Fallstudie: Effektiv möteshantering hos TÜV SÜD med Boardwise

OM TÜV SÜD

Med 30 000 högkvalificerade medarbetare över hela världen tillhandahåller TÜV SÜD branschövergripande tjänster inom testning och certifiering, inspektion, revision och systemcertifiering, teknisk rådgivning och utbildning. Företaget lägger högsta värde på säkerhetsstandarder, kvalitet och transparens — både i sina tjänster och interna processer. En effektiv organisering av styrelse- och utskottsmöten är en viktig del i detta. Eftersom konsekvent bolagsstyrning, transparens och digitalisering är avgörande för TÜV SÜD, behövdes en lösning som skulle öka effektiviteten och samtidigt erbjuda full spårbarhet.

I ett samtal med Anja Wickertsheim, Corporate Project Leader på Corporate Legal Operations & Technology, Sabrina K., styrelseordförande, och Dr. Johanna Hauser, chef för Corporate Office/Governance, lärde vi oss hur TÜV SÜD använder Boardwise för att möta dessa behov.

UTMANINGEN

Sedan när har TÜV SÜD använt Boardwise, och vad ledde till implementeringen?

Sabrina: ”Vi har officiellt använt Boardwise sedan november förra året. Innan dess var vi redan i en testfas för att utforska funktionerna. Själva utrullningen skedde som en del av implementeringen för våra styrelsemöten.

Hur var mötesledningen förut?

Sabrina: ”Innan Boardwise var mycket manuellt arbete involverat - det var detaljerat och tidskrävande. Processen är i stort sett automatiserad. Användarna måste själva vidta åtgärder för att skicka in dagordningspunkter eller ladda upp dokument, vilket sparar mig en enorm mängd arbete.”

LÖSNINGEN

Vilka förbättringar har Boardwise levererat?

Sabrina: ”Jag använder Boardwise främst runt styrelsemöten. Den största fördelen är automatisering. Jag brukade börja förbereda dagar före deadline och spendera många timmar på att skicka påminnelser och samordna. Nu kan jag öppna dagordningen dagen innan, granska den och slutföra allt med minimal ansträngning.”

Anja: ”Boardwise är väldigt användarvänlig. Jag kunde navigera i systemet intuitivt utan att behöva utbildning eller en manual. Det gör det också lättare för ersättare att hoppa in.”

Johanna: ”Jag tycker att den enkla redigeringen av agendan är särskilt användbar. Dagordningspunkter kan flyttas via dra-och-släpp, med automatisk tidsberäkning inkluderad. Det brukade vara mycket mer tidskrävande.”

RESULTATEN

Hur har ditt dagliga arbete förändrats med Boardwise?

Sabrina: ”Ett specifikt exempel är att skapa mötesinbjudningar: Jag brukade maila varje deltagare individuellt efter att ha slutfört agendan, vilket lade till ytterligare en timmes arbete. Om något ändrades efteråt var jag tvungen att justera varje tidslucka manuellt. Nu tar det bara två klick - skicka inbjudan, klar. Även uppdateringar går snabbt och enkelt med ett enda klick.

Hur påverkar Boardwise samarbete och transparens inom företaget?

Sabrina: ”En stor fördel är att alla användare nu är involverade under hela processen. Tidigare lämnade de in sina dokument och hade liten eller ingen ytterligare insikt. Nu kan de göra ändringar, spåra status och se slutgiltiga beslut.

Johanna: ”Verktyget gör kommittéarbetet mer påtagligt för våra kollegor. Möten är mer integrerade i företagets dagliga verksamhet tack vare den transparens som Boardwise tillhandahåller.”

SLUTSATS

Anja: ”Boardwise sparar tid, ökar effektiviteten och minskar felaktigheterna avsevärt. Tidigare hanterades dokument i Excel, Word eller PowerPoint — nu lagras allt systemiskt, enkelt att redigera och spårbart.

Johanna: ”Det skapar en starkare känsla av ägande i företagets beslutsprocesser. Acceptansen av ledarskapsbeslut ökar eftersom involverade anställda kan komma åt den aktuella statusen och förstå processen när som helst.”

Sabrina: ”Process transparens har förbättrats. Mötesprotokoll är tillgängliga snabbare, och utdrag kan delas enkelt och snabbt. Under styrelsemöten kan jag som planerare redan spåra vilka beslut som fattas i realtid, och avslutningen efter mötet går mycket snabbare.”

För TÜV SÜD innebär implementeringen av Boardwise inte bara ökad effektivitet utan säkerställer också att deras styrningsstandarder följs. Samtidigt är den tillräckligt flexibel för att anpassa sig till förändrade krav.

Verktyget garanterar att mötesorganisation, dokumentation och beslutsprocesser uppfyller de högsta standarderna för säkerhet och spårbarhet.

Med Boardwise har TÜV SÜD hittat en lösning som inte bara optimerar möteshanteringen utan också stödjer efterlevnad av styrningsstandarder. Dess intuitiva gränssnitt, snabba implementering och höga användaracceptans gör Boardwise till ett framtidssäkert val för effektiv kommittéhantering.