‍Nettside: www.bayer.com‍

Selskapet

Bayer AG er en av verdens ledende bedrifter innen helse og landbruk. I et globalt selskap av denne skalaen spiller komitéarbeid - spesielt på ledernivå - en kritisk rolle. Det er her det tas beslutninger om hvilke strategiske temaer som skal forfølges, prioriteres eller justeres. For at disse beslutningene skal være velbegrunnede, må bakgrunnsprosesser kjøre sømløst.

Det er her administrerende direktørkontoret trer inn. Siden januar 2025 har teamet tatt et stort skritt mot større åpenhet og struktur ved å implementere Boardwise.

Organisering på ledernivå: Kompleks, høy innsats og tidskritisk

Nadine Lorenz og Claudia Kodal, sammen med kollegene Michaela Niklaus og Stephanie Wedlich, er ansvarlige for å organisere alle aspekter av styremøter i Bayers administrerende direktørkontor. De fungerer som det sentrale grensesnittet mellom hovedstyret og selskapets forretningsenheter, utarbeider beslutningsmateriell, strukturerer informasjon og sikrer at møtene er effektivt planlagt og riktig dokumentert.

Selv om deres daglige arbeid var godt organisert, var det avhengig av et lappeteppe av separate verktøy: agendaer ble opprettet i Word, godkjenninger ble håndtert via Outlook, og referater ble administrert i flere formater. Hver endring innebar kopiering og liming, administrasjon av nye versjoner og personlig oppfølging av interessenter.

«Vi hadde prosessene våre under kontroll, men de var ekstremt manuelle. For hvert møte måtte vi åpne flere verktøy.»
— Nadine Lorenz, assistent, BoM-administrasjon

Behovet for et smartere system

Det ble raskt klart: Det teamet trengte var en løsning som kunne integreres sømløst med eksisterende arbeidsflyter uten å legge til kompleksitet.

Etter å ha blitt introdusert for Boardwise på Microsoft Assistant Summit, bestemte teamet seg for å se nærmere på programvaren.

«Boardwise gir hele CEO Office sentralisert tilgang og reduserer koordinasjonsinnsatsen drastisk.»
— Nadine Lorenz, assistent, BoM-administrasjon

Hvorfor Boardwise? Tre overbevisende grunner

Ved valg av Boardwise skilte tre viktige faktorer seg ut:

• Sentral, intuitiv plattform
  Alle dokumenter, agendaer og referater lagres på ett sted - tilgjengelig for alle involverte, selv i tilfeller av erstatning eller endringer i siste øyeblikk.
• Sømløs Microsoft 365-integrasjon
  Ingen verktøybytte, ingen arbeidsflytforstyrrelser og ikke behov for nye pålogginger.
• Sikkerhet i bedriftsklasse
  Full overholdelse av databeskyttelse, skalerbarhet og interne IT-sikkerhetsstandarder.

«Du kan fortelle at mye ekspertise ble lagt inn i denne løsningen. Den er gjennomtenkt og klar til bruk med en gang.»
— Claudia Kodal, styreassisterende administrerende direktør

«Det faktum at alt ikke lenger lever på bare én enhet forbedrer gjennomsiktigheten og gjør samarbeidet betydelig mer effektivt.»
— Nadine Lorenz, assistent, BoM-administrasjon

Implementering: Trinn for trinn

Implementeringen ble utført i tett koordinering med Boardwise-teamet. Spesifikke krav som menynavigering og tilpassede layoutalternativer for agendaer og referater ble samlet inn og implementert raskt.

«Vi er veldig godt støttet. Våre forespørsler blir tatt på alvor, og mange av dem gjenspeiles i de neste programvareoppdateringene.
— Nadine Lorenz, assistent, BoM-administrasjon

Naturligvis var intern koordinering med Bayers IT- og juridiske avdelinger nødvendig - standardprosedyre for et selskap med høye standarder for etterlevelse og sikkerhet.

Hvordan Boardwise forbedrer komitéarbeidet i Bayer

Siden lanseringen i januar 2025 har Boardwise blitt en integrert del av arbeidsflytene for hovedstyrets møter og har merkbart redusert den administrative byrden. Her er noen eksempler delt av Nadine og Claudia:

• Dagsordener skriver nesten seg selv
  Det som tidligere krevde kopiering og liming tar nå bare noen få klikk.
• Godkjenningsprosesser er helt gjennomsiktige
  Det er alltid klart hvem som har godkjent hva - og hva som fortsatt venter. Alt er revisjonskompatibelt.
• Minutter opprettes direkte i verktøyet
  Ikke mer manuell kopiering, skjermbilder eller versjonskonflikter.

«Jeg trenger ikke åpne fire forskjellige verktøy lenger. Det sparer tid og sparer nervene mine.»
— Nadine Lorenz, assistent, BoM-administrasjon

Hvordan teamet og lederne opplever Boardwise

«Teknisk stabil, pålitelig og strukturert - det beskriver Boardwise best for oss.»
— Claudia Kodal, styreassisterende administrerende direktør

Boardwise mottar også positive tilbakemeldinger fra ledere og de som sender inn dagsordenspunkter.

Å se fremover: Aktivere disiplin og fremme digitale prosesser

Boardwise er nå fullt etablert på administrerende direktørkontor og gir nytt momentum til komitéarbeidet.

«De innebygde tidsfristene hjelper oss gradvis å bygge mer disiplin inn i innleveringsprosessen uten konstant oppfølging.»
— Nadine Lorenz, assistent, BoM-administrasjon

Andre avdelinger vurderer for tiden bruken av Boardwise. For Nadine og Claudias team er en ting klart:

«Med Boardwise holder vi kontrollen og får verdifull tid i prosessen.»
— Nadine Lorenz, assistent, BoM-administrasjon

‍

Resultater på et øyeblikk

‍Bunnlinjen

Mange selskaper står overfor den samme utfordringen: komitéarbeid blir gjort, men det er tidkrevende og energikrevende. Boardwise adresserer dette direkte. Den integreres sømløst i eksisterende strukturer og gir reell innvirkning der det betyr mest: i detaljene.

Enten for hovedstyrer, komiteer, eller lederteam - Boardwise gir klarhet, struktur, og mer tid til det som virkelig betyr noe.

👉 Bestill en demo i dag og se hvordan Boardwise kan forenkle arbeidet ditt.