.png)
Webbplats: www.bayer.com
Företaget
Bayer AG är ett av världens ledande företag inom hälso- och sjukvård samt jordbruk. I en global koncern av denna storlek spelar bolagsstyrning, särskilt på ledningsgruppsnivå, en central roll. Det är här det avgörs vilka strategiska frågor som ska drivas vidare, prioriteras eller omformas. För att dessa beslut ska vara väl underbyggda måste de organisatoriska processerna bakom dem fungera sömlöst. Det är precis här som CEO Office kommer in i bilden, och sedan januari 2025 har de tagit ett tydligt steg mot ökad transparens och struktur med hjälp av Boardwise.
Komplext styrelsearbete kräver pålitliga processer
Att förbereda ledningsgruppsmöten kräver nära samordning mellan CEO Office, ledningsgruppens medlemmar och de inlämnande avdelningarna. Dagordningspunkter måste stämmas av, dokument hämtas in i sin helhet, godkännanden följas upp, ändringar hanteras och mötesresultat dokumenteras på ett tillförlitligt sätt.
De underliggande processerna på Bayers CEO Office var redan tydligt organiserade. Många enskilda steg utfördes dock manuellt och i olika applikationer. Dagordningar skapades i Word, samordning och godkännanden skedde via Outlook, och ändringar behövde spåras på flera ställen. Detta ökade samordningsarbetet, särskilt vid ändringar med kort varsel.
"Våra processer var tydligt definierade. Utmaningen låg i att samordna många enskilda steg konsekvent över olika applikationer."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant till VD:n
Kravet: en enhetlig lösning för hela mötesprocessen
CEO Office sökte en lösning som kunde stödja den befintliga processen på ett strukturerat sätt utan att öka komplexiteten. De avgörande faktorerna var en central informationskälla, transparenta statusuppdateringar för ärenden och en så sömlös integration som möjligt i den befintliga Microsoft 365-miljön.
Teamet fick upp ögonen för Boardwise under Microsoft Assistant Summit och beslutade sig därefter för att titta närmare på lösningen.
Tre aspekter var särskilt relevanta för beslutet:
- att samla nyckelinformation och processteg på en central plats
- integration i den befintliga Microsoft 365-miljön
- möjligheten att använda plattformen gemensamt inom hela CEO Office
"Det var viktigt för oss att inte bara införa ännu ett verktyg. Lösningen behövde passa in i vårt befintliga arbetssätt och göra hela processen tydligare för teamet."
Claudia Kodal, styrelseassistent, VD-kansliet
Från implementering till daglig drift
VD-kansliet har använt Boardwise för att förbereda och följa upp ledningsgruppsmöten sedan januari 2025. Efter implementeringsfasen är lösningen nu en fast del av teamets arbetsprocess.
Under implementeringen hade teamet regelbunden kontakt med Boardwise. Krav som uppstod vid praktisk användning, bland annat gällande navigering samt utformning av dagordningar och protokoll, togs om hand.
"Vi kände från första början att våra krav togs på allvar. Det nära samarbetet var en nyckelfaktor för hur väl lösningen passar in i våra processer."
Claudia Kodal, styrelseassistent, VD-kansliet
Samordningen med IT- och juridikavdelningarna innebar naturligtvis intern avstämning, en normal process i en koncern som Bayer med höga krav på säkerhet och regelefterlevnad.
Vad som har förbättrats i det dagliga arbetet
1. En central, delad informationskälla
Underlag, dagordningar, mötesdokument, godkännandestatus och protokoll kan hanteras inom en sammanhängande process. Som ett resultat har teamet relevant information tillgänglig centralt.
Detta underlättar det dagliga samarbetet och är även till stor hjälp när någon behöver hoppa in för en kollega. Information och status på ärenden är i betydligt mindre utsträckning låsta till enskilda mejlkorgar, personliga mappar eller lokala dokumentversioner.
"Den centrala arbetsmiljön ger oss en gemensam och pålitlig informationskälla. Särskilt vid sena ändringar eller när vi täcker upp för varandra är det en stor fördel för oss."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant till VD
2. Mindre manuellt arbete med dagordningar och ändringar
Innan Boardwise introducerades behövde information från olika källor föras över till dagordningen manuellt och uppdateras flera gånger när något ändrades. Idag kan dagordningspunkter, själva dagordningen och tillhörande information redigeras i ett och samma system.
Detta minskar risken för att en ändring bara återspeglas i ett dokument eller en version. Samtidigt minskar det samordningsbehovet inom teamet.
"Ändringar är en del av vardagen när man förbereder ledningsgruppsmöten. Med Boardwise kan vi hantera dem mer konsekvent och med betydligt färre manuella mellansteg."
Claudia Kodal, styrelseassistent, VD-kansliet
3. Ökad transparens för underlag och godkännanden
Teamet kan lättare se vilket innehåll som redan finns på plats, vilka steg som har slutförts och var feedback fortfarande saknas. Detta gör det enklare att följa upp inlämningar och godkännanden på ett målinriktat sätt.
Tidsfristerna som lagras i systemet bidrar också till att göra förväntningar och ansvarsområden i processen tydligare.
"Vi ser snabbare var ett ärende befinner sig och var insatser fortfarande krävs. Det skapar transparens och möjliggör en mer målinriktad uppföljning."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant till VD
4. En mer sömlös process hela vägen till uppföljning
Dokumentationen efter mötet är nu också närmare kopplad till de föregående processtegen. Information behöver inte längre samlas in på nytt från olika källor och föras över till separata dokument.
"För oss ligger den största fördelen inte i en enskild funktion, utan i helhetsprocessen. Förberedelser, samordning och uppföljning fungerar betydligt bättre ihop."
Claudia Kodal, styrelseassistent, VD-kansliet
Erfarenheter efter längre tids användning
Efter implementering och efterföljande användning i den dagliga driften har Boardwise etablerat sig på VD-kansliet som ett pålitligt stöd för att organisera ledningsgruppsmöten.
Vad som är viktigast för teamet idag:
- en central informationskälla som delas av hela teamet
- ökad transparens kring bearbetningsstatus och ansvarsområden
- mindre manuell överföring mellan olika applikationer
- mer konsekvent hantering av ändringar med kort varsel
- bättre stöd för samarbete och för att täcka upp för kollegor
- en mer strukturerad övergång från förberedelse till uppföljning
"Boardwise har inte bara gjort vår process mer digital, utan framför allt tydligare och mer pålitlig. Verktyget avlastar många administrativa steg och ger oss mer utrymme för det innehållsmässiga och organisatoriska arbetet."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant till VD
Slutsats
Boardwise har använts vid Bayers styrelsemöten sedan januari 2025. Det som från början var ett nytt verktyg har blivit en etablerad del av arbetsflödena på VD-kontoret.
Plattformen hjälper teamet att samla information centralt, göra samordningen mer transparent och minska antalet manuella steg i förberedelser och uppföljning. Den främsta fördelen ligger i hur de enskilda processtegen samverkar: från inskickande av ett ärende via dagordning och godkännanden till dokumentation av mötet.
"Efter att ha använt det under en tid kan vi konstatera att Boardwise märkbart underlättar vårt dagliga arbete. Lösningen är strukturerad, pålitlig och anpassad efter de praktiska kraven för styrelsearbete."
Claudia Kodal, styrelseassistent, VD-kontoret
Resultat i korthet
Slutsatsen
Många företag står inför samma utmaning: kommittéarbetet blir gjort, men det är tidskrävande och dränerar energi. Boardwise tar tag i detta direkt. Det integreras sömlöst i befintliga strukturer och ger verklig effekt där det betyder mest: i detaljerna.
Oavsett om det gäller styrelser, kommittéer eller ledningsgrupper – Boardwise ger tydlighet, struktur och mer tid för det som verkligen betyder något.
👉 Boka en demo idag och se hur Boardwise kan förenkla ditt arbete.
