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Sito web: www.kolping-hochschule.de
La crescita come punto di svolta nel lavoro degli organi collegiali
Come giovane università, la Kolping Hochschule è organizzata completamente in digitale fin dall'inizio. Dipendenti e membri degli organi collegiali lavorano distribuiti su tutto il territorio nazionale tedesco e le riunioni si svolgono virtualmente. Nella prima fase di fondazione, il lavoro degli organi collegiali rimase di conseguenza gestibile.
"All'inizio il lavoro degli organi collegiali non era proprio un tema. Avevamo pochi organi e membri", ricorda Ina Stückmann, Manager della Qualità e degli Organi Collegiali della Kolping Hochschule.
Con la crescita dell'università, tuttavia, l'ampiezza e l'importanza di questo lavoro cambiarono radicalmente. Nuovi corsi di studio, ulteriori appartenenti all'università e una crescente maturità istituzionale portarono al fatto che gli organi collegiali esistenti divennero più grandi e nacquero nuovi formati. Parallelamente crebbe l'esigenza di trasparenza, affidabilità e una chiara tracciabilità delle decisioni.
"Dopo alcuni anni di crescita ci siamo resi conto: i requisiti aumentano", descrive Stückmann. "Soprattutto il tema della tracciabilità divenne sempre più importante - fu anche un feedback chiaro dei colleghi."
Il lavoro degli organi collegiali si sviluppò così da un compito organizzativo di accompagnamento a un componente centrale di una governance universitaria efficace.
Quando i processi manuali raggiungono i loro limiti
Prima dell'introduzione di Boardwise, il lavoro degli organi collegiali alla Kolping Hochschule era organizzato digitalmente, ma comunque fortemente caratterizzato da processi manuali.
"Avevamo modelli Word per verbali, documentazione delle riunioni e agenda, li compilavamo, ne facevamo dei PDF e poi li inviavamo", descrive Ina Stückmann la pratica di allora.
Erano stabiliti anche processi di approvazione formali: agenda e verbali venivano controllati e approvati dalla direzione universitaria o dalla rispettiva presidenza. Con il crescente numero di organi collegiali e partecipanti, tuttavia, questo approccio si dimostrò sempre più dispendioso in termini di tempo e poco scalabile.
Quello che mancava era un sistema globale che riunisse organi collegiali, documenti e processi in una logica continua. I singoli passaggi erano rispettivamente tracciabili, il processo complessivo rimaneva tuttavia frammentato.
"Il nostro obiettivo era quindi molto chiaro", riassume Stückmann. "Volevamo uno strumento con cui poter rappresentare tutti gli organi collegiali, tutti i documenti e tutti i processi relativi alla gestione degli organi collegiali."
Single Sign-On invece di interruzioni mediali
Nel processo di selezione, la Kolping Hochschule si confronto con diversi approcci di soluzione. Decisivo per Boardwise non fu una singola funzionalità, ma l'interazione coerente tra gamma di funzioni, integrazione tecnica e user-friendliness.
"Ci ha convinto il fatto che tutto funzioni in un sistema", riassume Ina Stückmann la base decisionale centrale.
Proprio sullo sfondo della crescita continua, la facilità d'uso giocò un ruolo decisivo. I nuovi appartenenti all'università devono potersi orientare rapidamente e diventare immediatamente operativi - anche nel lavoro degli organi collegiali.
"La facilità d'uso era importante per noi", sottolinea Stückmann.
"Lo si conosce: arriva qualcosa di nuovo, non si sa come funziona. Con Boardwise era diverso - era semplicemente molto intuitivo."
Si aggiunse l'integrazione perfetta nell'ambiente Microsoft 365 esistente. Single Sign-On, la gestione degli inviti basata su Outlook e l'archiviazione strutturata tramite SharePoint permisero di riprendere i modi di lavoro esistenti e allo stesso tempo svilupparli sistematicamente.
"Il fatto che gli inviti passino attraverso Outlook, tutto sia integrato in Office 365 e possiamo tracciare compiti e votazioni in qualsiasi momento, era centrale per noi", dice Stückmann.
Introduzione durante la crescita in corso
L'introduzione di Boardwise alla Kolping Hochschule non avvenne come progetto singolo concluso, ma come implementazione graduale che si orientò alla ulteriore crescita dell'organizzazione. Le prime riunioni furono pianificate precocemente tramite Boardwise, mentre funzionalità aggiuntive furono integrate successivamente nella routine lavorativa quotidiana.
"Prima potevo provare tutto nel sistema, pianificare riunioni e inviare inviti", descrive Ina Stückmann l'inizio. "Poi passo dopo passo si aggiunse di più."
Brevi processi decisionali permisero una rapida transizione dal processo di selezione all'applicazione. L'accettazione nel team si basa soprattutto sull'uso intuitivo di Boardwise, che facilita l'inizio e rende rapidamente comprensibili i processi. I nuovi appartenenti all'università possono lavorare autonomamente rapidamente dopo brevi introduzioni.
"All'inizio spesso c’è prima questo sentimento: 'Oh no, di nuovo qualcosa di nuovo'", dice Ina Stückmann. "E poi dopo poco tempo arriva il feedback: Boardwise è autoesplicativo."
Uniformità come principio organizzativo centrale
Uno dei maggiori valori aggiunti di Boardwise la Kolping Hochschule lo vede nella logica continua del suo lavoro degli organi collegiali. Indipendentemente dal fatto che si tratti di organi collegiali formali come Senato, Rettorato o Commissione d'esame o di formati di discussione senza deliberazioni: i processi seguono sempre la stessa struttura.
"Quello che rende Boardwise particolarmente prezioso per noi è l'uniformità", spiega Ina Stückmann. "Abbiamo sempre un processo chiaro e possiamo tracciare in qualsiasi momento cosa è successo."
Proprio nel contesto di un'organizzazione in crescita, questa affidabilità processuale agisce come elemento stabilizzante. Crea orientamento oltre gli organi collegiali e i ruoli, aumenta la trasparenza delle decisioni e trasmette allo stesso tempo sicurezza - sia per i membri degli organi collegiali coinvolti sia per l'organizzazione nel suo insieme.
Conclusione: Struttura che cresce insieme
Con Boardwise la Kolping Hochschule ha posto precocemente il lavoro dei suoi organi collegiali su una base strutturata e scalabile. Dove i processi manuali nella fase iniziale erano ancora sostenibili, ma con la crescente complessità raggiunsero i loro limiti, oggi un sistema integrato assicura chiarezza, uniformità e affidabile tracciabilità.
Boardwise permette all'università di ammortizzare organizzativamente la sua ulteriore crescita e accogliere nuovi requisiti, senza portare complessità aggiuntiva nei processi e nelle competenze. Il lavoro degli organi collegiali diventa così non solo più efficiente, ma anche più coerente e predisposto per il futuro.
"Boardwise è intuitivo, ben assistito e molto vicino ai nostri bisogni", riassume Ina Stückmann il valore aggiunto.
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