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Website: www.kolping-hochschule.de
Wachstum als Wendepunkt der Gremienarbeit
Als junge Hochschule ist die Kolping Hochschule von Beginn an vollständig digital organisiert. Mitarbeitende und Gremienmitglieder arbeiten deutschlandweit verteilt und Sitzungen finden virtuell statt. In der frühen Gründungsphase blieb die Gremienarbeit entsprechend überschaubar.
„Am Anfang war Gremienarbeit gar nicht so das Thema. Wir hatten wenige Gremien und Mitglieder“, erinnert sich Ina Stückmann, Qualitäts- und Gremienmanagerin der Kolping Hochschule.
Mit dem Wachstum der Hochschule veränderten sich jedoch Umfang und Bedeutung dieser Arbeit grundlegend. Neue Studiengänge, zusätzliche Hochschulangehörige und eine zunehmende institutionelle Reife führten dazu, dass bestehende Gremien größer wurden und neue Formate entstanden. Parallel dazu wuchs der Anspruch an Transparenz, Verlässlichkeit und eine klare Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.
„Nach ein paar Jahren Wachstum haben wir gemerkt: Die Anforderungen steigen“, beschreibt Stückmann.
„Gerade das Thema Nachvollziehbarkeit wurde immer wichtiger – das war auch eine klare Rückmeldung der KollegInnen.“
Gremienarbeit entwickelte sich damit von einer organisatorischen Begleitaufgabe zu einem zentralen Bestandteil wirksamer Hochschulsteuerung.
Wenn manuelle Abläufe an ihre Grenzen stoßen
Vor der Einführung von Boardwise war die Gremienarbeit an der Kolping Hochschule zwar digital organisiert, aber weiterhin stark manuell geprägt.
„Wir hatten Word-Vorlagen für Protokoll, Sitzungsunterlagen und Agenda, haben die befüllt, daraus PDFs gemacht und die dann verschickt“, beschreibt Ina Stückmann die damalige Praxis.
Auch formale Freigabeprozesse waren etabliert: Agenda und Protokoll wurden von der Hochschulleitung oder dem jeweiligen Vorsitz geprüft und freigegeben. Mit wachsender Zahl an Gremien und Beteiligten erwies sich dieses Vorgehen jedoch zunehmend als zeitintensiv und wenig skalierbar.
Was fehlte, war ein übergreifendes System, das Gremien, Dokumente und Prozesse in einer durchgängigen Logik zusammenführt. Einzelne Schritte waren jeweils nachvollziehbar, der Gesamtprozess blieb jedoch fragmentiert.
„Unser Ziel war deshalb sehr klar“, fasst Stückmann zusammen.
„Wir wollten ein Tool, mit dem wir alle Gremien, alle Dokumente und alle Prozesse rund um das Gremienmanagement abbilden können.“
Single Sign-On statt Medienbrüche
Im Auswahlprozess setzte sich die Kolping Hochschule mit unterschiedlichen Lösungsansätzen auseinander. Ausschlaggebend für Boardwise war dabei nicht ein einzelnes Feature, sondern das konsistente Zusammenspiel aus Funktionsumfang, technischer Integration und Nutzerfreundlichkeit.
„Uns hat überzeugt, dass alles in einem System funktioniert“, fasst Ina Stückmann die zentrale Entscheidungsgrundlage zusammen.
Gerade vor dem Hintergrund des kontinuierlichen Wachstums spielte die einfache Bedienbarkeit eine entscheidende Rolle. Neue Hochschulangehörige müssen sich schnell orientieren können und unmittelbar arbeitsfähig werden – auch in der Gremienarbeit.
„Die einfache Bedienung war für uns wichtig“, betont Stückmann. „Man kennt das ja: Es kommt etwas Neues, man weiß nicht, wie es funktioniert. Bei Boardwise war das anders – das war einfach sehr intuitiv.“
Hinzu kam die nahtlose Einbettung in die bestehende Microsoft-365-Umgebung. Single Sign-On, das Outlook-basierte Einladungsmanagement sowie die strukturierte Ablage über SharePoint ermöglichten es, bestehende Arbeitsweisen aufzugreifen und zugleich systematisch weiterzuentwickeln.
„Dass Einladungen über Outlook laufen, alles in Office 365 integriert ist und wir Aufgaben und Abstimmungen jederzeit nachverfolgen können, war für uns zentral“, so Stückmann.
Einführung im laufenden Wachstum
Die Einführung von Boardwise erfolgte an der Kolping Hochschule nicht als abgeschlossenes Einzelprojekt, sondern als schrittweise Implementierung, die sich am weiteren Wachstum der Organisation orientierte. Erste Sitzungen wurden frühzeitig über Boardwise geplant, während zusätzliche Funktionen sukzessive in den Arbeitsalltag integriert wurden.
„Ich konnte erst einmal im System alles ausprobieren, Sitzungen planen und Einladungen verschicken“, beschreibt Ina Stückmann den Einstieg. „Dann kam Schritt für Schritt mehr dazu.“
Kurze Entscheidungswege ermöglichten einen schnellen Übergang vom Auswahlprozess in die Anwendung. Die Akzeptanz im Team beruht dabei vor allem auf der intuitiven Bedienung von Boardwise, die den Einstieg erleichtert und Prozesse schnell verständlich macht. Neue Hochschulangehörige können nach kurzen Einführungen rasch eigenständig arbeiten.
„Am Anfang ist oft erst einmal dieses Gefühl: ‚Oje, schon wieder etwas Neues‘“, sagt Ina Stückmann. „Und dann kommt nach kurzer Zeit die Rückmeldung: Boardwise ist ja selbsterklärend.“
Einheitlichkeit als zentrales Organisationsprinzip
Einen der größten Mehrwerte von Boardwise sieht die Kolping Hochschule in der durchgängigen Logik ihrer Gremienarbeit. Unabhängig davon, ob es sich um formale Gremien wie Senat, Rektorat oder Prüfungsausschuss handelt oder um Gesprächsformate ohne Beschlussfassung: Prozesse folgen stets derselben Struktur.
„Was Boardwise für uns besonders wertvoll macht, ist die Einheitlichkeit“, erläutert Ina Stückmann. „Wir haben immer einen klaren Prozess und können jederzeit nachvollziehen, was passiert ist.“
Gerade im Kontext einer wachsenden Organisation wirkt diese prozessuale Verlässlichkeit als stabilisierendes Element. Sie schafft Orientierung über Gremien und Rollen hinweg, erhöht die Transparenz von Entscheidungen und vermittelt zugleich Sicherheit – sowohl für die beteiligten Gremienmitglieder als auch für die Organisation als Ganzes.
Fazit: Struktur, die mitwächst
Mit Boardwise hat die Kolping Hochschule ihre Gremienarbeit frühzeitig auf eine strukturierte und skalierbare Grundlage gestellt. Wo manuelle Abläufe in der Anfangsphase noch tragfähig waren, mit wachsender Komplexität jedoch an ihre Grenzen stießen, sorgt heute ein integriertes System für Klarheit, Einheitlichkeit und verlässliche Nachvollziehbarkeit.
Boardwise ermöglicht es der Hochschule, ihr weiteres Wachstum organisatorisch abzufedern und neue Anforderungen aufzunehmen, ohne zusätzliche Komplexität in Prozesse und Zuständigkeiten zu tragen. Gremienarbeit wird damit nicht nur effizienter, sondern auch konsistenter und zukunftsfähig aufgestellt.
„Boardwise ist intuitiv, gut betreut und sehr nah an unseren Bedürfnissen“, fasst Ina Stückmann den Mehrwert zusammen.
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