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Sitio web: www.kolping-hochschule.de
El crecimiento como punto de inflexión del trabajo de órganos colegiados
Como universidad joven, la Universidad Kolping está organizada completamente de forma digital desde el principio. Los empleados y miembros de órganos colegiados trabajan distribuidos por toda Alemania y las reuniones tienen lugar virtualmente. En la fase inicial de fundación, el trabajo de órganos colegiados se mantuvo correspondientemente manejable.
"Al principio, el trabajo de órganos colegiados no era realmente un tema. Teníamos pocos órganos y miembros", recuerda Ina Stückmann, Gerente de Calidad y Órganos Colegiados de la Universidad Kolping.
Con el crecimiento de la universidad, sin embargo, el alcance y la importancia de este trabajo cambiaron fundamentalmente. Nuevas carreras, miembros universitarios adicionales y una creciente madurez institucional llevaron a que los órganos existentes se hicieran más grandes y surgieran nuevos formatos. Paralelamente, creció la exigencia de transparencia, confiabilidad y una clara trazabilidad de las decisiones.
"Después de algunos años de crecimiento nos dimos cuenta: Los requerimientos aumentan", describe Stückmann. "Especialmente el tema de la trazabilidad se volvió cada vez más importante – esa fue también una retroalimentación clara de los colegas."
El trabajo de órganos colegiados se desarrolló así de una tarea organizacional de acompañamiento a un componente central de la gestión universitaria efectiva.
Cuando los procesos manuales llegan a sus límites
Antes de la implementación de Boardwise, el trabajo de órganos colegiados en la Universidad Kolping estaba organizado digitalmente, pero seguía siendo fuertemente manual.
"Teníamos plantillas de Word para actas, documentos de reunión y agenda, las llenábamos, hacíamos PDFs de ellas y luego las enviábamos", describe Ina Stückmann la práctica de entonces.
También estaban establecidos procesos formales de aprobación: la agenda y las actas eran revisadas y aprobadas por la dirección universitaria o la presidencia respectiva. Con el creciente número de órganos y participantes, sin embargo, este procedimiento resultó ser cada vez más intensivo en tiempo y poco escalable.
Lo que faltaba era un sistema integral que reuniera órganos, documentos y procesos en una lógica continua. Los pasos individuales eran respectivamente trazables, pero el proceso general permanecía fragmentado.
"Nuestro objetivo era por eso muy claro", resume Stückmann.
"Queríamos una herramienta con la que pudiéramos representar todos los órganos, todos los documentos y todos los procesos relacionados con la gestión de órganos colegiados."
Single Sign-On en lugar de interrupciones de medios
En el proceso de selección, la Universidad Kolping se enfrentó con diferentes enfoques de solución. Lo decisivo para Boardwise no fue una característica individual, sino la interacción consistente entre funcionalidad, integración técnica y facilidad de uso.
"Nos convenció que todo funciona en un sistema", resume Ina Stückmann la base central de decisión.
Especialmente en el contexto del crecimiento continuo, la facilidad de operación jugó un papel decisivo. Los nuevos miembros universitarios deben poder orientarse rápidamente y volverse inmediatamente operativos – también en el trabajo de órganos colegiados.
"La operación simple fue importante para nosotros", enfatiza Stückmann.
"Ya se conoce: llega algo nuevo, no se sabe cómo funciona. Con Boardwise fue diferente – eso fue simplemente muy intuitivo."
Además vino la integración perfecta en el entorno Microsoft 365 existente. Single Sign-On, la gestión de invitaciones basada en Outlook así como el archivo estructurado a través de SharePoint permitieron retomar formas de trabajo existentes y al mismo tiempo desarrollarlas sistemáticamente.
"Que las invitaciones funcionen a través de Outlook, todo esté integrado en Office 365 y podamos seguir tareas y votaciones en cualquier momento, fue central para nosotros", dice Stückmann.
Implementación durante el crecimiento en curso
La implementación de Boardwise en la Universidad Kolping no se realizó como un proyecto individual cerrado, sino como una implementación gradual que se orientó al crecimiento adicional de la organización. Las primeras reuniones se planificaron tempranamente a través de Boardwise, mientras que funcionalidades adicionales se integraron sucesivamente en el trabajo diario.
"Pude primero probar todo en el sistema, planificar reuniones y enviar invitaciones", describe Ina Stückmann el inicio. "Luego se fue añadiendo paso a paso más."
Rutas de decisión cortas permitieron una transición rápida del proceso de selección a la aplicación. La aceptación en el equipo se basa especialmente en la operación intuitiva de Boardwise, que facilita el inicio y hace los procesos rápidamente comprensibles. Los nuevos miembros universitarios pueden trabajar independientemente después de breves introducciones.
"Al principio está a menudo primero esta sensación: 'Oh no, otra vez algo nuevo'", dice Ina Stückmann. "Y entonces viene después de poco tiempo la retroalimentación: Boardwise es autoexplicativo."
Uniformidad como principio organizacional central
Uno de los mayores valores añadidos de Boardwise lo ve la Universidad Kolping en la lógica continua de su trabajo de órganos colegiados. Independientemente de si se trata de órganos formales como Senado, Rectorado o Comisión de Exámenes o de formatos de conversación sin toma de decisiones: los procesos siguen siempre la misma estructura.
"Lo que hace Boardwise particularmente valioso para nosotros es la uniformidad", explica Ina Stückmann. "Siempre tenemos un proceso claro y podemos rastrear en cualquier momento lo que ha pasado."
Especialmente en el contexto de una organización en crecimiento, esta confiabilidad procesal actúa como elemento estabilizador. Crea orientación a través de órganos y roles, aumenta la transparencia de las decisiones y transmite al mismo tiempo seguridad – tanto para los miembros de órganos involucrados como para la organización como un todo.
Conclusión: Estructura que crece
Con Boardwise, la Universidad Kolping ha establecido tempranamente su trabajo de órganos colegiados sobre una base estructurada y escalable. Donde los procesos manuales en la fase inicial aún eran viables, pero con la creciente complejidad llegaron a sus límites, hoy un sistema integrado proporciona claridad, uniformidad y trazabilidad confiable.
Boardwise permite a la universidad amortiguar organizacionalmente su crecimiento adicional y asumir nuevos requerimientos, sin llevar complejidad adicional a procesos y responsabilidades. El trabajo de órganos colegiados se vuelve así no solo más eficiente, sino también más consistente y preparado para el futuro.
"Boardwise es intuitivo, bien atendido y muy cercano a nuestras necesidades", resume Ina Stückmann el valor añadido.
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