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Website: www.bayer.com
Das Unternehmen
Die Bayer AG gehört zu den weltweit führenden Unternehmen in den Bereichen Gesundheit und Agrarwirtschaft. In einem globalen Konzern dieser Größenordnung spielt die Gremienarbeit – insbesondere auf Vorstandsebene – eine zentrale Rolle. Hier entscheidet sich, welche strategischen Themen weiterverfolgt, priorisiert oder neu ausgerichtet werden.
Damit diese Entscheidungen fundiert getroffen werden können, müssen die organisatorischen Abläufe im Hintergrund nahtlos funktionieren. Genau hier setzt das CEO-Office an und hat seit Januar 2025 mit Boardwise einen klaren Schritt in Richtung mehr Transparenz und Struktur gemacht.
Komplexe Gremienarbeit braucht verlässliche Prozesse
Die Vorbereitung von Vorstandssitzungen erfordert eine enge Abstimmung zwischen dem CEO-Office, den Mitgliedern des Vorstands und den einreichenden Bereichen. Tagesordnungspunkte müssen koordiniert, Unterlagen vollständig eingeholt, Freigaben nachgehalten, Änderungen verarbeitet und die Ergebnisse der Sitzungen zuverlässig dokumentiert werden.
Die zugrundeliegenden Prozesse im CEO-Office von Bayer waren bereits klar organisiert. Viele einzelne Arbeitsschritte erfolgten jedoch manuell und über unterschiedliche Anwendungen hinweg. Agenden wurden in Word erstellt, Abstimmungen und Freigaben liefen über Outlook, und Änderungen mussten an mehreren Stellen nachgeführt werden. Das erhöhte insbesondere bei kurzfristigen Anpassungen den Koordinationsaufwand.
„Unsere Prozesse waren klar definiert. Die Herausforderung bestand darin, viele einzelne Arbeitsschritte über verschiedene Anwendungen hinweg konsistent zu koordinieren.“
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant CEO
Der Anspruch: Eine zentrale Lösung für den gesamten Sitzungsprozess
Das CEO-Office suchte nach einer Lösung, die den bestehenden Prozess strukturiert unterstützt, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. Entscheidend waren eine zentrale Informationsbasis, transparente Bearbeitungsstände und eine möglichst gute Einbindung in die bestehende Microsoft 365-Umgebung.
Das Team wurde im Rahmen des Microsoft Assistant Summit auf Boardwise aufmerksam und entschied sich anschließend, die Lösung näher zu prüfen.
Bei der Entscheidung waren insbesondere drei Aspekte relevant:
- die zentrale Zusammenführung wichtiger Informationen und Prozessschritt
- die Integration in die bestehende Microsoft 365-Umgebung
- die Möglichkeit, die Plattform gemeinsam innerhalb des CEO-Office zu nutzen
„Für uns war wichtig, nicht einfach ein weiteres Tool einzuführen. Die Lösung musste sich in unsere bestehende Arbeitsweise einfügen und den gesamten Prozess für das Team übersichtlicher machen.“
Claudia Kodal, Board Assistant CEO-Office
Von der Einführung in den Regelbetrieb
Seit Januar 2025 nutzt das CEO-Office Boardwise für die Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen.
Nach der Einführungsphase ist die Lösung heute ein fester Bestandteil des Arbeitsprozesses.
Während der Implementierung stand das Team in regelmäßigem Austausch mit Boardwise. Anforderungen aus der praktischen Nutzung, unter anderem zur Menüführung und zur Gestaltung von Agenden und Protokollen, wurden aufgenommen.
„Von Beginn an hatten wir das Gefühl, dass unsere Anforderungen ernst genommen werden. Die enge Zusammenarbeit hat wesentlich dazu beigetragen, dass sich die Lösung gut in unsere Prozesse integrieren ließ.“
Claudia Kodal, Board Assistant CEO-Office
Natürlich war die Abstimmung mit IT- und Rechtsabteilung mit interner Koordination verbunden – ein normaler Prozess bei einem Konzern wie Bayer mit hohen Sicherheits- und Compliancerichtlinien.
Was sich im Arbeitsalltag verbessert hat
1. Zentrale und gemeinsame Informationsbasis
Einreichungen, Agenden, Sitzungsunterlagen, Freigabestatus und Protokolle können innerhalb eines zusammenhängenden Prozesses bearbeitet werden. Dadurch stehen dem Team die jeweils relevanten Informationen zentral zur Verfügung.
Das erleichtert nicht nur die tägliche Zusammenarbeit, sondern auch Vertretungssituationen. Informationen und Bearbeitungsstände sind weniger stark an einzelne Postfächer, persönliche Ablagen oder lokale Dokumentversionen gebunden.
„Die zentrale Arbeitsumgebung gibt uns eine gemeinsame und verlässliche Informationsbasis. Gerade bei kurzfristigen Änderungen oder in Vertretungssituationen ist das für uns ein großer Vorteil.“
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant CEO
2. Weniger manueller Aufwand bei Agenden und Änderungen
Vor der Einführung von Boardwise mussten Informationen aus unterschiedlichen Quellen manuell in die Agenda übertragen und bei Änderungen mehrfach aktualisiert werden. Heute lassen sich Tagesordnungspunkte, Agenda und zugehörige Informationen innerhalb eines Systems bearbeiten.
Dadurch sinkt das Risiko, dass Änderungen nur in einem Dokument oder einer einzelnen Version berücksichtigt werden. Gleichzeitig wird der Abstimmungsaufwand innerhalb desTeams reduziert.
„Änderungen gehören bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen zum Alltag. Mit Boardwise können wir diese konsistenter und mit deutlich weniger manuellen Zwischenschritten abbilden.“
Claudia Kodal, Board Assistant CEO-Office
3. Bessere Transparenz bei Einreichungen und Freigaben
Das Team kann leichter nachvollziehen, welche Inhalte bereits vorliegen, welche Schritte abgeschlossen sind und wo noch eine Rückmeldung aussteht. Dies erleichtert das gezielte Nachhalten von Einreichungen und Freigaben.
Die im System hinterlegten Fristen unterstützen zusätzlich dabei, Erwartungen und Verantwortlichkeiten im Prozess klarer sichtbar zu machen.
„Wir sehen schneller, wo ein Vorgang steht und an welcher Stelle noch Handlungsbedarf besteht. Das schafft Transparenz und ermöglicht ein gezielteres Follow-up.“
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant CEO
4. Durchgängigerer Prozess bis zur Nachbereitung
Auch die Dokumentation nach der Sitzung ist stärker mit den vorherigen Prozessschritten verbunden. Informationen müssen nicht erneut aus verschiedenen Quellen zusammengesucht und in separate Dokumente übertragen werden.
„Der größte Vorteil liegt für uns nicht in einer einzelnen Funktion, sondern im durchgängigen Prozess. Vorbereitung, Abstimmung und Nachbereitung greifen wesentlich besser ineinander.“
Claudia Kodal, Board Assistant CEO-Office
Erfahrungen nach längerer Nutzung
Nach der Einführung und der anschließenden Nutzung im Regelbetrieb hat sich Boardwise im CEO-Office als verlässliche Unterstützung für die Organisation der Vorstandssitzungen etabliert.
Besondersrelevant sind für das Team heute:
- eine zentrale und für das Team gemeinsame Informationsbasis
- mehr Transparenz über Bearbeitungsstände und Zuständigkeiten
- weniger manuelle Übertragung zwischen unterschiedlichen Anwendungen
- eine konsistentere Verarbeitung kurzfristiger Änderungen
- eine bessere Unterstützung von Zusammenarbeit und Vertretung
- ein strukturierterer Übergang von der Vorbereitung zur Nachbereitung
„Boardwise hat unseren Prozess nicht nur digitaler, sondern vor allem übersichtlicher und verlässlicher gemacht. Das Tool entlastet uns bei vielen administrativen Arbeitsschritten und gibt uns mehr Raum für die inhaltliche und organisatorische Steuerung.“
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant CEO
Fazit
Boardwise ist seit Januar 2025 für die Vorstandssitzungen von Bayer im Einsatz. Aus einem zunächst neuen Tool ist ein etablierter Bestandteil der Arbeitsabläufe im CEO-Office geworden.
Die Plattform unterstützt das Team dabei, Informationen zentral zusammenzuführen, Abstimmungen transparenter zu gestalten und manuelle Arbeitsschritte in der Vor- und Nachbereitung zu reduzieren. Der wesentliche Nutzen zeigt sich dabei im Zusammenspiel der einzelnen Prozessschritte: von der Einreichung eines Tagesordnungspunkts über die Agenda und Freigaben bis zur Dokumentation der Sitzung.
„Nach längerer Nutzung können wir sagen: Boardwise erleichtert unsere tägliche Arbeit spürbar. Die Lösung ist strukturiert, zuverlässig und auf die praktischen Anforderungen der Gremienorganisation ausgerichtet.“
Claudia Kodal, Board Assistant CEO-Office
Die Ergebnisse auf einen Blick
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