.png)
Website: www.kolping-hochschule.de
Groei als keerpunt van het gremiumbeheer
Als jonge hogeschool is de Kolping Hochschule vanaf het begin volledig digitaal georganiseerd. Medewerkers en gremiumleden werken verspreid over heel Duitsland en vergaderingen vinden virtueel plaats. In de vroege oprichtingsfase bleef het gremiumbeheer dienovereenkomstig overzichtelijk.
"In het begin was gremiumbeheer eigenlijk niet zo'n onderwerp. We hadden weinig gremia en leden", herinnert Ina Stückmann, kwaliteits- en gremiummanager van de Kolping Hochschule, zich.
Met de groei van de hogeschool veranderden echter de omvang en het belang van dit werk fundamenteel. Nieuwe studieprogramma's, aanvullende hogeschoolmedewerkers en een toenemende institutionele rijpheid zorgden ervoor dat bestaande gremia groter werden en nieuwe formaten ontstonden. Parallel daarmee groeide de eis aan transparantie, betrouwbaarheid en een duidelijke traceerbaarheid van besluiten.
"Na een paar jaar groei merkten we: de eisen stijgen", beschrijft Stückmann. "Juist het onderwerp traceerbaarheid werd steeds belangrijker – dat was ook een duidelijke terugkoppeling van de collega's."
Gremiumbeheer ontwikkelde zich daarmee van een organisatorische begeleidende taak tot een centraal onderdeel van effectieve hogeschoolsturing.
Wanneer handmatige processen hun grenzen bereiken
Voor de invoering van Boardwise was het gremiumbeheer aan de Kolping Hochschule weliswaar digitaal georganiseerd, maar nog steeds sterk handmatig gekenmerkt.
"We hadden Word-sjablonen voor protocol, vergaderstukken en agenda, vulden die in, maakten daarvan PDF's en verstuurden die dan", beschrijft Ina Stückmann de toenmalige praktijk.
Ook formele vrijgaveprocessen waren gevestigd: agenda en protocol werden door de hogeschoolleiding of het betreffende voorzitterschap gecontroleerd en vrijgegeven. Met het groeiende aantal gremia en betrokkenen bleek deze aanpak echter steeds tijdrovender en weinig schaalbaar.
Wat ontbrak, was een overkoepelend systeem dat gremia, documenten en processen in een doorlopende logica samenbrengt. Afzonderlijke stappen waren elk afzonderlijk traceerbaar, het totaalproces bleef echter gefragmenteerd.
"Ons doel was daarom zeer helder", vat Stückmann samen.
"We wilden een tool waarmee we alle gremia, alle documenten en alle processen rondom het gremiumbeheer kunnen afbeelden."
Single Sign-On in plaats van mediabreuken
In het selectieproces zette de Kolping Hochschule zich uiteen met verschillende oplossingsbenaderingen. Doorslaggevend voor Boardwise was daarbij niet een afzonderlijke functie, maar het consistente samenspel van functieomvang, technische integratie en gebruiksvriendelijkheid.
"Ons heeft overtuigd dat alles in een systeem functioneert", vat Ina Stückmann de centrale beslissingsgrondslag samen.
Juist tegen de achtergrond van de continue groei speelde de eenvoudige bedienbaarheid een beslissende rol. Nieuwe hogeschoolmedewerkers moeten zich snel kunnen orienteren en onmiddellijk werkbaar worden – ook in het gremiumbeheer.
"De eenvoudige bediening was voor ons belangrijk", benadrukt Stückmann.
"Je kent dat wel: er komt iets nieuws, je weet niet hoe het functioneert. Bij Boardwise was dat anders – dat was gewoon zeer intuïtief."
Daarnaast kwam de naadloze inbedding in de bestaande Microsoft-365-omgeving. Single Sign-On, het op Outlook gebaseerde uitnodigingsbeheer evenals de gestructureerde opslag via SharePoint maakten het mogelijk bestaande werkwijzen op te pakken en tegelijkertijd systematisch verder te ontwikkelen.
"Dat uitnodigingen via Outlook lopen, alles in Office 365 geïntegreerd is en we taken en stemmingen te allen tijde kunnen opvolgen, was voor ons centraal", aldus Stückmann.
Invoering tijdens lopende groei
De invoering van Boardwise vond aan de Kolping Hochschule niet plaats als afgesloten afzonderlijk project, maar als stapsgewijze implementatie die zich richtte op de verdere groei van de organisatie. Eerste vergaderingen werden vroegtijdig via Boardwise gepland, terwijl aanvullende functies successievelijk in de werkalledaag werden geïntegreerd.
"Ik kon eerst eens in het systeem alles uitproberen, vergaderingen plannen en uitnodigingen versturen", beschrijft Ina Stückmann de instap. "Toen kwam stap voor stap meer bij."
Korte beslissingswegen maakten een snelle overgang van het selectieproces naar de toepassing mogelijk. De acceptatie in het team berust daarbij vooral op de intuïtieve bediening van Boardwise, die de instap vergemakkelijkt en processen snel begrijpelijk maakt. Nieuwe hogeschoolmedewerkers kunnen na korte introducties rap zelfstandig werken.
"In het begin is vaak eerst eens dit gevoel: 'Oh jee, alweer iets nieuws'", zegt Ina Stückmann. "En dan komt na korte tijd de terugkoppeling: Boardwise is ja zelfverklarend."
Eenduidigheid als centraal organisatieprincipe
Een van de grootste meerwaarden van Boardwise ziet de Kolping Hochschule in de doorlopende logica van haar gremiumbeheer. Onafhankelijk daarvan of het gaat om formele gremia zoals senaat, rectoraat of examencommissie of om gespreksformaten zonder besluitvorming: processen volgen steeds dezelfde structuur.
"Wat Boardwise voor ons bijzonder waardevol maakt, is de eenduidigheid", licht Ina Stückmann toe. "We hebben altijd een helder proces en kunnen te allen tijde traceren wat er is gebeurd."
Juist in de context van een groeiende organisatie werkt deze procedurele betrouwbaarheid als stabiliserend element. Zij schept orientatie over gremia en rollen heen, verhoogt de transparantie van besluiten en vermittelt tegelijkertijd zekerheid – zowel voor de betrokken gremiumleden als voor de organisatie als geheel.
Conclusie: Structuur die meegroeit
Met Boardwise heeft de Kolping Hochschule haar gremiumbeheer vroegtijdig op een gestructureerde en schaalbare grondslag gesteld. Waar handmatige processen in de beginfase nog draagkrachtig waren, maar met groeiende complexiteit echter hun grenzen stootten, zorgt vandaag een geïntegreerd systeem voor helderheid, eenduidigheid en betrouwbare traceerbaarheid.
Boardwise stelt de hogeschool in staat haar verdere groei organisatorisch op te vangen en nieuwe eisen op te nemen, zonder aanvullende complexiteit in processen en bevoegdheden te dragen. Gremiumbeheer wordt daarmee niet alleen efficiënter, maar ook consistenter en toekomstbestendig opgezet.
"Boardwise is intuïtief, goed begeleid en zeer dicht bij onze behoeften", vat Ina Stückmann de meerwaarde samen.
Klaar voor de volgende stap in uw gremiumbeheer?
Staat u voor groeiende eisen aan transparantie, traceerbaarheid en structuur in uw gremiumorganisatie?
Boardwise verenigt gremia, documenten en processen in een geïntegreerd systeem – eenduidig, traceerbaar en volledig ingebed in Microsoft 365.
👉 Nu demo aanvragen en ervaren hoe modern gremiumbeheer vandaag functioneert.
