Intervju med Jens Hayer, direktionschef på SozialBank

OM SOZIALBANK

SozialBank är Tysklands enda finansinstitut som uteslutande fokuserar på institutionella kunder inom social- och hälsovårdssektorn. Trots denna strikta specialisering inom institutioner för social infrastruktur är det en av de största bankerna inom National Association of German Cooperative Banks (BVR), med totala tillgångar som överstiger 10 miljarder euro. På grund av sin unika kundstruktur och krävande myndighetskrav är SozialBank beroende av effektiva och säkra processer — särskilt när det gäller att organisera styrelsemöten.

UTMANINGEN

Hur hörde du först om Boardwise?

” Vi blev medvetna om Boardwise genom en anställd som upptäckte verktyget under ett seminarium. Potentialen att modernisera våra processer var omedelbart uppenbar - särskilt med tanke på de många manuella arbetsflöden som var ineffektiva och benägna att orsaka fel.”

Vilka var de största problemen du ville lösa?

” Innan vi introducerade Boardwise var arbetet extremt tidskrävande och felbenäget. Vi var tvungna att använda många program - Outlook, Word, olika filhanteringssystem - vilket resulterade i flera gränssnitt, rutiner för kopiering och klistra in, och förseningar. Dessutom var spårning och öppenhet i beslut och uppgifter otillräcklig.

LÖSNINGEN

Varför valde du Boardwise?

” Integration i befintliga system som MS Teams var en nyckelfaktor för oss. Vi imponerades också av verktygets flexibilitet: våra specifika processer kunde till stor del kartläggas och Boardwise utvecklas kontinuerligt. Det intuitiva gränssnittet - verktygets ”Apple-logik” - stod också ut. Du vet omedelbart var du ska klicka och det är svårt att göra misstag.

Hur har ditt arbete förändrats sedan implementeringen av Boardwise?

” Våra processer har blivit betydligt effektivare. Till exempel kan beslut nu vidarebefordras omedelbart från mötet till de ansvariga individerna. Öppenheten har också förbättrats avsevärt: alla dokument, beslut och uppgifter lagras på en central plats och är tillgängliga när som helst. Tidsfrister och godkännanden är tydligt synliga och spårbara, vilket har förbättrat samarbetet mellan hela teamet.

RESULTATEN

Vilka fördelar ger Boardwise för SozialBank totalt sett?‍

” Boardwise har fundamentalt förändrat hur vi arbetar. Vi har uppnått tidsbesparingar på cirka 30 till 40%, även om vi fortfarande är i onboarding-fasen. Vi värdesätter särskilt verktygets säkerhet och tillförlitlighet: alla processer är transparenta och väl dokumenterade. Detta är särskilt viktigt i en mycket reglerad bransch som bankverksamhet.

Hur viktigt är säkerheten för SozialBank, och hur stödjer Boardwise det?

Säkerhet är en viktig fråga för oss som bank. Med Boardwise kan vi vara säkra på att känslig data hanteras genom kontrollerade processer. Dokument skickas till exempel inte längre via e-post utan tillhandahålls via säkra länkar som endast är tillgängliga för behöriga personer. Alla aktiviteter loggas, vilket hjälper oss att uppfylla de strikta kraven för efterlevnad och riskhantering. Detta minskar riskerna samtidigt som effektiviteten ökar.”

Finns det några specifika funktioner du skulle lyfta fram?

” En höjdpunkt är den automatiska distributionen av mötesprotokoll. Beslut och uppgifter kan vidarebefordras direkt från möten till de ansvariga individerna. Anpassningsalternativen — särskilt i arbetsflöden för godkännande — är också mycket användbara för oss. Dessa funktioner förenklar inte bara vårt arbete utan säkerställer också större tillförlitlighet och snabbhet.”

Har samarbetet inom banken förbättrats?

”Definitivt. Transparensen och tillförlitligheten i processerna har stärkt samarbetet. Tidsfristerna är uppfyllda, och alla är alltid på samma sida. Detta bygger förtroende och avlastar teamen, eftersom det finns färre uppföljningsfrågor och kommunikationen är mer strukturerad.‍

Slutligen: Skulle du rekommendera Boardwise?

”Absolut. Boardwise är en game changer för vår styrelse. Det ger oss den flexibilitet och effektivitet vi behöver för att ta itu med våra krävande uppgifter. Speciellt i en reglerad bransch som vår är det ett ovärderligt verktyg som sätter säkerhet, transparens och snabbhet i centrum.