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Site Web : www.bayer.com
L'entreprise
Bayer AG est l'un des leaders mondiaux de la santé et de l'agriculture. Au sein d'un groupe international de cette envergure, la gouvernance, en particulier au niveau du directoire, joue un rôle central. C'est là que se décide quels sujets stratégiques doivent être poursuivis, priorisés ou réorientés. Pour que ces décisions soient fondées, les processus organisationnels sous-jacents doivent être parfaitement fluides. C'est précisément là qu'intervient le bureau du PDG qui, depuis janvier 2025, a franchi une étape décisive vers plus de transparence et de structure grâce à Boardwise.
Une gouvernance complexe exige des processus fiables
La préparation des réunions du directoire nécessite une coordination étroite entre le bureau du PDG, les membres du directoire et les départements concernés. Les points à l'ordre du jour doivent être harmonisés, les documents complets obtenus, les approbations suivies, les modifications traitées et les résultats des réunions documentés de manière fiable.
Les processus sous-jacents au sein du bureau du PDG de Bayer étaient déjà bien organisés. Cependant, de nombreuses étapes individuelles étaient effectuées manuellement et via différentes applications. Les ordres du jour étaient créés sous Word, la coordination et les approbations passaient par Outlook, et les modifications devaient être suivies à plusieurs endroits. Cela augmentait la charge de coordination, en particulier en cas d'ajustements de dernière minute.
« Nos processus étaient clairement définis. Le défi consistait à coordonner de nombreuses étapes individuelles de manière cohérente à travers différentes applications. »
Michaela Niklaus, assistante de direction principale auprès du PDG
L'exigence : une solution unique pour l'ensemble du processus de réunion
Le bureau du PDG recherchait une solution capable de soutenir le processus existant de manière structurée, sans ajouter de complexité. Les facteurs décisifs étaient une source d'information centrale, des statuts de traitement transparents et une intégration aussi poussée que possible dans l'environnement Microsoft 365 existant.
L'équipe a découvert Boardwise lors du Microsoft Assistant Summit et a décidé d'examiner la solution de plus près.
Trois aspects ont été particulièrement déterminants dans cette décision :
- centraliser les informations clés et les étapes du processus
- intégration dans l'environnement Microsoft 365 existant
- la possibilité d'utiliser la plateforme de manière collaborative au sein du bureau du PDG
« Il était important pour nous de ne pas simplement introduire un outil supplémentaire. La solution devait s'intégrer à nos méthodes de travail actuelles et rendre l'ensemble du processus plus clair pour l'équipe. »
Claudia Kodal, assistante de direction, bureau du PDG
De la mise en œuvre au quotidien
Le bureau du PDG utilise Boardwise pour préparer et assurer le suivi des réunions du directoire depuis janvier 2025. Après la phase de mise en œuvre, la solution fait désormais partie intégrante des processus de travail de l'équipe.
Pendant la phase de mise en œuvre, l'équipe a été en contact régulier avec Boardwise. Les besoins issus de l'utilisation pratique, notamment en matière de navigation ainsi que de conception des ordres du jour et des procès-verbaux, ont été pris en compte.
« Dès le début, nous avons eu le sentiment que nos besoins étaient pris au sérieux. Cette étroite collaboration a été un facteur clé dans l'adéquation de la solution avec nos processus. »
Claudia Kodal, assistante de direction, bureau du PDG
La coordination avec les services informatique et juridique a naturellement nécessité un alignement interne, un processus habituel au sein d'un groupe comme Bayer, soumis à des normes de sécurité et de conformité élevées.
Ce qui a été amélioré au quotidien
1. Une source d'information centrale et partagée
Les soumissions, ordres du jour, documents de réunion, statuts d'approbation et procès-verbaux peuvent être gérés au sein d'un processus unique et connecté. Par conséquent, l'équipe dispose des informations pertinentes de manière centralisée.
Cela facilite la collaboration quotidienne et aide également lorsqu'un membre de l'équipe doit remplacer un collègue. Les informations et les statuts de traitement sont beaucoup moins dépendants des boîtes mail individuelles, des dossiers personnels ou des versions locales de documents.
« L'environnement de travail centralisé nous offre une source d'information commune et fiable. C'est un avantage majeur pour nous, surtout en cas de changements de dernière minute ou lorsque nous devons nous remplacer les uns les autres. »
Michaela Niklaus, assistante de direction principale auprès du PDG
2. Moins d'efforts manuels pour les ordres du jour et les modifications
Avant l'introduction de Boardwise, les informations provenant de différentes sources devaient être transférées manuellement dans l'ordre du jour et mises à jour plusieurs fois à chaque changement. Aujourd'hui, les points à l'ordre du jour, l'ordre du jour lui-même et les informations associées peuvent tous être modifiés au sein d'un seul et même système.
Cela réduit le risque qu'une modification ne soit répercutée que sur un seul document ou une seule version. Parallèlement, cela diminue la charge de coordination au sein de l'équipe.
« Les changements font partie du quotidien lors de la préparation des réunions du directoire. Avec Boardwise, nous pouvons les gérer de manière plus cohérente et avec beaucoup moins d'étapes manuelles intermédiaires. »
Claudia Kodal, assistante de direction, bureau du PDG
3. Une plus grande transparence pour les soumissions et les approbations
L'équipe peut voir plus facilement quel contenu est déjà en place, quelles étapes ont été franchies et où les retours sont encore attendus. Cela permet un suivi plus ciblé des soumissions et des approbations.
Les échéances enregistrées dans le système permettent également de clarifier les attentes et les responsabilités au sein du processus.
« Nous voyons plus rapidement où en est un dossier et quelles mesures doivent encore être prises. Cela crée de la transparence et permet un suivi plus ciblé. »
Michaela Niklaus, assistante de direction auprès du PDG
4. Un processus plus fluide jusqu'au suivi
La documentation après la réunion est désormais plus étroitement liée aux étapes précédentes du processus. Il n'est plus nécessaire de collecter à nouveau des informations provenant de diverses sources pour les transférer dans des documents distincts.
« Pour nous, le plus grand avantage ne réside pas dans une fonctionnalité spécifique, mais dans le processus de bout en bout. La préparation, la coordination et le suivi fonctionnent beaucoup mieux ensemble. »
Claudia Kodal, assistante de direction, bureau du PDG
Expérience après une utilisation prolongée
Suite à sa mise en œuvre et à son utilisation quotidienne, Boardwise s'est imposé au sein du bureau du PDG comme un soutien fiable pour l'organisation des réunions du directoire.
Ce qui compte le plus pour l'équipe aujourd'hui :
- une source d'information centrale partagée par toute l'équipe
- une plus grande transparence sur les statuts de traitement et les responsabilités
- moins de transferts manuels entre différentes applications
- une gestion plus cohérente des changements de dernière minute
- un meilleur soutien à la collaboration et au remplacement des collègues
- une transition plus structurée de la préparation au suivi
« Boardwise a non seulement rendu notre processus plus numérique, mais surtout plus clair et plus fiable. L'outil allège de nombreuses tâches administratives et nous donne plus de marge de manœuvre pour le fond et l'organisation de notre travail. »
Michaela Niklaus, assistante de direction auprès du PDG
Conclusion
Boardwise est utilisé pour les réunions du directoire de Bayer depuis janvier 2025. Ce qui était initialement un nouvel outil est devenu une partie intégrante des flux de travail du bureau du PDG.
La plateforme aide l'équipe à centraliser les informations, à rendre la coordination plus transparente et à réduire les étapes manuelles de préparation et de suivi. L'avantage clé réside dans la synergie entre les différentes étapes du processus : de la soumission d'un point à l'ordre du jour jusqu'à la documentation de la réunion, en passant par la validation des points et les approbations.
« Après l'avoir utilisé pendant un certain temps, nous pouvons affirmer que Boardwise facilite considérablement notre travail quotidien. La solution est structurée, fiable et adaptée aux exigences pratiques de la gouvernance d'entreprise. »
Claudia Kodal, assistante de direction, bureau du PDG
Les résultats en un coup d'œil
L'essentiel
De nombreuses entreprises sont confrontées au même défi : le travail des comités est chronophage et énergivore. Boardwise s'attaque directement à ce problème. Il s'intègre parfaitement aux structures existantes et produit un impact réel là où cela compte le plus : dans les détails.
Que ce soit pour les conseils d'administration, les comités ou les équipes de direction, Boardwise apporte clarté et structure, permettant de consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment.
