‍Sitio web: www.bayer.com‍

La empresa

Bayer AG es una de las principales empresas del mundo en los campos de la salud y la agricultura. En una corporación global de esta escala, el trabajo en comité, especialmente a nivel ejecutivo, desempeña un papel fundamental. Aquí es donde se toman las decisiones sobre qué temas estratégicos abordar, priorizar o realinear. Para que estas decisiones estén bien fundamentadas, los procesos en segundo plano deben ejecutarse sin problemas.

Aquí es donde interviene la Oficina del CEO. Desde enero de 2025, el equipo ha dado un paso importante hacia una mayor transparencia y estructura al implementar Boardwise.

Organización de nivel ejecutivo: compleja, de alto riesgo y en la que el tiempo es crítico

Nadine Lorenz y Claudia Kodal, junto con sus compañeras Michaela Niklaus y Stephanie Wedlich, son responsables de organizar todos los aspectos de las reuniones del consejo de administración en la oficina del director ejecutivo de Bayer. Al actuar como la interfaz central entre el Consejo Ejecutivo y las unidades de negocio de la empresa, preparan los materiales para la toma de decisiones, estructuran la información y garantizan que las reuniones se planifiquen de manera eficiente y se documenten adecuadamente.

Si bien su trabajo diario estaba bien organizado, dependía de un mosaico de herramientas independientes: las agendas se creaban en Word, las aprobaciones se gestionaban a través de Outlook y las actas se gestionaban en varios formatos. Cada cambio implicaba copiar y pegar, gestionar las nuevas versiones y hacer un seguimiento personal con las partes interesadas.

«Teníamos nuestros procesos bajo control, pero eran extremadamente manuales. Para cada reunión, teníamos que utilizar varias herramientas».
— Nadine Lorenz, asistente de administración de la BoM

La necesidad de un sistema más inteligente

Rápidamente quedó claro: lo que el equipo necesitaba era una solución que se integrara perfectamente con los flujos de trabajo existentes sin añadir complejidad.

Tras conocer Boardwise en la Cumbre de asistentes de Microsoft, el equipo decidió analizar más de cerca el software.

«Boardwise brinda a toda la oficina del CEO un acceso centralizado y reduce drásticamente el esfuerzo de coordinación».
— Nadine Lorenz, asistente de administración de la BoM

¿Por qué Boardwise? Tres razones convincentes

Al seleccionar Boardwise, destacaron tres factores clave:

• Plataforma central e intuitiva
  Todos los documentos, agendas y actas se almacenan en un solo lugar, al que pueden acceder todos los involucrados, incluso en casos de sustitución o cambios de última hora.
• Integración perfecta con Microsoft 365
  Sin cambio de herramientas, sin interrupciones en el flujo de trabajo y sin necesidad de nuevos inicios de sesión.
• Seguridad de nivel empresarial
  Cumplimiento total de los estándares internos de seguridad de TI, escalabilidad y protección de datos.

«Se nota que se invirtió mucha experiencia en esta solución. Está bien pensada y lista para usarse de inmediato».
— Claudia Kodal, Oficina del Director Ejecutivo Adjunto de la Junta

«El hecho de que todo ya no resida en un solo dispositivo mejora la transparencia y hace que la colaboración sea significativamente más eficiente».
— Nadine Lorenz, asistente de administración de la BoM

Implementación: paso a paso

La implementación se llevó a cabo en estrecha coordinación con el equipo de Boardwise. Los requisitos específicos, como la navegación por los menús y las opciones de diseño personalizado para las agendas y las actas, se recopilaron e implementaron rápidamente.

«Estamos muy bien apoyados. Nuestras solicitudes se toman muy en serio y muchas de ellas se reflejaron en las próximas actualizaciones de software».
— Nadine Lorenz, asistente de administración de la BoM

Naturalmente, era necesaria la coordinación interna con los departamentos de TI y legal de Bayer, un procedimiento estándar para una corporación con altos estándares de cumplimiento y seguridad.

Cómo Boardwise mejora el trabajo de los comités en Bayer

Desde su lanzamiento en enero de 2025, Boardwise se ha convertido en una parte integral de los flujos de trabajo de las reuniones de la junta ejecutiva y ha reducido notablemente la carga administrativa. Estos son algunos ejemplos compartidos por Nadine y Claudia:

• Las agendas casi se escriben solas
  Lo que antes era necesario copiar y pegar ahora solo requiere unos pocos clics.
• Los procesos de aprobación son totalmente transparentes
  Siempre queda claro quién ha aprobado qué y qué es lo que queda pendiente. Todo cumple con las normas de auditoría.
• Las actas se crean directamente en la herramienta
  No más copias manuales, capturas de pantalla o conflictos de versiones.

«Ya no necesito abrir cuatro herramientas diferentes. Eso ahorra tiempo y me ahorra nervios».
— Nadine Lorenz, asistente de administración de la BoM

Cómo viven el equipo y los ejecutivos en Boardwise

«Técnicamente estable, confiable y estructurado: eso es lo que mejor describe Boardwise para nosotros».
— Claudia Kodal, Oficina del Director Ejecutivo Adjunto de la Junta

Boardwise también recibe comentarios positivos de los ejecutivos y de quienes presentan los temas de la agenda.

De cara al futuro: fomentar la disciplina y promover los procesos digitales

Boardwise ya está plenamente establecida en la Oficina del Director General y está dando un nuevo impulso al trabajo de los comités.

«Los plazos incorporados nos ayudan a introducir gradualmente más disciplina en el proceso de presentación sin un seguimiento constante».
— Nadine Lorenz, asistente de administración de la BoM

Otros departamentos están evaluando actualmente el uso de Boardwise. Para el equipo de Nadine y Claudia, una cosa está clara:

«Con Boardwise, mantenemos el control y ganamos un tiempo valioso en el proceso».
— Nadine Lorenz, asistente de administración de la BoM

‍

Los resultados de un vistazo

‍El resultado final

Muchas empresas se enfrentan al mismo desafío: el trabajo de los comités se lleva a cabo, pero consume mucho tiempo y energía. Boardwise aborda esto directamente. Se integra a la perfección en las estructuras existentes y genera un impacto real donde más importa: en los detalles.

Ya sea para juntas ejecutivas, comités o equipos de liderazgo, Boardwise brinda claridad, estructura y más tiempo para lo que realmente importa.

👉 Reserve una demostración hoy mismo y compruebe cómo Boardwise puede simplificar su trabajo.