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L'azienda

Bayer AG è una delle aziende leader a livello mondiale nei settori della sanità e dell'agricoltura. In una società globale di queste dimensioni, il lavoro dei comitati, in particolare a livello esecutivo, svolge un ruolo fondamentale. È qui che vengono prese le decisioni su quali argomenti strategici perseguire, dare priorità o riallineare. Affinché queste decisioni siano fondate, i processi in background devono essere eseguiti senza interruzioni.

È qui che entra in gioco il CEO Office. Dal gennaio 2025, il team ha compiuto un passo importante verso una maggiore trasparenza e struttura implementando Boardwise.

Organizzazione a livello dirigenziale: complessa, ad alto rischio e con tempi critici

Nadine Lorenz e Claudia Kodal, insieme alle loro colleghe Michaela Niklaus e Stephanie Wedlich, sono responsabili dell'organizzazione di tutti gli aspetti delle riunioni del consiglio di amministrazione all'interno dell'ufficio CEO di Bayer. Fungendo da interfaccia centrale tra il Comitato Esecutivo e le unità aziendali dell'azienda, preparano il materiale decisionale, strutturano le informazioni e assicurano che le riunioni siano pianificate in modo efficiente e adeguatamente documentate.

Sebbene il loro lavoro quotidiano fosse ben organizzato, si basava su un mosaico di strumenti separati: le agende venivano create in Word, le approvazioni venivano gestite tramite Outlook e i verbali venivano gestiti in più formati. Ogni modifica significava copiare e incollare, gestire nuove versioni e seguire personalmente le parti interessate.

«Avevamo i nostri processi sotto controllo, ma erano estremamente manuali. Per ogni riunione, dovevamo aprire più strumenti».
— Nadine Lorenz, assistente, amministrazione del BoM

La necessità di un sistema più intelligente

È diventato subito chiaro: ciò di cui il team aveva bisogno era una soluzione che si integrasse perfettamente con i flussi di lavoro esistenti senza aggiungere complessità.

Dopo essere stato presentato a Boardwise al Microsoft Assistant Summit, il team ha deciso di dare un'occhiata più da vicino al software.

«Boardwise offre all'intero CEO Office un accesso centralizzato e riduce drasticamente lo sforzo di coordinamento».
— Nadine Lorenz, assistente, amministrazione del BoM

Perché Boardwise? Tre ragioni convincenti

Nella scelta di Boardwise, sono emersi tre fattori chiave:

• Piattaforma centrale e intuitiva
  Tutti i documenti, gli ordini del giorno e i verbali sono archiviati in un unico posto, accessibile a tutti i soggetti coinvolti, anche in caso di sostituzione o modifiche dell'ultimo minuto.
• Perfetta integrazione con Microsoft 365
  Nessun cambio di strumento, nessuna interruzione del flusso di lavoro e nessuna necessità di nuovi accessi.
• Sicurezza di livello aziendale
  Piena conformità con la protezione dei dati, la scalabilità e gli standard di sicurezza IT interni.

«Si vede che questa soluzione è stata impiegata molta esperienza. È ben congegnata e subito pronta all'uso».
— Claudia Kodal, Assistente del Consiglio di Amministrazione e Amministratore Delegato

«Il fatto che non tutto risieda più su un solo dispositivo migliora la trasparenza e rende la collaborazione notevolmente più efficiente».
— Nadine Lorenz, assistente, amministrazione del BoM

Implementazione: passo dopo passo

L'implementazione è stata effettuata in stretto coordinamento con il team di Boardwise. Requisiti specifici come la navigazione nei menu e le opzioni di layout personalizzate per ordini del giorno e verbali sono stati raccolti e implementati rapidamente.

«Siamo molto ben supportati. Le nostre richieste vengono prese sul serio e molte di esse sono state rispecchiate nei prossimi aggiornamenti software».
— Nadine Lorenz, assistente, amministrazione del BoM

Naturalmente, era necessario il coordinamento interno con i dipartimenti IT e legali di Bayer, una procedura standard per un'azienda con elevati standard di conformità e sicurezza.

Come Boardwise migliora il lavoro dei comitati in Bayer

Da quando è stato lanciato nel gennaio 2025, Boardwise è diventato parte integrante dei flussi di lavoro delle riunioni del consiglio di amministrazione e ha notevolmente ridotto gli oneri amministrativi. Ecco alcuni esempi condivisi da Nadine e Claudia:

• Le agende si scrivono quasi da sole
  Ciò che prima richiedeva il copia-incolla ora richiede solo pochi clic.
• I processi di approvazione sono completamente trasparenti
  È sempre chiaro chi ha approvato cosa e cosa è ancora in sospeso. Tutto è conforme agli audit.
• I minuti vengono creati direttamente nello strumento
  Niente più copie manuali, schermate o conflitti di versione.

«Non ho più bisogno di aprire quattro strumenti diversi. Questo mi fa risparmiare tempo e mi fa risparmiare nervi».
— Nadine Lorenz, assistente, amministrazione del BoM

L'esperienza del team e dei dirigenti su Boardwise

«Tecnicamente stabile, affidabile e strutturato: questo descrive al meglio Boardwise per noi».
— Claudia Kodal, Assistente del Consiglio di Amministrazione e Amministratore Delegato

Boardwise riceve anche feedback positivi dai dirigenti e da coloro che presentano punti all'ordine del giorno.

Guardando al futuro: abilitare la disciplina e far progredire i processi digitali

Boardwise è ora completamente radicato nell'ufficio del CEO e sta dando nuovo slancio al lavoro dei comitati.

«Le scadenze integrate ci aiutano a inserire gradualmente più disciplina nel processo di invio senza un follow-up costante».
— Nadine Lorenz, assistente, amministrazione del BoM

Altri dipartimenti stanno attualmente valutando l'uso di Boardwise. Per il team di Nadine e Claudia, una cosa è chiara:

«Con Boardwise, manteniamo il controllo e guadagniamo tempo prezioso nel processo».
— Nadine Lorenz, assistente, amministrazione del BoM

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Risultati a colpo d'occhio

‍La linea di fondo

Molte aziende affrontano la stessa sfida: il lavoro in commissione viene svolto, ma richiede molto tempo e molta energia. Boardwise affronta questo problema direttamente. Si integra perfettamente nelle strutture esistenti e offre un impatto reale dove conta di più: nei dettagli.

Che si tratti di consigli di amministrazione, comitati o team dirigenziali, Boardwise offre chiarezza, struttura e più tempo per ciò che conta davvero.

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