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Sitio web: www.bayer.com
La empresa
Bayer AG es una de las empresas líderes a nivel mundial en los sectores de salud y agricultura. En un grupo global de esta envergadura, la gobernanza corporativa, especialmente a nivel del Consejo de Administración, desempeña un papel fundamental. Es aquí donde se decide qué temas estratégicos se impulsan, priorizan o reorientan. Para que estas decisiones estén bien fundamentadas, los procesos organizativos que las respaldan deben funcionar a la perfección. Precisamente ahí es donde interviene la Oficina del CEO, que desde enero de 2025 ha dado un paso claro hacia una mayor transparencia y estructura de la mano de Boardwise.
La complejidad de la gobernanza requiere procesos fiables
La preparación de las reuniones del Consejo de Administración exige una estrecha coordinación entre la Oficina del CEO, los miembros del Consejo y los departamentos responsables de presentar los temas. Es necesario alinear los puntos del orden del día, obtener la documentación completa, realizar el seguimiento de las aprobaciones, procesar los cambios y documentar los resultados de las reuniones de forma fiable.
Los procesos subyacentes en la Oficina del CEO de Bayer ya estaban claramente organizados. Sin embargo, muchos pasos individuales se realizaban de forma manual y a través de diferentes aplicaciones. Los órdenes del día se creaban en Word, la coordinación y las aprobaciones se gestionaban mediante Outlook y los cambios debían rastrearse en varios lugares. Esto aumentaba la carga de coordinación, especialmente cuando surgían ajustes de última hora.
"Nuestros procesos estaban claramente definidos. El reto consistía en coordinar muchos pasos individuales de manera coherente a través de diferentes aplicaciones".
Michaela Niklaus, asistente ejecutiva sénior del CEO
El requisito: una solución única para todo el proceso de reuniones
La Oficina del CEO buscaba una solución que respaldara el proceso existente de forma estructurada sin añadir complejidad. Los factores decisivos fueron contar con una fuente de información centralizada, estados de procesamiento transparentes y la mayor integración posible en el entorno de Microsoft 365 ya existente.
El equipo conoció Boardwise en el Microsoft Assistant Summit y, posteriormente, decidió analizar la solución más a fondo.
Tres aspectos fueron especialmente relevantes para la decisión:
- centralizar la información clave y los pasos del proceso
- integración en el entorno de Microsoft 365 existente
- la capacidad de utilizar la plataforma de forma conjunta en toda la Oficina del CEO
Para nosotros era fundamental no limitarnos a introducir una herramienta más. La solución debía integrarse en nuestra forma de trabajar y aportar mayor claridad a todo el proceso para el equipo.
Claudia Kodal, Asistente de Dirección, Oficina del CEO
Desde la implementación hasta el día a día
La Oficina del CEO utiliza Boardwise para preparar y realizar el seguimiento de las reuniones del Consejo de Administración desde enero de 2025. Tras la fase de implementación, la solución se ha convertido en una parte esencial del flujo de trabajo del equipo.
Durante la implementación, el equipo mantuvo un contacto constante con Boardwise. Se tuvieron en cuenta las necesidades surgidas de la práctica diaria, como la navegación y el diseño de las agendas y las actas.
"Desde el primer momento sentimos que nuestras necesidades se tomaban en serio. Esta estrecha colaboración fue clave para que la solución encajara tan bien en nuestros procesos".
Claudia Kodal, Asistente de Dirección, Oficina del CEO
La coordinación con los departamentos de TI y legal requirió, como es natural, una alineación interna, un proceso habitual en un grupo como Bayer, que cuenta con altos estándares de seguridad y cumplimiento normativo.
Qué ha mejorado en el trabajo diario
1. Una fuente de información centralizada y compartida
Las propuestas, agendas, documentos de reunión, estados de aprobación y actas se gestionan ahora dentro de un proceso conectado. Como resultado, el equipo dispone de toda la información relevante en un único lugar.
Esto facilita la colaboración diaria y resulta de gran ayuda cuando hay que cubrir a un compañero. La información y el estado de los procesos ya no dependen tanto de correos electrónicos individuales, carpetas personales o versiones locales de documentos.
"El entorno de trabajo centralizado nos ofrece una fuente de información compartida y fiable. Es una gran ventaja, especialmente cuando surgen cambios de última hora o cuando tenemos que sustituirnos unos a otros".
Michaela Niklaus, Asistente Ejecutiva Senior del CEO
2. Menos trabajo manual en agendas y cambios
Antes de implementar Boardwise, la información de distintas fuentes debía trasladarse manualmente a la agenda y actualizarse varias veces cada vez que surgía un cambio. Hoy en día, los puntos del orden del día, la agenda en sí y la información asociada pueden editarse dentro de un mismo sistema.
Esto reduce el riesgo de que un cambio solo se refleje en un documento o versión. Al mismo tiempo, disminuye la carga de coordinación dentro del equipo.
"Los cambios son parte del día a día en la preparación de las reuniones del Consejo de Administración. Con Boardwise, podemos gestionarlos de forma más coherente y con muchos menos pasos manuales".
Claudia Kodal, Asistente de Dirección, Oficina del CEO
3. Mayor transparencia en las propuestas y aprobaciones
El equipo puede ver con mayor facilidad qué contenido ya está listo, qué pasos se han completado y dónde aún falta recibir comentarios. Esto facilita el seguimiento de las presentaciones y aprobaciones de manera más precisa.
Los plazos almacenados en el sistema también ayudan a que las expectativas y responsabilidades del proceso sean más claras.
"Vemos más rápido en qué punto se encuentra un asunto y dónde se requiere acción. Eso genera transparencia y permite un seguimiento más específico."
Michaela Niklaus, Asistente Ejecutiva Senior del CEO
4. Un proceso más fluido hasta el seguimiento
La documentación posterior a la reunión ahora también está más estrechamente vinculada a los pasos previos del proceso. Ya no es necesario volver a recopilar información de diversas fuentes ni transferirla a documentos separados.
"Para nosotros, el mayor beneficio no reside en una función específica, sino en el proceso integral. La preparación, la coordinación y el seguimiento funcionan considerablemente mejor juntos."
Claudia Kodal, Asistente de Junta Directiva, Oficina del CEO
Experiencia tras un uso prolongado
Tras su implementación y uso posterior en las operaciones diarias, Boardwise se ha consolidado en la Oficina del CEO como un apoyo fiable para la organización de las reuniones del Consejo de Administración.
Lo que más valora el equipo hoy en día:
- una fuente central de información compartida por todo el equipo
- mayor transparencia sobre los estados de procesamiento y las responsabilidades
- menos transferencias manuales entre diferentes aplicaciones
- una gestión más coherente de los cambios de última hora
- mejor apoyo para la colaboración y la sustitución entre compañeros
- una transición más estructurada desde la preparación hasta el seguimiento
"Boardwise no solo ha hecho que nuestro proceso sea más digital, sino sobre todo más claro y fiable. La herramienta alivia la carga de muchos pasos administrativos y nos da más espacio para el trabajo sustantivo y organizativo."
Michaela Niklaus, Asistente Ejecutiva Senior del CEO
Conclusión
Boardwise se utiliza en las reuniones del Consejo de Administración de Bayer desde enero de 2025. Lo que inicialmente fue una herramienta nueva, se ha convertido en una parte consolidada de los flujos de trabajo de la Oficina del CEO.
La plataforma ayuda al equipo a centralizar la información, hacer que la coordinación sea más transparente y reducir los pasos manuales en la preparación y el seguimiento. La ventaja clave reside en cómo se integran los pasos individuales del proceso: desde la presentación de un punto del orden del día, pasando por la agenda y las aprobaciones, hasta la documentación de la reunión.
"Tras utilizarla durante un tiempo, podemos afirmar que Boardwise facilita notablemente nuestro trabajo diario. La solución es estructurada, fiable y está orientada a las necesidades prácticas de la gobernanza corporativa".
Claudia Kodal, Asistente de Dirección, Oficina del CEO
Los resultados de un vistazo
El resultado final
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