Étude de cas : gestion efficace des réunions au TÜV SÜD avec Boardwise

À PROPOS DE TÜV SÜD

Avec 30 000 employés hautement qualifiés dans le monde entier, TÜV SÜD fournit des services intersectoriels en matière de tests et de certification, d'inspection, d'audit et de certification de systèmes, de conseil technique et de formation. L'entreprise attache la plus haute importance aux normes de sécurité, à la qualité et à la transparence, tant dans ses services que dans ses processus internes. L'organisation efficace des réunions du conseil d'administration et des comités en est un élément clé. Parce que la gouvernance d'entreprise cohérente, la transparence et la numérisation sont essentielles au TÜV SÜD, une solution était nécessaire pour accroître l'efficacité tout en offrant une traçabilité complète.

Lors d'une conversation avec Anja Wickertsheim, chef de projet d'entreprise chez Corporate Legal Operations & Technology, Sabrina K., assistante du président du conseil d'administration, et Dr. Johanna Hauser, responsable du siège social et de la gouvernance, nous avons découvert comment TÜV SÜD utilise Boardwise pour répondre à ces besoins.

LE DÉFI

Depuis quand le TÜV SÜD utilise-t-il Boardwise et qu'est-ce qui a motivé sa mise en œuvre ?

Sabrina : « Nous utilisons officiellement Boardwise depuis novembre de l'année dernière. Avant cela, nous étions déjà en phase de test pour explorer les fonctionnalités. Le déploiement proprement dit a eu lieu dans le cadre de la mise en œuvre pour les réunions de notre conseil d'administration. »

À quoi ressemblait la gestion des réunions auparavant ?

Sabrina : « Avant Boardwise, beaucoup de travail manuel était nécessaire. C'était détaillé et chronophage. Aujourd'hui, le processus est largement automatisé. Les utilisateurs doivent agir eux-mêmes pour soumettre des points à l'ordre du jour ou télécharger des documents, ce qui me permet d'économiser énormément de travail. »

LA SOLUTION

Quelles sont les améliorations apportées par Boardwise ?

Sabrina : « J'utilise Boardwise principalement lors des réunions du conseil d'administration. Le principal avantage est l'automatisation. Avant, je commençais à me préparer quelques jours avant la date limite et je passais de nombreuses heures à envoyer des rappels et à coordonner. Maintenant, je peux ouvrir l'ordre du jour de la veille, le revoir et tout finaliser avec un minimum d'effort. »

Anja : « Boardwise est très convivial. J'ai pu naviguer dans le système de manière intuitive sans avoir besoin de formation ni de manuel. Cela permet également aux remplaçants d'intervenir plus facilement. »

Johanna : « Je trouve la facilité de modification de l'ordre du jour particulièrement utile. Les points de l'ordre du jour peuvent être déplacés par glisser-déposer, avec calcul automatique du temps inclus. Auparavant, cela prenait beaucoup plus de temps. »

LES RÉSULTATS

Comment votre travail quotidien a-t-il évolué avec Boardwise ?

Sabrina : « Un exemple précis est la création d'invitations à des réunions : j'avais l'habitude d'envoyer un e-mail individuel à chaque participant après avoir finalisé l'ordre du jour, ce qui ajoutait une heure de travail supplémentaire. Si quelque chose changeait par la suite, je devais ajuster chaque créneau horaire manuellement. Il ne vous reste plus qu'à deux clics : envoyez une invitation, c'est fait. Même les mises à jour sont rapides et faciles en un seul clic. »

Quel est l'impact de Boardwise sur la collaboration et la transparence au sein de l'entreprise ?

Sabrina : « L'un des grands avantages est que tous les utilisateurs sont désormais impliqués tout au long du processus. Auparavant, ils soumettaient leurs documents et n'en avaient que peu ou pas d'informations supplémentaires. Ils peuvent désormais apporter des modifications, suivre le statut et consulter les décisions finales. »

Johanna : « L'outil rend le travail des comités plus tangible pour nos collègues. Les réunions sont mieux intégrées aux opérations quotidiennes de l'entreprise grâce à la transparence apportée par Boardwise. »

CONCLUSION

Anja : « Boardwise nous permet de gagner du temps, d'améliorer notre efficacité et de réduire considérablement les erreurs. Auparavant, les documents étaient gérés dans Excel, Word ou PowerPoint. Désormais, tout est stocké de manière systématique, facile à modifier et traçable. »

Johanna : « Cela renforce le sentiment d'appartenance dans les processus décisionnels de l'entreprise. L'acceptation des décisions de direction augmente car les employés concernés peuvent accéder à l'état actuel et comprendre le processus à tout moment. »

Sabrina : « La transparence des processus s'est améliorée. Les comptes rendus des réunions sont disponibles plus rapidement et les extraits peuvent être partagés facilement et rapidement. Pendant les réunions du conseil d'administration, en tant que planificateur, je peux déjà suivre les décisions prises en temps réel, et la synthèse après les réunions est beaucoup plus rapide. »

Pour TÜV SÜD, la mise en œuvre de Boardwise signifie non seulement une efficacité accrue, mais garantit également le respect de ses normes de gouvernance. En même temps, il est suffisamment flexible pour s'adapter à l'évolution des exigences.

L'outil garantit que l'organisation des réunions, la documentation et les processus décisionnels répondent aux normes de sécurité et de traçabilité les plus strictes.

Avec Boardwise, TÜV SÜD a trouvé une solution qui optimise non seulement la gestion des réunions, mais favorise également la conformité aux normes de gouvernance. Son interface intuitive, sa mise en œuvre rapide et son taux d'acceptation élevé par les utilisateurs font de Boardwise un choix pérenne pour une gestion efficace des comités.