Site Web : www.bayer.com
L'entreprise
Bayer AG est l'une des principales entreprises mondiales dans les domaines de la santé et de l'agriculture. Dans une entreprise mondiale de cette envergure, le travail des comités, en particulier au niveau de la direction, joue un rôle essentiel. C'est là que les décisions sont prises concernant les sujets stratégiques à poursuivre, à prioriser ou à réaligner. Pour que ces décisions soient fondées, les processus d'arrière-plan doivent se dérouler sans heurts.
C'est là qu'intervient le bureau du PDG. Depuis janvier 2025, l'équipe a franchi une étape majeure vers une plus grande transparence et une plus grande structure en mettant en œuvre Boardwise.
Organisation au niveau de la direction : complexe, enjeux élevés et temps critique
Nadine Lorenz et Claudia Kodal, ainsi que leurs collègues Michaela Niklaus et Stephanie Wedlich, sont chargées d'organiser tous les aspects des réunions du conseil d'administration au sein du bureau du PDG de Bayer. Agissant en tant qu'interface centrale entre le Directoire et les unités commerciales de l'entreprise, ils préparent les documents décisionnels, structurent les informations et veillent à ce que les réunions soient planifiées efficacement et correctement documentées.
Bien que leur travail quotidien soit bien organisé, il s'appuyait sur une mosaïque d'outils distincts : les ordres du jour étaient créés dans Word, les approbations étaient gérées via Outlook et les procès-verbaux étaient gérés dans de nombreux formats. Chaque modification impliquait le copier-coller, la gestion des nouvelles versions et un suivi personnalisé auprès des parties prenantes.
« Nos processus étaient sous contrôle, mais ils étaient extrêmement manuels. Pour chaque réunion, nous avons dû ouvrir plusieurs outils. »
— Nadine Lorenz, assistante, administration de la BoM
La nécessité d'un système plus intelligent
Il est rapidement devenu évident que l'équipe avait besoin d'une solution qui s'intégrerait parfaitement aux flux de travail existants sans ajouter de complexité.
Après avoir découvert Boardwise lors du Microsoft Assistant Summit, l'équipe a décidé d'examiner le logiciel de plus près.
« Boardwise donne à l'ensemble du bureau du PDG un accès centralisé et réduit considérablement l'effort de coordination. »
— Nadine Lorenz, assistante, administration de la BoM
Pourquoi Boardwise ? Trois raisons convaincantes
Lors de la sélection de Boardwise, trois facteurs clés se sont démarqués :
- Plateforme centralisée et intuitive
Tous les documents, ordres du jour et procès-verbaux sont stockés en un seul endroit, accessible à toutes les personnes concernées, même en cas de substitution ou de modification de dernière minute. - Intégration fluide à Microsoft 365
Pas de changement d'outil, pas d'interruption du flux de travail et pas besoin de nouvelles connexions. - Sécurité de niveau professionnel
Conformité totale à la protection des données, à l'évolutivité et aux normes internes de sécurité informatique.
« Vous pouvez constater qu'une grande expertise a été consacrée à cette solution. Il est bien pensé et prêt à être utilisé immédiatement. »
— Claudia Kodal, directrice générale adjointe du conseil d'administration
« Le fait que tout ne se trouve plus sur un seul appareil améliore la transparence et rend la collaboration nettement plus efficace. »
— Nadine Lorenz, assistante, administration de la BoM
Mise en œuvre : étape par étape
La mise en œuvre a été réalisée en étroite coordination avec l'équipe de Boardwise. Les exigences spécifiques telles que la navigation dans les menus et les options de mise en page personnalisées pour les ordres du jour et les procès-verbaux ont été collectées et mises en œuvre rapidement.
« Nous sommes très bien soutenus. Nos demandes sont prises au sérieux et nombre d'entre elles ont été prises en compte dans les prochaines mises à jour logicielles. »
— Nadine Lorenz, assistante, administration de la BoM
Naturellement, une coordination interne avec les services informatiques et juridiques de Bayer était nécessaire, une procédure standard pour une entreprise qui applique des normes de conformité et de sécurité élevées.
Comment Boardwise améliore le travail des comités chez Bayer
Depuis sa mise en service en janvier 2025, Boardwise fait désormais partie intégrante des flux de travail des réunions du conseil d'administration et a sensiblement réduit la charge administrative. Voici quelques exemples partagés par Nadine et Claudia :
- Les agendas s'écrivent presque tout seuls
Ce qui nécessitait auparavant un copier-coller ne prend plus que quelques clics. - Les processus d'approbation sont totalement transparents
Il est toujours clair qui a approuvé quoi, et ce qui est encore en attente. Tout est conforme aux normes d'audit. - Les minutes sont créées directement dans l'outil
Fini les copies manuelles, les captures d'écran ou les conflits de version.
« Je n'ai plus besoin d'ouvrir quatre outils différents. Cela me fait gagner du temps et m'épargne les nerfs. »
— Nadine Lorenz, assistante, administration de la BoM
Comment l'équipe et les dirigeants expérimentent Boardwise
« Techniquement stable, fiable et structuré, c'est ce qui décrit le mieux Boardwise pour nous. »
— Claudia Kodal, directrice générale adjointe du conseil d'administration
Boardwise reçoit également des commentaires positifs de la part des dirigeants et de ceux qui soumettent des points à l'ordre du jour.
Perspectives d'avenir : favoriser la discipline et faire progresser les processus numériques
Boardwise est désormais pleinement établie au sein du bureau du PDG et donne un nouvel élan au travail des comités.
« Les délais intégrés nous aident à intégrer progressivement plus de discipline dans le processus de soumission sans aucun suivi constant. »
— Nadine Lorenz, assistante, administration de la BoM
D'autres départements évaluent actuellement l'utilisation de Boardwise. Pour l'équipe de Nadine et Claudia, une chose est claire :
« Avec Boardwise, nous gardons le contrôle et gagnons un temps précieux dans le processus. »
— Nadine Lorenz, assistante, administration de la BoM
Les résultats en un coup d'œil
L'essentiel
De nombreuses entreprises sont confrontées au même défi : le travail des comités est terminé, mais cela prend du temps et de l'énergie. Boardwise aborde ce problème directement. Il s'intègre parfaitement aux structures existantes et produit un réel impact là où cela compte le plus : dans les détails.
Que ce soit pour les conseils d'administration, les comités ou les équipes de direction, Boardwise apporte de la clarté, de la structure et permet de consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment.
