Strona internetowa: www.bayer.com
Spółka
Bayer AG jest jednym z wiodących na świecie przedsiębiorstw w dziedzinie opieki zdrowotnej i rolnictwa. W globalnej korporacji tej skali praca komisji, szczególnie na szczeblu wykonawczym, odgrywa kluczową rolę. To właśnie tutaj podejmowane są decyzje dotyczące tego, które tematy strategiczne należy realizować, priorytetyzować lub dostosowywać. Aby decyzje te były trafne, procesy wspierające muszą działać płynnie i niezawodnie.
W tym miejscu kluczową rolę odgrywa biuro dyrektora generalnego. Od stycznia 2025 roku zespół wykonał istotny krok w kierunku większej przejrzystości i lepszej struktury, wdrażając Boardwise.
Organizacja na poziomie wykonawczym: złożona, wysoka stawka i krytyczna w czasie
Nadine Lorenz i Claudia Kodal wraz ze swoimi koleżankami Michaelą Niklaus oraz Stephanie Wedlich odpowiadają za organizację wszystkich aspektów posiedzeń zarządu w Biurze Prezesa Bayer. Działając jako centralny punkt kontaktu pomiędzy Zarządem a jednostkami biznesowymi firmy, przygotowują materiały decyzyjne, porządkują informacje oraz dbają o sprawne planowanie i prawidłową dokumentację spotkań.
Choć codzienna praca zespołu była dobrze zorganizowana, opierała się na zestawie oddzielnych narzędzi. Programy spotkań tworzono w Wordzie, procesy zatwierdzania realizowano w Outlooku, a protokoły funkcjonowały w różnych formatach. Każda zmiana oznaczała ręczne kopiowanie treści, zarządzanie nowymi wersjami oraz liczne indywidualne kontakty z interesariuszami.
„Mieliśmy nasze procesy pod kontrolą, ale były one bardzo manualne. Do każdego spotkania musieliśmy otwierać wiele różnych narzędzi.”
— Nadine Lorenz, asystentka, administracja BoM
Potrzeba inteligentniejszego systemu
Szybko stało się jasne, że zespół potrzebuje rozwiązania, które bezproblemowo zintegruje się z istniejącymi sposobami pracy, nie zwiększając ich złożoności.
Po zaprezentowaniu Boardwise podczas Microsoft Assistant Summit zespół postanowił przyjrzeć się temu rozwiązaniu bliżej.
„Boardwise zapewnia całemu Biuru CEO scentralizowany dostęp i znacząco ogranicza nakład pracy koordynacyjnej.”
— Nadine Lorenz, asystentka, administracja BoM
Dlaczego Boardwise? Trzy przekonujące powody
Przy wyborze Boardwise wyróżniły się trzy kluczowe czynniki:
- Centralna, intuicyjna platforma
Wszystkie dokumenty, agendy i protokoły są przechowywane w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich zaangażowanych osób, także w przypadku zastępstw lub zmian w ostatniej chwili. - Bezproblemowa integracja z Microsoft 365
Brak konieczności przełączania się między narzędziami, brak przerw w pracy oraz brak potrzeby dodatkowych logowań.
- Bezpieczeństwo klasy korporacyjnej
Pełna zgodność z wymogami ochrony danych, skalowalności oraz wewnętrznymi standardami bezpieczeństwa IT.
„Można powiedzieć, że w to rozwiązanie włożono dużo wiedzy i doświadczenia. Jest przemyślane i gotowe do użycia od razu.”
— Claudia Kodal, asystentka zarządu, Biuro Dyrektora Generalnego
„Fakt, że wszystko nie jest już powiązane z jednym urządzeniem, zwiększa przejrzystość i sprawia, że współpraca jest znacznie bardziej efektywna.”
— Nadine Lorenz, asystentka, administracja BoM
Wdrożenie: Krok po kroku
Proces wdrożenia przeprowadzono w ścisłej współpracy z zespołem Boardwise. Specyficzne wymagania, takie jak nawigacja w menu czy niestandardowe układy agend i protokołów, zostały szybko zebrane i wdrożone.
„Jesteśmy bardzo dobrze wspierani. Nasze potrzeby są traktowane poważnie, a wiele z nich znalazło odzwierciedlenie w kolejnych aktualizacjach oprogramowania.”
— Nadine Lorenz, asystentka, administracja BoM
Oczywiście niezbędna była również wewnętrzna koordynacja z działami IT i prawnym Bayer, co stanowi standardową procedurę w organizacji o wysokich wymaganiach w zakresie zgodności i bezpieczeństwa.
Jak Boardwise usprawnia pracę komisji w Bayer
Od momentu uruchomienia w styczniu 2025 r. Boardwise stał się integralną częścią przepływów pracy podczas posiedzeń zarządu i znacznie zmniejszył obciążenia administracyjne. Oto kilka przykładów udostępnionych przez Nadine i Claudię:
- Agendy prawie same się piszą
To, co kiedyś wymagało kopiowania i wklejania, zajmuje teraz tylko kilka kliknięć. - Procesy zatwierdzania są w pełni przejrzyste
Zawsze jest jasne, kto co zatwierdził - a co jest jeszcze w toku. Wszystko jest zgodne z audytem. - Minuty są tworzone bezpośrednio w narzędziu
Koniec z ręcznym kopiowaniem, zrzutami ekranu ani konfliktami wersji.
„Nie muszę już otwierać czterech różnych narzędzi. To oszczędza czas i oszczędza moje nerwy”.
— Nadine Lorenz, asystent, administracja BoM
Jak zespół i menedżerowie doświadczają Boardwise
„Technicznie stabilny, niezawodny i ustrukturyzowany — to najlepiej opisuje Boardwise dla nas.”
— Claudia Kodal, Asystent Zarządu Biura Dyrektora Generalnego
Boardwise otrzymuje również pozytywne opinie od kadry kierowniczej i osób zgłaszających punkty porządku obrad.
Patrząc w przyszłość: Umożliwianie dyscypliny i rozwój procesów cyfrowych
Boardwise ma teraz pełną pozycję w biurze CEO i wnosi nowy impuls do pracy komisji.
„Wbudowane terminy pomagają nam stopniowo budować większą dyscyplinę w procesie składania wniosków bez ciągłych działań następczych”.
— Nadine Lorenz, asystent, administracja BoM
Inne działy obecnie oceniają wykorzystanie Boardwise. Dla zespołu Nadine i Claudii jedno jest jasne:
„Dzięki Boardwise pozostajemy pod kontrolą i zyskujemy cenny czas w tym procesie”.
— Nadine Lorenz, asystent, administracja BoM
Wyniki w skrócie
Podsumowując
Wiele firm stoi przed tym samym wyzwaniem: praca komisji jest zakończona, ale jest to czasochłonne i energochłonne. Boardwise zajmuje się tym bezpośrednio. Bezproblemowo integruje się z istniejącymi strukturami i zapewnia realny wpływ tam, gdzie jest to najważniejsze: w szczegółach.
Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządy, komitety czy zespoły kierownicze — Boardwise zapewnia jasność, strukturę i więcej czasu na to, co naprawdę ważne.
👉 Zarezerwuj demo już dziś i zobacz, jak Boardwise może uprościć Twoją pracę.
