Strona internetowa: www.nordzucker.com
Spółka
Nordzucker AG jest jednym z wiodących europejskich producentów cukru. Jako międzynarodowa organizacja o złożonej strukturze korporacyjnej, sprawne i zgodne działania zarządu są niezbędne. Posiedzenia Zarządu i Rady Nadzorczej, a także uchwały okrężne, muszą być dokładnie udokumentowane, bezpiecznie zarządzane i zorganizowane z pełną przejrzystością.
Dr Pascal Bothe z Rady Nadzorczej i Holding Office (odpowiedzialny za organizację posiedzeń zarządu) oraz Karin Brand-Fuchs, asystent wykonawczy CEO (odpowiedzialna za koordynację zarządu), od lat wspierają optymalizację procesów w tej dziedzinie.
Wyzwanie: Ustrukturyzowane procesy — ale rozproszone w wielu narzędziach
„Nasze procesy tablicy były dobrze zorganizowane i niezawodne, ale rozprzestrzeniały się w kilku narzędziach, takich jak poczta e-mail, Excel, Word i SharePoint” - wyjaśnia dr Pascal Bothe. „Oznaczało to wiele ręcznych kroków, liczne interfejsy i potencjalne źródła błędów, gdy nastąpiły zmiany w ostatniej chwili”.
Wraz ze wzrostem złożoności rosła potrzeba scentralizowanego rozwiązania, które zwiększałoby bezpieczeństwo, przejrzystość i automatyzację. Zespół zaczął eksplorować rynek.
„Chcieliśmy zmodernizować nasze procesy — bez uszczerbku dla ich jakości”.
— Karin Brand-Fuchs, asystentka wykonawcza dyrektora generalnego
Dlaczego Nordzucker wybrał Boardwise: holistyczny, praktyczny i starannie zaprojektowany
Po dokładnej ocenie kilku dostawców Nordzucker wybrał Boardwise. Kluczowy czynnik: Boardwise mapuje cały proces zarządzania zarządem na jednej zintegrowanej platformie — od tworzenia agendy i zarządzania zaproszeniami po cyfrowe protokoły i śledzenie decyzji.
„Boardwise rozwiązuje dokładnie te wyzwania, z którymi zawsze chcieliśmy się zmierzyć”.
— Dr. Pascal Bothe, Rada Nadzorcza i Urząd Holdingowy
„Można powiedzieć, że ten system został zbudowany na podstawie rzeczywistych doświadczeń w sali konferencyjnej”
— Karin Brand-Fuchs, asystentka wykonawcza dyrektora generalnego
Wdrożenie: osobiste, ustrukturyzowane i szybko przyjęte
Zamiast wdrożenia czysto technicznego, Bothe i Brand-Fuchs zdecydowali się na praktyczne, trzystopniowe wprowadzenie:
- Prezentacja narzędzia podczas posiedzenia zarządu
- Wewnętrzne szkolenia dla wszystkich uczestników
- Opracowanie przewodnika dotyczącego najlepszych praktyk
„Naszym celem było, aby wszyscy szybko czuli się komfortowo - i to zadziałało. Pytania były minimalne, a akceptacja była bardzo wysoka” - mówi Brand-Fuchs.
Wdrożenie w międzynarodowych podmiotach również przebiegło sprawnie, wspierane przez szybką i zorientowaną na rozwiązania obsługę klienta Boardwise.
Wyniki: 30% oszczędności czasu i lepsza współpraca
Po sześciomiesięcznej fazie wdrażania dr Bothe i pani Brand-Fuchs zgłaszają wyraźne korzyści w swojej codziennej pracy:
- Programy są tworzone w minutach zamiast w godzinach — z automatyczną numeracją i elastyczną strukturą
- Wpisy kalendarza są generowane automatycznie, bez konieczności ręcznej aktualizacji
- Zmiany na żywo podczas spotkań? Nie ma problemu - czasy, zamówienie i zaproszenia dostosowują się natychmiast
„To nie tylko szybsze - jest przyjemniejsze”.
— Dr. Pascal Bothe, Rada Nadzorcza i Urząd Holdingowy
Współpraca również ewoluowała. Dokumenty są przesyłane bezpośrednio w systemie, informacje zwrotne są przekazywane w czasie rzeczywistym, a wszyscy pozostają wyrównani - koniec z niekończącymi się wątkami wiadomości e-mail.
„Blokowałem godziny tylko po to, by pisać minuty bez przerw. Teraz to po prostu mniej wysiłku”.
— Karin Brand-Fuchs, asystentka wykonawcza dyrektora generalnego
Jedna cecha, którą szczególnie uwielbiają: kreator agendy przeciągnij i upuść.
„Gdy pozycja porządku obrad zmienia się, wszystko aktualizuje się automatycznie — godziny, kolejność, zaproszenia. Kiedyś był to zlew w czasie rzeczywistym”.
— Karin Brand-Fuchs, asystentka wykonawcza dyrektora generalnego
Poza wydajnością Boardwise zwiększa również przejrzystość i identyfikowalność, co jest wyraźną korzyścią dla zarządzania wewnętrznego i audytów.
Jak zareagował Zarząd
Dla samych członków zarządu niewiele się zmieniło - i to część sukcesu.
„Materiały są dostępne jak zwykle. Prawdziwa transformacja dzieje się za kulisami w organizacji”.
— Dr. Pascal Bothe, Rada Nadzorcza i Urząd Holdingowy
Dlaczego Nordzucker poleca Boardwise
„Boardwise to jak w końcu zdobycie śrubokręta elektrycznego po latach używania ręcznego”.
— Dr. Pascal Bothe, Rada Nadzorcza i Urząd Holdingowy
„Dla nas zgodność nie podlegała negocjacjom, a teraz jest to jeszcze wygodniejsze. W końcu wszystko jest w jednym narzędziu”.
— Karin Brand-Fuchs, asystentka wykonawcza dyrektora generalnego
Wyniki w skrócie
Gotowy do podniesienia działalności zarządu?
Zarządy, rady nadzorcze czy podmioty międzynarodoweWzdłuż planszy pomaga organizować spotkania sprawnie, przejrzyście i gotowe na przyszłość.
👉 Zarezerwuj demo już dziś i zobacz, jak Boardwise może uprościć Twoją pracę.
