.png)
Nettside: www.kolping-hochschule.de
Vekst som vendepunkt for styrevervet
Som ung høyskole er Kolping Hochschule fra begynnelsen av fullt ut digitalt organisert. Ansatte og styremedlemmer arbeider fordelt over hele Tyskland og møter finner sted virtuelt. I den tidlige grunnleggingsfasen forble styrevervet tilsvarende oversiktlig.
"I begynnelsen var ikke styreverv så mye et tema. Vi hadde få styrer og medlemmer", husker Ina Stückmann, kvalitets- og styremanager ved Kolping Hochschule.
Med høyskolens vekst endret imidlertid omfang og betydning av dette arbeidet seg grunnleggende. Nye studieprogram, ytterligere høyskoletilhørende og en økende institusjonell modenhet førte til at eksisterende styrer ble større og nye formater oppsto. Parallelt med dette vokste kravene til gjennomsiktighet, pålitelighet og en klar sporbarhet av avgjørelser.
"Etter noen års vekst merket vi: Kravene stiger", beskriver Stückmann. "Særlig temaet sporbarhet ble stadig viktigere – det var også en klar tilbakemelding fra kollegene."
Styrevervet utviklet seg dermed fra en organisatorisk følgeoppgave til en sentral bestanddel av effektiv høyskolestyring.
Når manuelle arbeidsflyter støter mot sine grenser
For innføringen av Boardwise var styrevervet ved Kolping Hochschule riktignok digitalt organisert, men fortsatt sterkt manuelt preget.
"Vi hadde Word-maler for protokoll, møtemateriale og agenda, fylte disse ut, lagde PDF-er av dem og sendte dem så ut", beskriver Ina Stückmann den daværende praksisen.
Også formelle godkjenningsprosesser var etablert: Agenda og protokoll ble kontrollert og godkjent av høyskoleledelsen eller det respektive formannskapet. Med voksende antall styrer og involverte viste denne framgangsmåten seg imidlertid stadig mer tidkrevende og lite skalerbar.
Det som manglet, var et overordnet system som sammenføyer styrer, dokumenter og prosesser i en gjennomgående logikk. Enkelte trinn var hver for seg sporbare, men den samlede prosessen forble fragmentert.
"Vårt mål var derfor helt klart", oppsummerer Stückmann. "Vi ville ha et verktøy som kan avbilde alle styrer, alle dokumenter og alle prosesser rundt styreledelsen."
Single Sign-On i stedet for mediebrudd
I utvelgelsesprosessen satte Kolping Hochschule seg inn i ulike løsningsansetelser. Avgjørende for Boardwise var ikke en enkelt funksjon, men det konsistente samspillet mellom funksjonsomfang, teknisk integrasjon og brukervennlighet.
"Vi ble overbevist av at alt fungerer i ett system", oppsummerer Ina Stückmann det sentrale avgjørelsesgrunnlaget.
Nettopp mot bakgrunn av den kontinuerlige veksten spilte den enkle betjeningen en avgjørende rolle. Nye høyskoletilhørende må kunne orientere seg raskt og umiddelbart bli arbeidsfør – også i styrevervet.
"Den enkle betjeningen var viktig for oss", understreker Stückmann.
"Man kjenner det jo: Det kommer noe nytt, man vet ikke hvordan det fungerer. Med Boardwise var det annerledes – det var rett og slett veldig intuitivt."
I tillegg kom den sømløse innbyggingen i det eksisterende Microsoft-365-miljøet. Single Sign-On, det Outlook-baserte invitasjonsstyringen samt den strukturerte lagringen via SharePoint gjorde det mulig å gripe tak i eksisterende arbeidsmåter og samtidig systematisk videreutvikle dem.
"At invitasjoner går via Outlook, alt er integrert i Office 365 og vi kan følge opp oppgaver og avstemninger når som helst, var sentralt for oss", sier Stückmann.
Innføring under pågående vekst
Innføringen av Boardwise skjedde ved Kolping Hochschule ikke som et avsluttet enkeltprosjekt, men som en trinnvis implementering som orienterte seg mot den videre veksten til organisasjonen. Første møter ble tidlig planlagt via Boardwise, mens ytterligere funksjoner suksessivt ble integrert i arbeids hverdagen.
"Jeg kunne først prøve alt i systemet, planlegge møter og sende invitasjoner", beskriver Ina Stückmann oppstarten. "Så kom det mer til skritt for skritt."
Korte avgjørelsesveier muliggjorde en rask overgang fra utvelgelsesprosessen til anvendelsen. Aksepten i teamet bygger særlig på den intuitive betjeningen av Boardwise, som letter oppstarten og gjør prosesser raskt forståelige. Nye høyskoletilhørende kan etter korte innføringer raskt arbeide selvstendig.
"I begynnelsen er det ofte først og fremst denne følelsen: 'Oj, nok en gang noe nytt'", sier Ina Stückmann. "Og så kommer etter kort tid tilbakemeldingen: Boardwise er jo selvforklarende."
Enhetlighet som sentralt organisasjonsprinsipp
En av de største merverdiener av Boardwise ser Kolping Hochschule i den gjennomgående logikken til sitt styreverv. Uavhengig av om det handler om formelle styrer som senat, rektorat eller eksamenskomite eller om samtaleformater uten beslutningsfatning: Prosesser følger alltid samme struktur.
"Det som gjør Boardwise særlig verdifullt for oss, er enhetligheten", forklarer Ina Stückmann. "Vi har alltid en klar prosess og kan når som helst spore hva som har skjedd."
Særlig i konteksten til en voksende organisasjon virker denne prosessuelle påliteligheten som et stabiliserende element. Den skaper orientering på tvers av styrer og roller, øker gjennomsiktigheten til avgjørelser og formidler samtidig trygghet – både for de involverte styremedlemmene og for organisasjonen som helhet.
Konklusjon: Struktur som vokser med
Med Boardwise har Kolping Hochschule tidlig stilt sitt styreverv på et strukturert og skalerbart grunnlag. Der manuelle arbeidsflyter i startfasen ennå var bærekraftige, men med voksende kompleksitet støtte mot sine grenser, sørger i dag et integrert system for klarhet, enhetlighet og pålitelig sporbarhet.
Boardwise gjør det mulig for høyskolen å organisatorisk dempe sin videre vekst og ta imot nye krav, uten å bare inn ytterligere kompleksitet i prosesser og ansvar. Styrevervet blir dermed ikke bare mer effektivt, men også mer konsistent og fremtidsrettet utformet.
"Boardwise er intuitivt, godt betreut og veldig nært våre behov", oppsummerer Ina Stückmann merverdien.
Klar for neste skritt i deres styreverv?
Står dere overfor voksende krav til gjennomsiktighet, sporbarhet og struktur i deres styreorganisasjon?
Boardwise forener styrer, dokumenter og prosesser i et integrert system – enhetlig, sporbart og fullstendig innbygget i Microsoft 365.
👉 Be om demo nå og opplev hvordan moderne styreverv fungerer i dag.
