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Sito web: www.bayer.com
L'azienda
Bayer AG è una delle aziende leader a livello mondiale nei settori della salute e dell'agricoltura. In un gruppo globale di queste dimensioni, la governance aziendale, in particolare a livello di Consiglio di Amministrazione, svolge un ruolo centrale. È qui che si decide quali temi strategici perseguire, dare priorità o riallineare. Affinché queste decisioni siano ben fondate, i processi organizzativi sottostanti devono funzionare senza intoppi. È esattamente qui che entra in gioco il CEO Office che, da gennaio 2025, ha compiuto un chiaro passo verso una maggiore trasparenza e struttura grazie a Boardwise.
Una governance complessa richiede processi affidabili
La preparazione delle riunioni del Consiglio di Amministrazione richiede uno stretto coordinamento tra il CEO Office, i membri del Consiglio stesso e i dipartimenti proponenti. Gli ordini del giorno devono essere allineati, i documenti reperiti integralmente, le approvazioni monitorate, le modifiche elaborate e gli esiti delle riunioni documentati in modo affidabile.
I processi alla base del CEO Office di Bayer erano già chiaramente organizzati. Molte fasi individuali, tuttavia, venivano eseguite manualmente e attraverso diverse applicazioni. Gli ordini del giorno venivano creati in Word, il coordinamento e le approvazioni gestiti tramite Outlook e le modifiche dovevano essere tracciate in più punti. Ciò aumentava l'impegno di coordinamento, in particolare in caso di modifiche dell'ultimo minuto.
"I nostri processi erano chiaramente definiti. La sfida era coordinare in modo coerente molte fasi individuali attraverso diverse applicazioni."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant del CEO
Il requisito: un'unica soluzione per l'intero processo di riunione
Il CEO Office cercava una soluzione in grado di supportare il processo esistente in modo strutturato, senza aggiungere complessità. I fattori decisivi sono stati una fonte centrale di informazioni, stati di elaborazione trasparenti e la massima integrazione possibile nell'ambiente Microsoft 365 esistente.
Il team ha conosciuto Boardwise al Microsoft Assistant Summit e ha successivamente deciso di esaminare più da vicino la soluzione.
Tre aspetti in particolare sono stati rilevanti per la decisione:
- riunire centralmente le informazioni chiave e le fasi del processo
- integrazione nell'ambiente Microsoft 365 esistente
- la possibilità di utilizzare la piattaforma congiuntamente all'interno del CEO Office
Per noi era importante non limitarci a introdurre l'ennesimo strumento. La soluzione doveva integrarsi nel nostro metodo di lavoro esistente e rendere l'intero processo più chiaro per il team.
Claudia Kodal, Assistente di Direzione, Ufficio del CEO
Dall'implementazione alla gestione quotidiana
L'Ufficio del CEO utilizza Boardwise per la preparazione e il follow-up delle riunioni del Consiglio di Amministrazione da gennaio 2025. Dopo la fase di implementazione, la soluzione è ora parte integrante del processo lavorativo del team.
Durante l'implementazione, il team è rimasto in contatto costante con Boardwise. Sono state accolte le esigenze emerse dall'utilizzo pratico, tra cui la navigazione e la struttura di ordini del giorno e verbali.
"Fin dall'inizio abbiamo avuto la sensazione che le nostre richieste venissero prese sul serio. La stretta collaborazione è stata un fattore chiave per l'ottima integrazione della soluzione nei nostri processi."
Claudia Kodal, Assistente di Direzione, Ufficio del CEO
Il coordinamento con i dipartimenti IT e legale ha richiesto naturalmente un allineamento interno, un processo standard in un gruppo come Bayer, caratterizzato da elevati standard di sicurezza e conformità.
Cosa è migliorato nel lavoro quotidiano
1. Una fonte di informazioni centrale e condivisa
Proposte, ordini del giorno, documenti di riunione, stati di approvazione e verbali possono essere gestiti all'interno di un unico processo connesso. Di conseguenza, il team ha a disposizione le informazioni rilevanti in modo centralizzato.
Questo facilita la collaborazione quotidiana e aiuta anche in caso di sostituzione di un collega. Le informazioni e gli stati di elaborazione sono molto meno legati a caselle di posta individuali, cartelle personali o versioni locali dei documenti.
"L'ambiente di lavoro centrale ci offre una fonte di informazioni condivisa e affidabile. Soprattutto in caso di modifiche dell'ultimo minuto o quando ci sostituiamo a vicenda, rappresenta per noi un vantaggio notevole."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant del CEO
2. Minore sforzo manuale per ordini del giorno e modifiche
Prima dell'introduzione di Boardwise, le informazioni provenienti da diverse fonti dovevano essere trasferite manualmente nell'ordine del giorno e aggiornate più volte a ogni modifica. Oggi, i punti all'ordine del giorno, l'agenda stessa e le informazioni correlate possono essere gestiti all'interno di un unico sistema.
Ciò riduce il rischio che una modifica venga riportata solo in un documento o in una versione. Allo stesso tempo, diminuisce l'impegno di coordinamento all'interno del team.
"Le modifiche fanno parte della quotidianità quando si preparano le riunioni del Consiglio di Amministrazione. Con Boardwise possiamo gestirle in modo più coerente e con molti meno passaggi manuali intermedi."
Claudia Kodal, Assistente di Direzione, Ufficio del CEO
3. Maggiore trasparenza per proposte e approvazioni
Il team può vedere più facilmente quali contenuti sono già pronti, quali passaggi sono stati completati e dove è ancora in attesa un feedback. Questo rende più semplice gestire i solleciti per le presentazioni e le approvazioni in modo mirato.
Le scadenze memorizzate nel sistema aiutano inoltre a rendere più chiare le aspettative e le responsabilità all'interno del processo.
"Vediamo più rapidamente a che punto è una pratica e dove è ancora necessario intervenire. Questo crea trasparenza e consente un follow-up più mirato."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant del CEO
4. Un processo più fluido fino al follow-up
Anche la documentazione post-riunione è ora più strettamente collegata alle fasi precedenti del processo. Non è più necessario raccogliere nuovamente le informazioni da varie fonti e trasferirle in documenti separati.
"Per noi, il vantaggio principale non risiede in una singola funzionalità, ma nell'intero processo end-to-end. Preparazione, coordinamento e follow-up funzionano decisamente meglio insieme."
Claudia Kodal, Board Assistant, CEO Office
L'esperienza dopo un utilizzo prolungato
Dopo l'implementazione e il successivo utilizzo nelle operazioni quotidiane, Boardwise si è affermato nel CEO Office come un supporto affidabile per l'organizzazione delle riunioni del Consiglio di Amministrazione.
Ciò che conta di più per il team oggi:
- una fonte centrale di informazioni condivisa da tutto il team
- maggiore trasparenza sugli stati di avanzamento e sulle responsabilità
- meno trasferimenti manuali tra diverse applicazioni
- una gestione più coerente delle modifiche dell'ultimo minuto
- un miglior supporto alla collaborazione e alla sostituzione tra colleghi
- una transizione più strutturata dalla preparazione al follow-up
"Boardwise non ha solo reso il nostro processo più digitale, ma soprattutto più chiaro e affidabile. Lo strumento alleggerisce molte attività amministrative e ci lascia più spazio per gli aspetti sostanziali e organizzativi del nostro lavoro."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant del CEO
Conclusione
Boardwise è utilizzato per le riunioni del Consiglio di Amministrazione di Bayer da gennaio 2025. Quello che inizialmente era un nuovo strumento è diventato parte integrante dei flussi di lavoro dell'Ufficio del CEO.
La piattaforma aiuta il team a centralizzare le informazioni, rendere il coordinamento più trasparente e ridurre le operazioni manuali nella fase di preparazione e follow-up. Il vantaggio principale risiede nell'integrazione dei singoli passaggi del processo: dall'invio di un punto all'ordine del giorno, alla gestione dell'agenda e delle approvazioni, fino alla documentazione della riunione.
"Dopo averlo utilizzato per qualche tempo, possiamo affermare che Boardwise semplifica notevolmente il nostro lavoro quotidiano. La soluzione è strutturata, affidabile e orientata alle esigenze pratiche della governance aziendale."
Claudia Kodal, Assistente di Direzione, Ufficio del CEO
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