.png)
Strona internetowa: www.bayer.com
Firma
Bayer AG to jeden z wiodących na świecie koncernów działających w obszarze ochrony zdrowia i rolnictwa. W globalnej grupie tej skali ład korporacyjny, zwłaszcza na poziomie Zarządu, odgrywa kluczową rolę. To tutaj zapadają decyzje o tym, które tematy strategiczne będą kontynuowane, priorytetyzowane lub wymagają zmiany kierunku. Aby decyzje te były dobrze uzasadnione, procesy organizacyjne muszą przebiegać bez zakłóceń. Właśnie w tym obszarze wspiera CEO Office, który od stycznia 2025 roku, dzięki wdrożeniu Boardwise, wykonał zdecydowany krok w stronę większej przejrzystości i lepszej struktury pracy.
Złożone procesy zarządcze wymagają niezawodnych rozwiązań
Przygotowanie posiedzeń Zarządu wymaga ścisłej koordynacji między biurem CEO, członkami Zarządu a działami przygotowującymi materiały. Punkty porządku obrad muszą być uzgodnione, dokumenty skompletowane, zatwierdzenia monitorowane, zmiany wprowadzane na bieżąco, a ustalenia ze spotkań rzetelnie dokumentowane.
Procesy w biurze CEO firmy Bayer były już wcześniej dobrze zorganizowane. Wiele poszczególnych etapów wykonywano jednak ręcznie, korzystając z różnych aplikacji. Agendy tworzono w programie Word, koordynacja i zatwierdzanie odbywały się przez Outlooka, a zmiany trzeba było śledzić w kilku miejscach jednocześnie. Zwiększało to nakład pracy koordynacyjnej, zwłaszcza w przypadku nagłych zmian.
„Nasze procesy były jasno zdefiniowane. Wyzwaniem była spójna koordynacja wielu indywidualnych kroków w różnych aplikacjach”.
Michaela Niklaus, starsza asystentka wykonawcza CEO
Wymaganie: jedno rozwiązanie dla całego procesu spotkań
Biuro CEO poszukiwało rozwiązania, które w ustrukturyzowany sposób wspierałoby istniejący proces, nie zwiększając przy tym jego złożoności. Kluczowymi czynnikami były: centralne źródło informacji, przejrzysty status przetwarzania oraz jak najgłębsza integracja z istniejącym środowiskiem Microsoft 365.
Zespół dowiedział się o Boardwise podczas konferencji Microsoft Assistant Summit i zdecydował się bliżej przyjrzeć temu rozwiązaniu.
O decyzji przesądziły w szczególności trzy aspekty:
- centralne gromadzenie kluczowych informacji i etapów procesu
- integracja z istniejącym środowiskiem Microsoft 365
- możliwość wspólnego korzystania z platformy przez cały zespół biura CEO
Zależało nam na tym, aby nie wprowadzać po prostu kolejnego narzędzia. Rozwiązanie musiało wpisywać się w nasz dotychczasowy sposób pracy i uczynić cały proces bardziej przejrzystym dla zespołu.
Claudia Kodal, asystentka zarządu, biuro prezesa
Od wdrożenia do codziennej obsługi
Biuro prezesa korzysta z Boardwise do przygotowywania i obsługi posiedzeń zarządu od stycznia 2025 roku. Po fazie wdrożenia rozwiązanie stało się stałym elementem procesu pracy zespołu.
Podczas wdrażania zespół był w stałym kontakcie z Boardwise. Uwzględniono wymagania wynikające z praktycznego użytkowania, w tym nawigację oraz sposób tworzenia agend i protokołów.
„Od samego początku mieliśmy poczucie, że nasze wymagania są traktowane poważnie. Ścisła współpraca była kluczowym czynnikiem sprawiającym, że rozwiązanie tak dobrze wpisuje się w nasze procesy”.
Claudia Kodal, asystentka zarządu, biuro prezesa
Koordynacja z działami IT i prawnym wymagała oczywiście wewnętrznych uzgodnień, co jest standardowym procesem w grupie takiej jak Bayer, gdzie obowiązują wysokie standardy bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
Co poprawiło się w codziennej pracy
1. Centralne, wspólne źródło informacji
Wnioski, agendy, dokumenty ze spotkań, statusy zatwierdzeń i protokoły mogą być obsługiwane w ramach jednego połączonego procesu. Dzięki temu zespół ma dostęp do istotnych informacji w jednym miejscu.
Ułatwia to codzienną współpracę, a także pomaga w sytuacjach, gdy trzeba zastąpić kolegę lub koleżankę. Informacje i statusy przetwarzania są w znacznie mniejszym stopniu przypisane do indywidualnych skrzynek mailowych, folderów osobistych czy lokalnych wersji dokumentów.
„Centralne środowisko pracy zapewnia nam wspólne i wiarygodne źródło informacji. Jest to dla nas ogromna zaleta, zwłaszcza w przypadku zmian wprowadzanych w ostatniej chwili lub wzajemnego zastępowania się”.
Michaela Niklaus, starsza asystentka prezesa
2. Mniej pracy ręcznej przy agendach i zmianach
Przed wprowadzeniem Boardwise informacje z różnych źródeł musiały być ręcznie przenoszone do agendy i wielokrotnie aktualizowane przy każdej zmianie. Dziś punkty agendy, sama agenda oraz powiązane z nimi informacje mogą być edytowane w jednym systemie.
Zmniejsza to ryzyko, że zmiana zostanie uwzględniona tylko w jednym dokumencie lub jednej wersji. Jednocześnie ogranicza to nakład pracy związany z koordynacją wewnątrz zespołu.
„Zmiany są częścią codzienności przy przygotowywaniu posiedzeń zarządu. Dzięki Boardwise możemy obsługiwać je w sposób bardziej spójny i przy znacznie mniejszej liczbie ręcznych kroków pośrednich”.
Claudia Kodal, asystentka zarządu, biuro prezesa
3. Większa przejrzystość wniosków i zatwierdzeń
Zespół łatwiej widzi, które treści są już gotowe, które etapy zostały zakończone i gdzie wciąż brakuje informacji zwrotnej. Ułatwia to ukierunkowane monitorowanie zgłoszeń i zatwierdzeń.
Terminy zapisane w systemie pomagają również wyraźniej określić oczekiwania i zakres odpowiedzialności w ramach procesu.
„Szybciej widzimy, na jakim etapie jest dana sprawa i gdzie konieczne są jeszcze działania. Zapewnia to przejrzystość i pozwala na bardziej ukierunkowane monitorowanie postępów”.
Michaela Niklaus, starsza asystentka zarządu (Senior Executive Assistant to the CEO)
4. Płynniejszy proces aż do etapu podsumowania
Dokumentacja po spotkaniu jest teraz również ściślej powiązana z poprzedzającymi ją etapami procesu. Informacji nie trzeba już ponownie zbierać z różnych źródeł i przenosić do oddzielnych dokumentów.
„Dla nas największa korzyść nie wynika z żadnej pojedynczej funkcji, lecz z kompleksowości procesu. Przygotowanie, koordynacja i działania następcze współpracują ze sobą znacznie lepiej”.
Claudia Kodal, asystentka zarządu, biuro prezesa
Doświadczenia po dłuższym użytkowaniu
Po wdrożeniu i późniejszym wykorzystaniu w codziennej pracy, system Boardwise ugruntował swoją pozycję w biurze prezesa jako niezawodne wsparcie w organizacji posiedzeń zarządu.
Co jest dziś najważniejsze dla zespołu:
- centralne źródło informacji współdzielone przez cały zespół
- większa przejrzystość w zakresie statusów przetwarzania i odpowiedzialności
- mniej ręcznego przenoszenia danych między różnymi aplikacjami
- bardziej spójna obsługa zmian wprowadzanych w ostatniej chwili
- lepsze wsparcie współpracy i zastępstw między współpracownikami
- bardziej ustrukturyzowane przejście od przygotowania do podsumowania
„Boardwise nie tylko uczynił nasz proces bardziej cyfrowym, ale przede wszystkim bardziej przejrzystym i niezawodnym. Narzędzie odciąża nas w wielu czynnościach administracyjnych i daje więcej przestrzeni na merytoryczną oraz organizacyjną stronę naszej pracy”.
Michaela Niklaus, starsza asystentka zarządu (Senior Executive Assistant to the CEO)
Podsumowanie
System Boardwise jest wykorzystywany podczas posiedzeń Zarządu Bayer od stycznia 2025 roku. Narzędzie, które początkowo było nowością, stało się stałym elementem procesów roboczych w biurze prezesa.
Platforma pomaga zespołowi centralnie gromadzić informacje, zwiększać przejrzystość koordynacji oraz ograniczać liczbę ręcznych czynności podczas przygotowań i działań następczych. Kluczowa korzyść wynika ze sposobu, w jaki poszczególne etapy procesu ze sobą współpracują: od zgłoszenia punktu obrad, przez agendę i zatwierdzenia, aż po dokumentację spotkania.
„Po pewnym czasie użytkowania możemy stwierdzić, że Boardwise odczuwalnie ułatwia naszą codzienną pracę. To rozwiązanie jest uporządkowane, niezawodne i dostosowane do praktycznych wymogów zarządzania na poziomie zarządu”.
Claudia Kodal, asystentka zarządu, biuro prezesa
Wyniki w skrócie
Podsumowując
Wiele firm stoi przed tym samym wyzwaniem: praca organów kolegialnych jest niezbędna, ale bywa czasochłonna i wymagająca. Boardwise rozwiązuje ten problem u podstaw. Narzędzie płynnie integruje się z istniejącymi strukturami i przynosi realne korzyści tam, gdzie mają one największe znaczenie: w szczegółach.
Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządy, komitety czy zespoły kierownicze — Boardwise zapewnia jasność, strukturę i więcej czasu na to, co naprawdę ważne.
👉 Umów się na prezentację już dziś i zobacz, jak Boardwise może uprościć Twoją pracę.
