Case Study: Effizientes Sitzungsmanagement bei TÜV SÜD mit Boardwise

ÜBER TÜV SÜD

TÜV SÜD erbringt mit seinen 30.000 hochqualifizierten Mitarbeitenden weltweit und branchenübergreifend Dienstleistungen in den Bereichen Prüfung und Zertifizierung, Inspektion, Auditierung und Systemzertifizierung, technische Beratung und Training. Das Unternehmen setzt auf höchste Sicherheitsstandards, Qualität und Transparenz – sowohl in seinen Dienstleistungen als auch in seinen internen Prozessen. Die effiziente Organisation von Vorstandssitzungen und Gremienarbeit gehören dazu. Da eine konsequente Unternehmensführung, hohe Transparenz und Digitalisierung bei TÜV SÜD essenziell sind, war eine Lösung erforderlich, die Effizienz steigert und auch höchste Nachvollziehbarkeit bietet.

Im Gespräch mit Anja Wickertsheim, Corporate Project Leader bei Corporate Legal Operations & Technology, Sabrina K., Assistant to the Chairman of the Board, und Dr. Johanna Hauser, Head of Corporate Office / Governance, haben wir erfahren, wie TÜV SÜD zusammen mit Boardwise diese Anforderungen umsetzt.

DIE HERAUSFORDERUNG

Seit wann nutzt TÜV SÜD Boardwise und was war der Grund für die Einführung?

Sabrina: „Offiziell nutzen wir Boardwise seit November letzten Jahres. Vorher waren wir bereits in einer Testphase, um die Funktionen auszuprobieren. Die eigentliche Einführung erfolgte mit der Implementierung für unsere Vorstandssitzungen.“  

Wie lief die Sitzungsorganisation vorher ab?

Sabrina: „Vor der Einführung von Boardwise war viel manuelle Arbeit notwendig, das war kleinteilig und zeitaufwendig. Jetzt läuft der Prozess weitestgehend automatisiert – die Nutzenden müssen selbst aktiv werden, um Tagesordnungspunkte anzumelden oder Unterlagen hochzuladen, was mir enorm viel Arbeit erspart.”

DIE LÖSUNG

Welche Verbesserungen hat Boardwise gebracht?

Sabrina: „Ich nutze Boardwise rund um die Vorstandssitzungen. Der größte Bonus ist die Automatisierung. Ich musste früher Tage vor der Deadline mit den Vorbereitungen beginnen und viele Stunden für Erinnerungen und Abstimmungen aufwenden. Jetzt kann ich die Agenda einen Tag vorher öffnen, prüfen und mit einem begrenzten Zeitaufwand finalisieren.“

Anja: „Boardwise ist sehr benutzerfreundlich. Ich konnte mich intuitiv im System zurechtfinden, ohne eine Schulung oder ein Manual lesen zu müssen. Das macht es auch für Vertretungen einfacher.“

Johanna: „Besonders hilfreich finde ich die einfache Bearbeitung der Agenda. Tagesordnungspunkte können per Drag-and-Drop verschoben werden, inklusive automatischer Zeitberechnung. Das war vorher sehr viel zeitaufwendiger.“

DIE ERGEBNISSE

Wie hat sich der Arbeitsalltag mit Boardwise verändert?

Sabrina: „Als konkretes Beispiel kann ich hier die Einladungserstellung nennen: Früher habe ich nach der finalen Agendafestlegung jeden Teilnehmer einzeln per E-Mail angeschrieben, was noch einmal eine Stunde zusätzliche Arbeit bedeutete. Wenn es danach Änderungen gab, musste wieder jeder Zeitslot manuell angepasst werden. Jetzt brauche ich nur noch zwei Klicks – Einladung versenden und fertig. Auch ein Update funktioniert hier schnell durch einen Mausklick.“

Wie beeinflusst Boardwise die Zusammenarbeit und Transparenz innerhalb des Unternehmens?

Sabrina: „Ein riesiger Vorteil ist, dass nun alle Nutzenden während des gesamten Prozesses involviert sind. Früher haben sie ihre Unterlagen abgeliefert und hatten danach punktuellen/wenig oder keinen Einblick mehr. Jetzt können sie Änderungen vornehmen, den Status nachverfolgen und die finalen Beschlüsse einsehen.“

Johanna: „Das Tool macht Gremienarbeit für unsere Kollegen greifbarer. Sitzungen werden durch die Transparenz von Boardwise stärker in den Unternehmens- und Arbeitsalltag integriert.“

FAZIT

Anja: „Boardwise bringt uns Zeitersparnis, Effizienz und eine deutliche Fehlerreduktion. Vorher mussten Dokumente in Excel, Word oder PowerPoint verwaltet werden – jetzt ist alles systemseitig abgelegt, einfach zu bearbeiten und nachvollziehbar.“

Johanna: „Es schafft eine stärkere Identifikation mit den Entscheidungsprozessen im Unternehmen. Die Akzeptanz von Leitungsentscheidungen steigt, weil involvierte Mitarbeitende jederzeit den aktuellen Stand einsehen und Prozesse nachvollziehen können.“

Sabrina: „Die Transparenz während des Prozesses ist gestiegen. Protokolle sind schneller verfügbar, Protokollauszüge können unproblematisch und zügig weitergegeben werden. Während einer Vorstandssitzung kann ich als Planerin bereits live nachverfolgen, welche Beschlüsse getroffen wurden und die Nachbereitungszeit hat sich deutlich verkürzt.“

Für TÜV SÜD bedeutet die Einführung von Boardwise nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch die zuverlässige Einhaltung ihrer Governance-Standards. Gleichzeitig ist es flexibel genug, sich ändernden Anforderungen anzupassen.  

Das Tool stellt sicher, dass Sitzungsorganisation, Dokumentation und Entscheidungsprozesse höchsten Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitsanforderungen entsprechen.

Mit Boardwise hat TÜV SÜD eine Lösung gefunden, die nicht nur die Sitzungsorganisation optimiert, sondern auch die Einhaltung der Governance-Standards unterstützt. Die intuitive Bedienung, schnelle Implementierung und hohe Akzeptanz im Unternehmen zeigen, dass Boardwise eine zukunftssichere Wahl für effizientes Gremienmanagement ist.