.png)
Webbplats: www.kolping-hochschule.de
Tillväxt som vändpunkt för nämndarbetet
Som ung högskola har Kolping Högskolan från början varit helt digitalt organiserad. Medarbetare och nämndmedlemmar arbetar spridda över hela Tyskland och möten hålls virtuellt. Under den tidiga grundfasen förblev nämndarbetet därför överskådligt.
"I början var nämndarbete inte riktigt något tema. Vi hade få nämnder och medlemmar", minns Ina Stückmann, kvalitets- och nämndansvarig på Kolping Högskolan.
Med högskolans tillväxt förändrades dock omfattning och betydelse av detta arbete grundläggande. Nya utbildningsprogram, ytterligare högskolemedlemmar och en ökande institutionell mognad ledde till att befintliga nämnder blev större och nya format uppstod. Parallellt växte kraven på transparens, tillförlitlighet och en klar spårbarhet av beslut.
"Efter några års tillväxt märkte vi: Kraven ökar", beskriver Stückmann. "Särskilt frågan om spårbarhet blev allt viktigare – det var också en tydlig återkoppling från kollegorna."
Nämndarbete utvecklades därmed från en organisatorisk stöduppgift till en central beståndsdel av effektiv högskolestyrning.
När manuella arbetsflöden når sina gränser
Före införandet av Boardwise var nämndarbetet på Kolping Högskolan visserligen digitalt organiserat, men fortfarande starkt manuellt präglat.
"Vi hade Word-mallar för protokoll, möteshandlingar och agenda, fyllde i dem, gjorde PDF:er av dem och skickade sedan ut dem", beskriver Ina Stückmann den dåvarande praktiken.
Även formella godkännandeprocesser var etablerade: Agenda och protokoll granskades och godkändes av högskolans ledning eller respektive ordförande. Med växande antal nämnder och deltagare visade sig detta tillvägagångssätt dock alltmer tidskrävande och föga skalbart.
Det som saknades var ett övergripande system som sammanförde nämnder, dokument och processer i en genomgående logik. Enskilda steg var var för sig spårbara, men den totala processen förblev fragmenterad.
"Vårt mål var därför mycket tydligt", sammanfattar Stückmann. "Vi ville ha ett verktyg med vilket vi kunde avbilda alla nämnder, alla dokument och alla processer kring nämndförvaltningen."
Single Sign-On istället för mediebrott
I urvalsprocessen satte sig Kolping Högskolan in i olika lösningsansatser. Avgörande för Boardwise var därvid inte en enskild funktion, utan det konsekventa samspelet mellan funktionsomfång, teknisk integration och användarvänlighet.
"Vi blev övertygade av att allt fungerar i ett system", sammanfattar Ina Stückmann den centrala beslutsgrunden.
Särskilt mot bakgrund av den kontinuerliga tillväxten spelade den enkla handhavandet en avgörande roll. Nya högskoleanställda måste kunna orientera sig snabbt och omedelbart bli arbetsföra – även i nämndarbetet.
"Den enkla hanteringen var viktig för oss", betonar Stückmann.
"Man känner ju till det: Något nytt kommer, man vet inte hur det fungerar. Med Boardwise var det annorlunda – det var helt enkelt mycket intuitivt."
Därtill kom den sömlösa inbäddningen i den befintliga Microsoft-365-miljön. Single Sign-On, den Outlook-baserade inbjudningshanteringen samt den strukturerade arkiveringen via SharePoint möjliggjorde att befintliga arbetssätt kunde tas upp och samtidigt systematiskt vidareutvecklas.
"Att inbjudningar går via Outlook, allt är integrerat i Office 365 och vi kan följa upp uppgifter och omröstningar när som helst, var centralt för oss", enligt Stückmann.
Införande under pågående tillväxt
Införandet av Boardwise skedde på Kolping Högskolan inte som ett avslutat enskilt projekt, utan som en stegvis implementering som orienterade sig mot organisationens fortsatta tillväxt. Första möten planerades tidigt via Boardwise, medan ytterligare funktioner successivt integrerades i vardagsarbetet.
"Jag kunde först prova allt i systemet, planera möten och skicka inbjudningar", beskriver Ina Stückmann starten. "Sedan kom mer steg för steg."
Korta beslutsvägar möjliggjorde en snabb övergång från urvalsprocess till tillämpning. Acceptansen i teamet vilar därvid främst på den intuitiva hanteringen av Boardwise, som underlättar starten och gör processer snabbt förståeliga. Nya högskoleanställda kan efter korta introduktioner snabbt arbeta självständigt.
"I början är det ofta först denna känsla: 'Åh nej, återigen något nytt'", säger Ina Stückmann. "Och sedan kommer efter kort tid återkopplingen: Boardwise är ju självförklarande."
Enhetlighet som centralt organisationsprincip
Ett av de största mervärden med Boardwise ser Kolping Högskolan i den genomgående logiken i sitt nämndarbete. Oberoende av om det handlar om formella nämnder som Senat, Rektorat eller Prövningsnämnd eller om samtalsformat utan beslutfattande: Processerna följer alltid samma struktur.
"Det som gör Boardwise särskilt värdefullt för oss är enhetligheten", förklarar Ina Stückmann. "Vi har alltid en tydlig process och kan när som helst följa vad som har hänt."
Särskilt i sammanhanget av en växande organisation verkar denna processuella tillförlitlighet som ett stabiliserande element. Den skapar orientering över nämnder och roller, ökar transparensen i beslut och förmedlar samtidigt trygghet – både för de inblandade nämndmedlemmarna och för organisationen som helhet.
Slutsats: Struktur som växer med
Med Boardwise har Kolping Högskolan tidigt ställt sitt nämndarbete på en strukturerad och skalbar grund. Där manuella arbetsflöden i startfasen ännu var bärkraftiga, men med växande komplexitet stötte mot sina gränser, sörjer idag ett integrerat system för klarhet, enhetlighet och tillförlitlig spårbarhet.
Boardwise möjliggör för högskolan att organisatoriskt dämpa sin fortsatta tillväxt och ta emot nya krav, utan att bära in ytterligare komplexitet i processer och ansvarsområden. Nämndarbete blir därmed inte bara effektivare, utan också mer konsekvent och framtidssäkert uppställt.
"Boardwise är intuitivt, väl betjänat och mycket nära våra behov", sammanfattar Ina Stückmann mervärdet.
Redo för nästa steg i ert nämndarbete?
Står ni inför växande krav på transparens, spårbarhet och struktur i er nämndorganisation?
Boardwise förenar nämnder, dokument och processer i ett integrerat system – enhetligt, spårbart och fullständigt inbäddat i Microsoft 365.
👉 Begär demo nu och upplev hur modernt nämndarbete fungerar idag.
