.png)
Strona internetowa: www.kolping-hochschule.de
Wzrost jako punkt zwrotny w pracy organów
Jako młoda uczelnia, Kolping Hochschule od samego początku jest w pełni zorganizowana cyfrowo. Pracownicy i członkowie organów pracują rozproszeni w całych Niemczech, a posiedzenia odbywają się wirtualnie. W wczesnej fazie założenia praca organów pozostawała odpowiednio przejrzysta.
"Na początku praca organów wcale nie była takim tematem. Mieliśmy niewiele organów i członków", wspomina Ina Stückmann, menadżerka jakości i organów Kolping Hochschule.
Wraz ze wzrostem uczelni jednak zakres i znaczenie tej pracy zmieniły się fundamentalnie. Nowe kierunki studiów, dodatkowi członkowie uczelni i rosnąca dojrzałość instytucjonalna doprowadziły do tego, że istniejące organy stały się większe i powstały nowe formaty. Równolegle wzrosły oczekiwania dotyczące przejrzystości, niezawodności i jasnej śledzalności decyzji.
"Po kilku latach wzrostu zauważyliśmy: wymagania rosną", opisuje Stückmann. "Właśnie temat śledzalności stał się coraz ważniejszy – to była także jasna opinia kolegów."
Praca organów rozwinęła się w ten sposób z organizacyjnego zadania towarzyszącego w centralną część skutecznego zarządzania uczelnią.
Gdy procesy ręczne osiągają swoje granice
Przed wprowadzeniem Boardwise praca organów w Kolping Hochschule była wprawdzie zorganizowana cyfrowo, ale nadal silnie nacechowana ręcznie.
"Mieliśmy szablony Word dla protokołu, materiałów do posiedzeń i agendy, wypełniałyśmy je, robiły z nich PDF-y i je wysyłały", opisuje Ina Stückmann ówczesną praktykę.
Również formalne procesy zatwierdzania były ustanowione: agenda i protokół były sprawdzane i zatwierdzane przez kierownictwo uczelni lub odpowiednie przewodnictwo. Wraz z rosnącą liczbą organów i uczestników to podejście okazało się jednak coraz bardziej czasochłonne i mało skalowalne.
Brakowało nadrzędnego systemu, który łączy organy, dokumenty i procesy w spójnej logice. Poszczególne kroki były odpowiednio śledzalne, ale proces ogólny pozostał sfragmentowany.
"Nasz cel był więc bardzo jasny", podsumowuje Stückmann. "Chcieliśmy narzędzia, za pomocą którego moglibyśmy odzwierciedlić wszystkie organy, wszystkie dokumenty i wszystkie procesy związane z zarządzaniem organami."
Single Sign-On zamiast przerw medialnych
W procesie wyboru Kolping Hochschule zmierzyła się z różnymi podejściami rozwiązaniowymi. Decydujące dla Boardwise było przy tym nie jedna funkcja, ale spójne współdziałanie zakresu funkcjonalnego, integracji technicznej i łatwości obsługi.
"Przekonało nas to, że wszystko działa w jednym systemie", podsumowuje Ina Stückmann centralną podstawę decyzji.
Właśnie w kontekście ciągłego wzrostu łatwa obsługa odegrała decydującą rolę. Nowi członkowie uczelni muszą móc szybko się zorientować i natychmiast stać się zdolni do pracy – także w pracy organów.
"Łatwa obsługa była dla nas ważna", podkreśla Stückmann.
"Zna się to: przychodzi coś nowego, nie wie się, jak to działa. Z Boardwise było inaczej – to było po prostu bardzo intuicyjne."
Do tego doszło bezszwowe osadzenie w istniejącym środowisku Microsoft-365. Single Sign-On, zarządzanie zaproszeniami oparte na Outlook oraz strukturalne przechowywanie przez SharePoint umożliwiły podjęcie istniejących sposobów pracy i jednocześnie systematyczne ich dalsze rozwijanie.
"To, że zaproszenia idą przez Outlook, wszystko jest zintegrowane w Office 365 i możemy cały czas śledzić zadania i głosowania, było dla nas centralne", tak Stückmann.
Wprowadzenie w trakcie bieżącego wzrostu
Wprowadzenie Boardwise w Kolping Hochschule nie nastąpiło jako zamknięty pojedynczy projekt, ale jako stopniowa implementacja, która orientowała się na dalszy wzrost organizacji. Pierwsze posiedzenia były wcześnie planowane przez Boardwise, podczas gdy dodatkowe funkcje były sukcesywnie integrowane do codziennej pracy.
"Mogłem najpierw w systemie wszystko wypróbować, planować posiedzenia i wysyłać zaproszenia", opisuje Ina Stückmann początek. "Potem przychodziło krok po kroku więcej."
Krótkie drogi decyzyjne umożliwiły szybkie przejście z procesu wyboru do zastosowania. Akceptacja w zespole opiera się przede wszystkim na intuicyjnej obsłudze Boardwise, która ułatwia początek i szybko czyni procesy zrozumiałymi. Nowi członkowie uczelni mogą po krótkich wprowadzeniach szybko pracować samodzielnie.
"Na początku jest często najpierw to uczucie: 'Ojej, znowu coś nowego'", mówi Ina Stückmann. "A potem przychodzi po krótkim czasie opinia: Boardwise jest przecież samo-wyjaśniające."
Jednolitość jako centralna zasada organizacyjna
Jedną z największych wartości dodanych Boardwise widzi Kolping Hochschule w ciągłej logice swojej pracy organów. Niezależnie od tego, czy chodzi o formalne organy jak Senat, Rektorat czy Komisja Egzaminacyjna, czy o formaty rozmów bez podejmowania uchwał: procesy podążają zawsze tej samej strukturze.
"To, co czyni Boardwise szczególnie cennym dla nas, to jednolitość", wyjaśnia Ina Stückmann. "Mamy zawsze jasny proces i możemy cały czas śledzić, co się stało."
Właśnie w kontekście rosnącej organizacji ta proceduralna niezawodność działa jako element stabilizujący. Tworzy orientację przez organy i role, zwiększa przejrzystość decyzji i jednocześnie przekazuje pewność – zarówno dla uczestniczących członków organów, jak i dla organizacji jako całości.
Wniosek: Struktura, która wzrasta razem
Z Boardwise Kolping Hochschule wcześnie postawiła swoją pracę organów na strukturalnej i skalowalnej podstawie. Gdzie procesy ręczne w fazie początkowej były jeszcze wytrzymałe, ale wraz z rosnącą złożonością osiągały swoje granice, dziś zintegrowany system zapewnia jasność, jednolitość i niezawodną śledzalność.
Boardwise umożliwia uczelni organizacyjne amortyzowanie swojego dalszego wzrostu i przyjmowanie nowych wymagań bez wnoszenia dodatkowej złożoności do procesów i odpowiedzialności. Praca organów staje się w ten sposób nie tylko bardziej efektywna, ale także bardziej spójna i przygotowana na przyszłość.
"Boardwise jest intuicyjne, dobrze obsłużone i bardzo bliskie naszym potrzebom", podsumowuje Ina Stückmann wartość dodaną.
Gotowi na następny krok w swojej pracy organów?
Stoicie przed rosnącymi wymogami przejrzystości, śledzalności i struktury w swojej organizacji organów?
Boardwise łączy organy, dokumenty i procesy w zintegrowanym systemie – jednolicie, śledzalnie i w pełni osadzonym w Microsoft 365.
👉 Zamów teraz demo i doświadcz, jak dziś funkcjonuje nowoczesna praca organów.
