaborazione tra l'intero team».

I RISULTATI

Quali vantaggi offre Boardwise a SozialBank in generale?‍

«Boardwise ha cambiato radicalmente il nostro modo di lavorare. Abbiamo ottenuto un risparmio di tempo di circa il 30-40%, anche se siamo ancora nella fase di onboarding. Apprezziamo particolarmente la sicurezza e l'affidabilità dello strumento: tutti i processi sono trasparenti e ben documentati. Ciò è particolarmente importante in un settore altamente regolamentato come quello bancario».

Quanto è importante la sicurezza per SozialBank e in che modo Boardwise la supporta?

«La sicurezza è una questione fondamentale per noi come banca. Con Boardwise, possiamo essere certi che i dati sensibili vengono gestiti attraverso processi controllati. Ad esempio, i documenti non vengono più inviati via e-mail ma forniti tramite collegamenti sicuri accessibili solo a persone autorizzate. Tutte le attività vengono registrate, aiutandoci a soddisfare i severi requisiti di conformità e gestione del rischio. Ciò riduce i rischi e aumenta l'efficienza».

Ci sono caratteristiche specifiche che vorresti evidenziare?

«Uno dei punti salienti è la distribuzione automatica dei verbali delle riunioni. Le decisioni e le attività possono essere trasmesse direttamente dalle riunioni alle persone responsabili. Anche le opzioni di personalizzazione, in particolare nei flussi di lavoro di approvazione, sono estremamente utili per noi. Queste funzionalità non solo semplificano il nostro lavoro, ma garantiscono anche maggiore affidabilità e velocità».

La collaborazione all'interno della banca è migliorata?

«Sicuramente. La trasparenza e l'affidabilità dei processi hanno rafforzato la collaborazione. Le scadenze sono rispettate e tutti sono sempre sulla stessa lunghezza d'onda. Questo crea fiducia e dà sollievo ai team, poiché ci sono meno domande di follow-up e la comunicazione è più strutturata».‍

Infine: consiglieresti Boardwise?

«Assolutamente. Boardwise è un punto di svolta per la nostra gestione del consiglio di amministrazione. Ci offre la flessibilità e l'efficienza di cui abbiamo bisogno per affrontare i nostri compiti impegnativi. Soprattutto in un settore regolamentato come il nostro, è uno strumento inestimabile che mette sicurezza, trasparenza e velocità in primo piano».