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Site web: www.kolping-hochschule.de
La croissance comme tournant du travail de comités
En tant qu'université jeune, l'université Kolping est entièrement organisée de manière numérique dès le départ. Les employés et membres de comités travaillent répartis dans toute l'Allemagne et les réunions ont lieu virtuellement. Dans la phase initiale de création, le travail de comités est resté par conséquent limité.
"Au début, le travail de comités n'était pas vraiment le sujet. Nous avions peu de comités et de membres", se souvient Ina Stückmann, responsable qualité et gestion des comités de l'université Kolping.
Avec la croissance de l'université, l'ampleur et l'importance de ce travail ont cependant changé fondamentalement. De nouveaux cursus, des membres d'université supplémentaires et une maturité institutionnelle croissante ont fait que les comités existants sont devenus plus grands et que de nouveaux formats ont émergé. Parallèlement, les exigences de transparence, de fiabilité et d'une traçabilité claire des décisions ont augmenté.
"Après quelques années de croissance, nous avons remarqué: les exigences augmentent", décrit Stückmann. "Précisément le thème de la traçabilité est devenu de plus en plus important – c'était aussi un retour clair des collègues."
Le travail de comités s'est ainsi développé d'une tâche organisationnelle d'accompagnement à un élément central d'un pilotage universitaire efficace.
Quand les processus manuels atteignent leurs limites
Avant l'introduction de Boardwise, le travail de comités à l'université Kolping était certes organisé numériquement, mais restait fortement marqué par le manuel.
"Nous avions des modèles Word pour le protocole, les documents de réunion et l'ordre du jour, nous les remplissions, en faisions des PDF et les envoyions ensuite", décrit Ina Stückmann la pratique d'alors.
Des processus d'approbation formels étaient aussi établis: l'ordre du jour et le protocole étaient examinés et approuvés par la direction de l'université ou la présidence respective. Avec un nombre croissant de comités et de participants, cette approche s'est cependant révélée de plus en plus chronophage et peu évolutive.
Ce qui manquait était un système global qui réunit les comités, documents et processus dans une logique continue. Les étapes individuelles étaient chacune traçables, mais le processus global restait fragmenté.
"Notre objectif était donc très clair", résume Stückmann. "Nous voulions un outil avec lequel nous pouvons représenter tous les comités, tous les documents et tous les processus autour de la gestion des comités."
Single Sign-On au lieu de ruptures médiatiques
Dans le processus de sélection, l'université Kolping s'est confrontée à différentes approches de solutions. Le facteur décisif pour Boardwise n'était pas une fonctionnalité unique, mais l'interaction cohérente entre gamme de fonctions, intégration technique et convivialité.
"Nous a convaincus que tout fonctionne dans un système", résume Ina Stückmann la base de décision centrale.
Précisément dans le contexte de la croissance continue, la facilité d'utilisation a joué un rôle décisif. Les nouveaux membres d'université doivent pouvoir s'orienter rapidement et devenir immédiatement opérationnels – aussi dans le travail de comités.
"La facilité d'utilisation était importante pour nous", souligne Stückmann.
"On connaît cela: quelque chose de nouveau arrive, on ne sait pas comment cela fonctionne. Avec Boardwise c'était différent – c'était simplement très intuitif."
S'y ajoutait l'intégration transparente dans l'environnement Microsoft 365 existant. Le Single Sign-On, la gestion d'invitations basée sur Outlook ainsi que l'archivage structuré via SharePoint ont permis de reprendre les méthodes de travail existantes et en même temps de les développer systématiquement.
"Que les invitations passent par Outlook, que tout soit intégré dans Office 365 et que nous puissions suivre les tâches et votes à tout moment, était central pour nous", selon Stückmann.
Introduction pendant la croissance en cours
L'introduction de Boardwise a eu lieu à l'université Kolping non pas comme un projet unique achevé, mais comme une implémentation progressive qui s'orientait sur la croissance ultérieure de l'organisation. Les premières réunions ont été planifiées précocement via Boardwise, tandis que des fonctions supplémentaires ont été intégrées successivement dans le quotidien de travail.
"J'ai d'abord pu tout essayer dans le système, planifier des réunions et envoyer des invitations", décrit Ina Stückmann le début. "Puis est venu petit à petit davantage."
Des circuits de décision courts ont permis une transition rapide du processus de sélection vers l'application. L'acceptation dans l'équipe repose surtout sur l'utilisation intuitive de Boardwise, qui facilite l'entrée et rend les processus rapidement compréhensibles. Les nouveaux membres d'université peuvent travailler rapidement de manière autonome après de brèves introductions.
"Au début il y a souvent d'abord ce sentiment: 'Oh là, encore quelque chose de nouveau'", dit Ina Stückmann. "Et puis vient après peu de temps le retour: Boardwise s'explique de soi-même."
Uniformité comme principe d'organisation central
L'université Kolping voit une des plus grandes valeurs ajoutées de Boardwise dans la logique continue de son travail de comités. Indépendamment du fait qu'il s'agisse de comités formels comme le sénat, rectorat ou commission d'examens ou de formats de dialogue sans prise de décision: les processus suivent toujours la même structure.
"Ce qui rend Boardwise particulièrement précieux pour nous, c'est l'uniformité", explique Ina Stückmann. "Nous avons toujours un processus clair et pouvons à tout moment retracer ce qui s'est passé."
Précisément dans le contexte d'une organisation en croissance, cette fiabilité processuelle agit comme élément stabilisant. Elle crée de l'orientation au-delà des comités et rôles, augmente la transparence des décisions et transmet en même temps de la sécurité – aussi bien pour les membres de comités impliqués que pour l'organisation dans son ensemble.
Conclusion: Structure qui grandit avec
Avec Boardwise, l'université Kolping a placé précocement son travail de comités sur une base structurée et évolutive. Là où les processus manuels étaient encore viables dans la phase initiale, mais atteignaient leurs limites avec une complexité croissante, un système intégré assure aujourd'hui clarté, uniformité et traçabilité fiable.
Boardwise permet à l'université d'amortir organisationnellement sa croissance ultérieure et d'absorber de nouvelles exigences, sans porter de complexité supplémentaire dans les processus et responsabilités. Le travail de comités devient ainsi non seulement plus efficace, mais aussi plus cohérent et configuré de manière évolutive.
"Boardwise est intuitif, bien accompagné et très proche de nos besoins", résume Ina Stückmann la valeur ajoutée.
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