.png)
Website: www.bayer.com
Het bedrijf
Bayer AG is een van 's werelds toonaangevende bedrijven in de gezondheidszorg en landbouw. Binnen een wereldwijd concern van deze omvang speelt governance, met name op het niveau van de raad van bestuur, een centrale rol. Hier wordt beslist welke strategische onderwerpen verder worden uitgewerkt, geprioriteerd of bijgestuurd. Om deze besluiten op een gedegen manier te kunnen nemen, moeten de organisatorische processen erachter naadloos verlopen. Dat is precies waar het CEO Office in beeld komt, en sinds januari 2025 heeft het met Boardwise een duidelijke stap gezet naar meer transparantie en structuur.
Complex governance-werk vereist betrouwbare processen
De voorbereiding van bestuursvergaderingen vereist nauwe afstemming tussen het CEO Office, de leden van de raad van bestuur en de indienende afdelingen. Agendapunten moeten worden afgestemd, documenten volledig worden verzameld, goedkeuringen worden gevolgd, wijzigingen worden verwerkt en vergaderresultaten betrouwbaar worden gedocumenteerd.
De onderliggende processen in het CEO Office van Bayer waren al duidelijk georganiseerd. Veel individuele stappen werden echter handmatig en via verschillende applicaties uitgevoerd. Agenda's werden gemaakt in Word, afstemming en goedkeuringen verliepen via Outlook, en wijzigingen moesten op meerdere plekken worden bijgehouden. Dit verhoogde de coördinatielast, vooral bij wijzigingen op het laatste moment.
"Onze processen waren duidelijk gedefinieerd. De uitdaging was om veel individuele stappen consistent te coördineren over verschillende applicaties heen."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant van de CEO
De behoefte: één oplossing voor het gehele vergaderproces
Het CEO Office zocht naar een oplossing die het bestaande proces op een gestructureerde manier zou ondersteunen zonder extra complexiteit toe te voegen. De doorslaggevende factoren waren een centrale informatiebron, transparante verwerkingsstatussen en een zo nauw mogelijke integratie in de bestaande Microsoft 365-omgeving.
Het team kwam in aanraking met Boardwise tijdens de Microsoft Assistant Summit en besloot vervolgens de oplossing nader te bekijken.
Drie aspecten waren in het bijzonder relevant voor de beslissing:
- het centraal samenbrengen van belangrijke informatie en processtappen
- integratie in de bestaande Microsoft 365-omgeving
- de mogelijkheid om het platform gezamenlijk te gebruiken binnen het CEO Office
"Het was voor ons belangrijk om niet zomaar weer een nieuwe tool te introduceren. De oplossing moest passen binnen onze bestaande werkwijze en het hele proces voor het team inzichtelijker maken."
Claudia Kodal, Board Assistant, CEO Office
Van implementatie tot dagelijks gebruik
Het CEO Office gebruikt Boardwise sinds januari 2025 voor de voorbereiding en opvolging van vergaderingen van de Raad van Bestuur. Na de implementatiefase is de oplossing nu een vast onderdeel van het werkproces van het team.
Tijdens de implementatie stond het team in nauw contact met Boardwise. Vereisten die voortkwamen uit de praktijk, zoals navigatie en de opzet van agenda's en notulen, werden direct meegenomen.
"Vanaf het begin hadden we het gevoel dat onze wensen serieus werden genomen. De nauwe samenwerking was een doorslaggevende factor voor hoe goed de oplossing nu in onze processen past."
Claudia Kodal, Board Assistant, CEO Office
De afstemming met de IT- en juridische afdelingen verliep via de gebruikelijke interne kanalen, een standaardproces bij een concern als Bayer met hoge eisen op het gebied van beveiliging en compliance.
Wat er is verbeterd in het dagelijks werk
1. Een centrale, gedeelde informatiebron
Inzendingen, agenda's, vergaderstukken, goedkeuringsstatussen en notulen kunnen in één samenhangend proces worden afgehandeld. Hierdoor beschikt het team centraal over alle relevante informatie.
Dit vergemakkelijkt de dagelijkse samenwerking en helpt ook wanneer collega's voor elkaar moeten invallen. Informatie en verwerkingsstatussen zijn veel minder afhankelijk van individuele mailboxen, persoonlijke mappen of lokale documentversies.
"De centrale werkomgeving biedt ons een gedeelde en betrouwbare informatiebron. Vooral bij wijzigingen op het laatste moment of bij vervanging is dat een groot voordeel voor ons."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant to the CEO
2. Minder handmatig werk bij agenda's en wijzigingen
Voordat Boardwise werd geïntroduceerd, moesten gegevens uit verschillende bronnen handmatig naar de agenda worden overgezet en bij elke wijziging opnieuw worden bijgewerkt. Tegenwoordig kunnen agendapunten, de agenda zelf en de bijbehorende informatie allemaal in één systeem worden bewerkt.
Dit verkleint het risico dat een wijziging slechts in één document of versie wordt doorgevoerd. Tegelijkertijd vermindert het de coördinatielast binnen het team.
"Wijzigingen zijn aan de orde van de dag bij de voorbereiding van bestuursvergaderingen. Met Boardwise kunnen we deze consistenter en met aanzienlijk minder handmatige tussenstappen afhandelen."
Claudia Kodal, Board Assistant, CEO Office
3. Meer transparantie bij inzendingen en goedkeuringen
Het team ziet gemakkelijker welke content al klaarstaat, welke stappen zijn afgerond en waar nog feedback nodig is. Hierdoor is het eenvoudiger om inzendingen en goedkeuringen gericht op te volgen.
De deadlines in het systeem helpen bovendien om verwachtingen en verantwoordelijkheden in het proces duidelijker in kaart te brengen.
"We zien sneller hoe een dossier ervoor staat en waar actie vereist is. Dat zorgt voor transparantie en maakt een gerichtere opvolging mogelijk."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant van de CEO
4. Een naadlozer proces tot aan de opvolging
De verslaglegging na de vergadering sluit nu ook beter aan op de voorgaande processtappen. Informatie hoeft niet langer uit verschillende bronnen te worden verzameld en in aparte documenten te worden overgezet.
"Voor ons zit het grootste voordeel niet in één specifieke functie, maar in het volledige proces. Voorbereiding, afstemming en opvolging werken aanzienlijk beter samen."
Claudia Kodal, Board Assistant, CEO Office
Ervaringen na langdurig gebruik
Na de implementatie en het daaropvolgende dagelijkse gebruik heeft Boardwise zich in het CEO Office bewezen als een betrouwbare ondersteuning bij het organiseren van bestuursvergaderingen.
Wat voor het team vandaag de dag het belangrijkst is:
- een centrale informatiebron die door het hele team wordt gedeeld
- meer transparantie over verwerkingsstatussen en verantwoordelijkheden
- minder handmatig overzetten tussen verschillende applicaties
- een consistentere afhandeling van last-minute wijzigingen
- betere ondersteuning bij samenwerking en het waarnemen voor collega's
- een meer gestructureerde overgang van voorbereiding naar opvolging
"Boardwise heeft ons proces niet alleen gedigitaliseerd, maar vooral overzichtelijker en betrouwbaarder gemaakt. De tool ontlast ons van veel administratieve taken en geeft ons meer ruimte voor de inhoudelijke en organisatorische kant van ons werk."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant van de CEO
Conclusie
Boardwise wordt sinds januari 2025 gebruikt voor de vergaderingen van de Raad van Bestuur van Bayer. Wat aanvankelijk een nieuwe tool was, is inmiddels een vast onderdeel geworden van de werkprocessen van het CEO Office.
Het platform helpt het team om informatie centraal samen te brengen, de coördinatie transparanter te maken en handmatige stappen in de voorbereiding en opvolging te verminderen. Het belangrijkste voordeel zit in de samenhang van de individuele processtappen: van het indienen van een agendapunt via de agenda en goedkeuringen tot aan de verslaglegging van de vergadering.
"Na het enige tijd in gebruik te hebben, kunnen we zeggen dat Boardwise ons dagelijks werk merkbaar vergemakkelijkt. De oplossing is gestructureerd, betrouwbaar en afgestemd op de praktische vereisten van board governance."
Claudia Kodal, Board Assistant, CEO Office
Resultaten in vogelvlucht
De kern van de zaak
Veel bedrijven staan voor dezelfde uitdaging: commissiewerk wordt gedaan, maar het is tijdrovend en kost veel energie. Boardwise pakt dit direct aan. Het integreert naadloos in bestaande structuren en levert echt resultaat waar het er het meest toe doet: in de details.
Of het nu gaat om directies, commissies of leidinggevende teams – Boardwise brengt helderheid, structuur en meer tijd voor wat er echt toe doet.
👉 Boek vandaag nog een demo en ontdek hoe Boardwise uw werk kan vereenvoudigen.
