Casestudie: Effektiv møteledelse hos TÜV SÜD med Boardwise

OM TÜV SÜD

Med 30.000 høyt kvalifiserte medarbeidere over hele verden tilbyr TÜV SÜD tverrbransjetjenester innen testing og sertifisering, inspeksjon, revisjon og systemsertifisering, teknisk rådgivning og opplæring. Selskapet setter høyest vekt på sikkerhetsstandarder, kvalitet og åpenhet - både i sine tjenester og interne prosesser. Effektiv organisering av styre- og komitémøter er en sentral del av dette. Fordi konsekvent selskapsstyring, åpenhet og digitalisering er avgjørende i TÜV SÜD, var det nødvendig med en løsning som ville øke effektiviteten og samtidig tilby full sporbarhet.

I en samtale med Anja Wickertsheim, bedriftsprosjektleder i Corporate Legal Operations & Technology, Sabrina K., assisterende styreleder, og Dr. Johanna Hauser, leder for Corporate Office/Governance, lærte vi hvordan TÜV SÜD bruker Boardwise for å møte disse behovene.

UTFORDRINGEN

Siden når har TÜV SÜD brukt Boardwise, og hva var årsaken til implementeringen?

Sabrina: «Vi har offisielt brukt Boardwise siden november i fjor. Før det var vi allerede i en testfase for å utforske funksjonene. Selve utrullingen skjedde som en del av implementeringen for styremøtene våre.»

Hvordan var møteledelse før?

Sabrina: «Før Boardwise var det mye manuelt arbeid involvert - det var detaljert og tidkrevende. Prosessen er i stor grad automatisert. Brukerne må selv ta grep for å sende inn dagsordenspunkter eller laste opp dokumenter, noe som sparer meg for en enorm mengde arbeid.»

LØSNINGEN

Hvilke forbedringer har Boardwise levert?

Sabrina: «Jeg bruker Boardwise først og fremst rundt styremøter. Den største fordelen er automatisering. Jeg pleide å begynne å forberede dager før fristen og brukte mange timer på å sende påminnelser og koordinere. Nå kan jeg åpne dagsordenen dagen før, gjennomgå den og fullføre alt med minimal innsats.»

Anja: «Boardwise er veldig brukervennlig. Jeg var i stand til å navigere i systemet intuitivt uten å trenge trening eller en manual. Det gjør det også lettere for innbytterne å hoppe inn.

Johanna: «Jeg synes den enkle redigeringen av agendaen er spesielt nyttig. Dagsordenspunkter kan flyttes via dra-og-slipp, med automatisk tidsberegning inkludert. Det pleide å være mye mer tidkrevende.»

RESULTATENE

Hvordan har ditt daglige arbeid endret seg med Boardwise?

Sabrina: «Et spesifikt eksempel er å lage møteinvitasjoner: Jeg pleide å sende e-post til hver deltaker individuelt etter å ha fullført agendaen, som la til en times arbeid. Hvis noe endret seg etterpå, måtte jeg justere hver tidsluke manuelt. Nå tar det bare to klikk - send invitasjon, ferdig. Selv oppdateringer er raske og enkle med et enkelt klikk.»

Hvordan påvirker Boardwise samarbeid og åpenhet i selskapet?

Sabrina: «En stor fordel er at alle brukere nå er involvert gjennom hele prosessen. Før sendte de inn dokumentene sine og hadde liten eller ingen ytterligere innsikt. Nå kan de gjøre endringer, spore status og se endelige beslutninger.

Johanna: «Verktøyet gjør komitéarbeidet mer håndgripelig for våre kolleger. Møter er mer integrert i selskapets daglige drift takket være åpenheten Boardwise gir.»

KONKLUSJON

Anja: «Boardwise sparer oss tid, øker effektiviteten og reduserer feil betydelig. Tidligere ble dokumenter administrert i Excel, Word eller PowerPoint — nå er alt lagret systemisk, enkelt å redigere og sporbart.

Johanna: «Det skaper en sterkere følelse av eierskap i selskapets beslutningsprosesser. Aksept av lederbeslutninger øker fordi involverte ansatte kan få tilgang til gjeldende status og forstå prosessen når som helst.»

Sabrina: «Prosessens gjennomsiktighet har blitt bedre. Møtereferater er tilgjengelige raskere, og utdrag kan deles enkelt og raskt. Under styremøter kan jeg som planlegger allerede spore hvilke beslutninger som tas i sanntid, og avslutningen etter møtet er mye raskere.»

For TÜV SÜD betyr implementering av Boardwise ikke bare økt effektivitet, men sikrer også overholdelse av deres styringsstandarder. Samtidig er den fleksibel nok til å tilpasse seg endrede krav.

Verktøyet garanterer at møteorganisering, dokumentasjon og beslutningsprosesser oppfyller de høyeste standardene for sikkerhet og sporbarhet.

Med Boardwise har TÜV SÜD funnet en løsning som ikke bare optimaliserer møteledelse, men også støtter overholdelse av styringsstandarder. Det intuitive grensesnittet, rask implementering og høy brukeraksept gjør Boardwise til et fremtidssikkert valg for effektiv komitéledelse.