‍Hemsida: www.bayer.com‍

Företaget

Bayer AG är ett av världens ledande företag inom hälso- och sjukvård och jordbruk. I ett globalt företag av denna skala spelar kommittéarbete - särskilt på verkställande nivå - en avgörande roll. Det är här beslut fattas om vilka strategiska ämnen som ska följas, prioriteras eller justeras om. För att dessa beslut ska vara välgrundade måste bakgrundsprocesser köras sömlöst.

Det är här VD-kontoret kommer in. Sedan januari 2025 har teamet tagit ett stort steg mot större öppenhet och struktur genom att implementera Boardwise.

Organisation på verkställande nivå: Komplex, höga insatser och tidskritisk

Nadine Lorenz och Claudia Kodal, tillsammans med sina kollegor Michaela Niklaus och Stephanie Wedlich, ansvarar för att organisera alla aspekter av styrelsemöten inom Bayers VD-kontor. De fungerar som det centrala gränssnittet mellan direktionen och företagets affärsenheter och förbereder beslutsmaterial, strukturerar information och ser till att möten planeras effektivt och dokumenteras korrekt.

Medan deras dagliga arbete var välorganiserat förlitade det sig på ett lapptäcke av separata verktyg: agendor skapades i Word, godkännanden hanterades via Outlook och protokoll hanterades i flera format. Varje ändring innebar att kopiera och klistra in, hantera nya versioner och personligen följa upp intressenterna.

”Vi hade våra processer under kontroll, men de var extremt manuella. För varje möte var vi tvungna att öppna flera verktyg.
— Nadine Lorenz, biträdande, BoM-administration

Behovet av ett smartare system

Det blev snabbt klart: vad teamet behövde var en lösning som skulle integreras sömlöst med befintliga arbetsflöden utan att lägga till komplexitet.

Efter att ha introducerats till Boardwise vid Microsoft Assistant Summit beslutade teamet att titta närmare på programvaran.

”Boardwise ger hela VD-kontoret centraliserad åtkomst och minskar drastiskt samordningsinsatsen.”
— Nadine Lorenz, biträdande, BoM-administration

Varför Boardwise? Tre övertygande skäl

När du valde Boardwise stod tre viktiga faktorer ut:

• Central, intuitiv plattform
  Alla dokument, dagordningar och protokoll lagras på ett ställe - tillgängliga för alla inblandade, även i fall av ersättning eller ändringar i sista minuten.
• Sömlös Microsoft 365-integration
  Inget verktygsbyte, inga arbetsflödesavbrott och inget behov av nya inloggningar.
• Säkerhet i företagsklass
  Fullständig överensstämmelse med dataskydd, skalbarhet och interna IT-säkerhetsstandarder.

”Man kan säga att mycket expertis har lagts in i den här lösningen. Den är väl genomtänkt och redo att användas direkt.”
— Claudia Kodal, styrelsens biträdande VD-kontor

”Det faktum att allt inte längre lever på bara en enhet förbättrar transparensen och gör samarbetet betydligt effektivare.”
— Nadine Lorenz, biträdande, BoM-administration

Genomförande: Steg för steg

Implementeringen genomfördes i nära samordning med Boardwise-teamet. Specifika krav som menynavigering och anpassade layoutalternativ för dagordningar och protokoll samlades in och implementerades snabbt.

”Vi är mycket väl stödda. Våra förfrågningar tas på allvar, och många av dem återspeglades i nästa programuppdateringar.
— Nadine Lorenz, biträdande, BoM-administration

Naturligtvis var intern samordning med Bayers IT- och juridiska avdelningar nödvändig - standardförfarande för ett företag med höga efterlevnads- och säkerhetsstandarder.

Hur Boardwise förbättrar kommittéarbetet på Bayer

Sedan starten i januari 2025 har Boardwise blivit en integrerad del av styrelsens mötesarbetsflöden och har märkbart minskat den administrativa bördan. Här är några exempel som delas av Nadine och Claudia:

• Dagordningar skriver nästan sig själva
  Det som tidigare krävde att kopiera och klistra in tar nu bara några klick.
• Godkännandeprocesserna är helt transparenta
  Det är alltid klart vem som har godkänt vad - och vad som fortfarande väntar. Allt är revisionskompatibelt.
• Minuter skapas direkt i verktyget
  Inga fler manuell kopiering, skärmdumpar eller versionskonflikter.

”Jag behöver inte öppna fyra olika verktyg längre. Det sparar tid och sparar mina nerver.
— Nadine Lorenz, biträdande, BoM-administration

Hur teamet och cheferna upplever Boardwise

”Tekniskt stabilt, pålitligt och strukturerat — det beskriver Boardwise bäst för oss.”
— Claudia Kodal, styrelsens biträdande VD-kontor

Boardwise får också positiv feedback från chefer och de som lämnar in dagordningspunkter.

Att blicka framåt: Möjliggöra disciplin och främja digitala processer

Boardwise är nu fullt etablerat på VD-kontoret och ger ny fart i kommittéarbetet.

”De inbyggda tidsfristerna hjälper oss att gradvis bygga mer disciplin i inlämningsprocessen utan ständiga uppföljningar.”
— Nadine Lorenz, biträdande, BoM-administration

Andra avdelningar utvärderar för närvarande användningen av Boardwise. För Nadine och Claudias team är en sak tydlig:

”Med Boardwise behåller vi kontrollen och får värdefull tid i processen.”
— Nadine Lorenz, biträdande, BoM-administration

‍

Resultat i korthet

‍Bottenlinjen

Många företag står inför samma utmaning: kommittéarbetet blir gjort, men det är tidskrävande och energikrävande. Boardwise tar upp detta direkt. Det integreras sömlöst i befintliga strukturer och ger verklig effekt där det betyder mest: i detaljerna.

Oavsett om det gäller styrelser, kommittéer eller ledningsgrupper - Boardwise ger tydlighet, struktur, och mer tid för det som verkligen betyder något.

👉 Boka en demo idag och se hur Boardwise kan förenkla ditt arbete.